Functional Objective

Mục tiêu công việc

• The Administrative Officer (Southern) is responsible for providing support in various HR & Administration operations and daily front desk operations.

Nhân viên hành chính (khu vực miền Nam) chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động Hành chính Nhân sự khác nhau và hoạt động hàng ngày tại quầy lễ tân.

• In this role you will be asked to represent California Wellness Group through personal and professional presentation, holding HR and other related information in the strictest of confidence and acting as part of the HR team to deliver employee services.

Ở vị trí này, bạn sẽ đại diện cho California Wellness Group qua sự thể hiện bản thân và chuyên môn, nắm giữ thông tin nhân sự và thông tin liên quan khác với sự bảo mật tuyệt đối và hỗ trợ nhân viên như một phần của phòng Nhân sự.

Report to: Human Resources Team Leader

Báo cáo cho: Trưởng nhóm Nhân sự

Key Responsibilities

Trách nhiệm chính

• 30% Daily Front desk operations

30% Hoạt động hàng ngày tại quầy lễ tân

• Greet the general public, visitors, customers and other parties that arrive at our business in person.

Tiếp đón khách hàng và các đối tác trực tiếp đến văn phòng.

• Represent the California Wellness Group through personal and professional presentation.

Đại diện cho Tập đoàn California Wellness Group qua cách thể hiện bản thân và chuyên môn.

• 35% Human Resources Administrations

35% Hành chính nhân sự

• Manage staff uniform inventory.

Quản lý kho đồng phục.

• Import staff basic information to HR Software.

Nhập thông tin cơ bản của nhân viên vào phần mềm Nhân sự.

• Coordinate recruitment and on-boarding process.

Điều phối quy trình tuyển dụng và bắt đầu công việc cho nhân viên mới.

• Prepare documents for Tax Code Registration and Dependent Registration.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký Mã số thuế cá nhân và Người phụ thuộc.

• 20% Office Administrations

20% Hành chính văn phòng

• Order stationary and manage inventory for Corp Office.

Đặt mua và quản lý văn phòng phẩm cho văn phòng.

• Prepare a sim card and order business cards for employees.

Chuẩn bị sim card và đặt hàng danh thiếp cho nhân viên.

• Act as a Receptionist for CALIFORNIA WELLNESS GROUP Viet Nam.

Đóng vai trò Lễ tân của tập đoàn California Wellness Group.

• Coordinate the repair and maintenance of office equipment; ensure office and meeting rooms are always clean 100% at company standard.

Điều phối việc sửa chữa và bảo dưỡng thiết bị văn phòng; đảm bảo khu văn phòng và phòng họp luôn sạch 100% theo tiêu chuẩn của Công ty.

• Coordinate checking missing contracts and submit Monthly Report to Data Services Dept. (DS).

Phối hợp kiểm tra về việc thiếu hợp đồng hội viên của nhân viên và nộp báo cáo hàng tháng cho bộ phận Quản lý Dữ liệu (DS).

• 5% Implementation of policies & procedures.

5% Thực hiện quy định & quy trình.

• Read and master the content and how to implement the policies & procedures.

Đọc và hiểu rõ nội dung và cách thực hiện quy định & quy trình.

• Give feedback to line managers on how to improve and adjust the policies & procedures if necessary.

Đưa ý kiến phản hồi cho người quản lý trực tiếp để cải tiến và điều chỉnh quy định & quy trình nếu cần thiết.

• Responsible for implementing the company policies & procedures correctly.

Chịu trách nhiệm thực hiện đúng quy định & quy trình của công ty.

• 10% Other tasks as per request of manager and company

10% Làm những công việc khác theo yêu cầu của người quản lý và Công ty

Key Performance Indicators (KPIs)

Chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc (KPI)

• 100% uniform delivered to employees, uniform inventory is enough for 20 employees/department.

100% đồng phục được phát tới nhân viên, kho đồng phục luôn đủ cho 20 nhân viên/bộ phận.

• 95% employee basic information and tax code are updated in HR Software within 24 hours with 100% accuracy.

95% thông tin nhân viên cơ bản và mã số thuế cá nhân được cập nhật vào phần mềm nhân sự trong vòng 24 giờ và chính xác 100%.

• 100% tax code registration and dependence are submitted in a timely manner.

100% mã số thuế cá nhân và Người phụ thuộc được đăng ký đúng thời hạn.

• 100% employees read and sign Company Regulations, Code of Conduct and other Policies.

100% nhân viên đọc và ký Điều lệ Công ty, Quy tắc hành xử và các quy định khác.

• 90% of all assignments are completed on time and deal with enthusiastic attitude and have good comments from other departments.

90% nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn với thái độ tích cực và nhận được nhận xét tốt từ các bộ phận khác.

• 90% all assignments are completed on time.

90% nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

• 100% reception area clean and tidy.

100% khu vực lễ tân sạch sẽ và gọn gàng.

Education | Experience

Học vấn | Kinh nghiệm

• 1 year of work related and or/equivalent schooling experience.

1 năm kinh nghiệm làm việc liên quan hoặc tương đương.

• English speaking is essential.

Tiếng Anh giao tiếp là cần thiết.

• Good computer skills.

Kỹ năng tin học tốt.

• Possess a true willingness to help people.

Sẵn sàng giúp đỡ mọi người.

• Understanding of and enjoyment from delivering customer service.

Hiểu và yêu thích dịch vụ khách hàng.

• A desire to learn and grow personally and professionally.

Khao khát học hỏi và phát triển bản thân chuyên nghiệp.

• Exceptional work ethic, with strong values and principles.

Cư xử đúng mực, đạo đức và kỷ luật tốt.

• Ensure high level of confidentiality towards staff personal information, staff compensation plan as well as company plan.

Có khả năng đảm bảo tính bảo mật về thông tin nhân viên, chế độ lương thưởng cũng như các kế hoạch của Công ty.

Công ty California - Văn phòng 346 Bến Vấn Đồn Q4 HCM