Job Description | Bản Mô tả Công việc

Position title/Vị trí: Admin, S&M Operations / Nhân viên Hành chính

Department/Bộ phận: S&M Operations / Vận hành KD & MKT

Report To/Báo cáo cho: S&M Operations Manager / Trưởng phòng Vận hành KD & MKT

California Wellness Group is a wellness ecosystem, with California Fitness & Yoga as its leading fitness brand in Vietnam. We provide integrated services across fitness, yoga, recovery, nutrition, wellness products, and media, supporting customers in building healthier, more balanced lifestyles and improving their overall quality of life. With a strong brand foundation, large customer network, and long-term wellness vision, California Wellness Group is committed to developing a comprehensive wellness ecosystem in Vietnam.

California Wellness Group là hệ sinh thái chăm sóc sức khỏe với California Fitness & Yoga là thương hiệu chủ lực trong lĩnh vực fitness tại Việt Nam. Chúng tôi phát triển các dịch vụ xoay quanh tập luyện, yoga, phục hồi, dinh dưỡng, sản phẩm sức khỏe và truyền thông, nhằm đồng hành cùng khách hàng trong hành trình sống khỏe, cân bằng và nâng cao chất lượng cuộc sống. Với nền tảng thương hiệu mạnh, tệp khách hàng rộng và định hướng phát triển wellness dài hạn, California Wellness Group hướng đến việc xây dựng một hệ sinh thái sức khỏe toàn diện tại Việt Nam.

1. Functional Objective/ Mục tiêu công việc:

The Admin Executive is responsible for managing and maintaining administrative documentation, records and related processes to ensure accuracy, completeness and compliance with internal procedures. This role supports daily office operations, coordinates documentation flow and assists in basic accounting-related tasks such as payment tracking and document preparation.
Nhân viên Hành chính chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hành chính, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy trình nội bộ. Vị trí này hỗ trợ vận hành văn phòng hằng ngày, điều phối luồng hồ sơ và hỗ trợ các công việc liên quan đến kế toán cơ bản như theo dõi thanh toán và chuẩn bị chứng từ.

Key Responsibilities / Trách nhiệm chính

40% Documentation & Record Management

+ Manage, organize & maintain all administrative documents including contracts, internal approvals, vendor records, invoice & related paperwork. Ensure documents are properly filed, updated & easily retrievable.

Quản lý, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ hành chính bao gồm hợp đồng, hồ sơ phê duyệt, hồ sơ nhà cung cấp, hóa đơn và các chứng từ liên quan. Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ khoa học, cập nhật đầy đủ và dễ dàng tra cứu

25% Administrative Support

+ Support daily administrative tasks such as preparing documents, coordinating internal requests, handling office paperwork and assisting departments with administrative needs.
Hỗ trợ các công việc hành chính hằng ngày như chuẩn bị hồ sơ, điều phối yêu cầu nội bộ, xử lý giấy tờ văn phòng và hỗ trợ các phòng ban trong các nhu cầu hành chính.

20% Payment & Accounting Support

+ Prepare & follow up payment requests, track invoices, coordinate with accounting team & ensure all financial documents are complete & aligned with company procedures.
Chuẩn bị và theo dõi đề xuất thanh toán, kiểm tra hóa đơn, phối hợp với bộ phận kế toán và đảm bảo chứng từ tài chính đầy đủ, đúng quy trình.

10% Data Entry & Reporting

+ Update administrative data, maintain tracking files & prepare basic reports related to documents, payments & administrative activities.

Cập nhật dữ liệu hành chính, duy trì các file theo dõi & thực hiện các báo cáo cơ bản liên quan đến hồ sơ, thanh toán & hoạt động hành chính.

5% Coordination & Compliance

+ Coordinate with internal departments and external partners to ensure documentation and administrative processes are followed correctly & on time.

Phối hợp với các phòng ban nội bộ và đối tác bên ngoài để đảm bảo hồ sơ và quy trình hành chính được thiện đúng quy định & đúng hạn.

Key Performance Indicators (KPIs) / Chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc (KPI)

• Document Accuracy & Completeness / Độ chính xác & đầy đủ hồ sơ:
• Ensure all documents are properly prepared, complete, accurate and updated on time.
  Đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và cập nhật đúng hạn.
• Document Organization & Retrieval / Quản lý & tra cứu hồ sơ:
• Maintain a clear and organized filing system, ensuring documents can be retrieved quickly when needed.
  Duy trì hệ thống lưu trữ khoa học, đảm bảo hồ sơ có thể tra cứu nhanh chóng khi cần.
• Payment & Invoice Tracking / Theo dõi thanh toán & hóa đơn:
• Ensure payment requests and invoices are tracked, processed and followed up in a timely manner.
  Đảm bảo đề xuất thanh toán và hóa đơn được theo dõi, xử lý và cập nhật đúng tiến độ.
• Task Completion Timeliness / Tiến độ công việc:
• Complete assigned administrative tasks accurately and within deadlines.
  Hoàn thành các công việc hành chính được giao đúng hạn và chính xác.
• Compliance with Procedures / Tuân thủ quy trình:
• Ensure all administrative and documentation processes comply with internal regulations.
  Đảm bảo các công việc hành chính và hồ sơ tuân thủ quy trình nội bộ.

Education & Experience | Học vấn & Kinh nghiệm:

• College or bachelor's degree in business administration, Accounting, Finance or related fields.
  Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Tài chính hoặc các ngành liên quan.
• 1–2 years of experience in administrative roles, accounting support or document management.
  Có 1–2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, hỗ trợ kế toán hoặc quản lý hồ sơ.
• Basic understanding of administrative procedures, documentation, invoices and payment processes.
  Hiểu biết cơ bản về quy trình hành chính, hồ sơ, hóa đơn và thanh toán.
• Detail-oriented, careful and well-organized with strong ability to manage documents and data.
  Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng tổ chức và quản lý hồ sơ, dữ liệu tốt.
• Proficient in Microsoft Office or Google Workspace (especially Excel/Sheets).
  Sử dụng tốt Microsoft Office hoặc Google Workspace (đặc biệt là Excel/Sheets).