About the job Executive assistant
DESCRIPCIÓN GENERAL
La asistente ejecutiva será responsable de proporcionar soporte administrativo al dueño de la compañia. Este rol requiere habilidades excepcionales de organización, comunicación y resolución de problemas, así como un alto nivel de confidencialidad y servicio al cliente. La persona seleccionada garantizará el manejo eficiente de la agenda, la coordinación de proyectos y la ejecución de tareas clave para el logro de los objetivos organizacionales.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidad realicen las funciones esenciales.
- Planificar, organizar y gestionar la agenda diaria del ejecutivo, incluyendo reuniones, eventos y viajes.
- Coordinar y confirmar citas, reuniones y compromisos
- Supervisar itinerarios de viaje, reservaciones y documentación necesaria para desplazamientos nacionales e internacionales.
- Revisar y responder cuando se le requiera correos electrónicos, cartas y otros documentos oficiales.
- Preparar reportes, presentaciones y minutas de reuniones con información clave y de calidad.
- Gestionar y archivar documentos digitales para asegurar su accesibilidad, seguridad y orden.
- Consolidar y monitorear gastos, incluyendo la conciliación de informes de viáticos y presupuestos asignados.
- Coordinar con proveedores para compras y servicios, cuando se le requiera
- Apoyar en la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos estratégicos, asegurando el cumplimiento de plazos
- Manejar información confidencial de manera profesional, asegurando la privacidad y el cumplimiento de políticas internas
- Representar a su jefe inmediato en situaciones donde no pueda estar presente, asegurando que se mantenga una comunicación clara y efectiva.
- Mantener actualizados contactos clave, bases de datos y directorios del ejecutivo.
NOTAS:
- 1. La gerencia puede pedirle que realice otros servicios acordes a su rol.
- 2. Esta descripción de servicios profesionales es un resumen de las funciones típicas del rol, no es una lista exacta de posibles deberes del rol.
- 3. Esta descripción de servicios está sujeta a revisión.
COMPETENCIAS
- Dominio intermedio de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y software de gestión de agendas.
- Excelentes habilidades de organización
- Habilidades de comunicación verbal y escrita
- Capacidad para trabajar bajo presión
- Autonomía y gestión del tiempo
- Manejo profesional de información confidencial.
REQUISITOS
- Título profesional en administración de empresas, comunicación, o contabilidad (deseable)
- Bilingüe (inglés)
- Experiencia mínima de 3 años en posiciones similares.
AMBIENTE DE TRABAJO
- La posición es completamente remota, con requerimientos de conectividad estable a internet y disponibilidad para trabajar desde un espacio adecuado y libre de distracciones.
- Se requiere disponibilidad para asistir virtualmente a reuniones, coordinar tareas con equipos internacionales y responder a solicitudes en tiempo real, según surja la necesidad.
DEMANDAS FÍSICAS
- Capacidad para trabajar durante períodos prolongados frente a una computadora, incluyendo el uso intensivo de herramientas digitales de comunicación y gestión.
Disponibilidad para gestionar horarios flexibles en caso de reuniones en diferentes zonas horarias o emergencias organizacionales