ZZP Vacature Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

Over de opdracht

Vacature Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

In het kort: Je gaat als senior PMO'er de projectadministratie, financiële rapportage, planning en contractbeheersing van een groot EU-consortium organiseren, bewaken en rapporteren, en waar mogelijk stakeholders verbinden in een internationale context.

Opdrachtomschrijving
Ondernemen is kansen benutten, risico's nemen, klanten vinden en behouden. KVK geeft ondernemers zinvolle informatie die het leven makkelijker maakt. Met toegang tot het Handelsregister en onze data, kennis en netwerken. Wij bieden als moderne publieke dienstverlener actuele en onafhankelijke informatie voor alle fasen van ondernemerschap. Of het nu gaat om het starten van een bedrijf, veilig zakendoen, innoveren, internationaal ondernemen of financiering. KVK maakt hiermee deel uit van de vitale infrastructuur van Nederland.
De KVK is sinds september 2024 coördinator van het WE BUILD consortium, samen met het ministerie van Economische Zaken en het Italiaans Departement voor Digitale Transformatie. Gedurende twee jaar werkt dit team aan een Large Scale Pilot op het gebied van de EU Digital Identity Wallet (eIDAS 2.0) en de aankomende European Business Wallet wetgeving.
Het consortium omvat circa 200 organisaties uit 30 landen en ruim 600 deelnemers: van grote internationale technologieproviders en overheden tot gespecialiseerde identity providers en eindgebruikers zoals banken en internetplatforms. WE BUILD heeft als doel de technische, organisatorische en ecosysteem-randvoorwaarden te creëren om de lancering van persoonlijke en zakelijke identiteitswallets bij inwerkingtreding van de wet te versnellen.
Work Package 1 (WP1) is verantwoordelijk voor het overall projectmanagement, de financiële rapportage, interne communicatie en de ondersteuning van de drie coördinatoren bij de aansturing van het consortium.
We zoeken een Senior Reporting en PMO medewerker. Iemand niet alleen en PMO er is in de zin van organiseerder, maar ook met een sterk hart voor Contracten, Rapportage, en wie ook overweg kan met Excel en het maken van heldere overzichten. Daarnaast ben je bij voorkeur ook een verbinder in een internationale setting.

Pijler 1 – Projectadministratie & Control (90%)
Je bent medeverantwoordelijk voor de administratieve ruggengraat van het project. Je zorgt dat rapportage, planning en financiële verantwoording op orde zijn. Dit omvat:
– Opzetten en onderhouden van de projectrapportagestructuur richting HaDEA en de Europese Commissie, inclusief periodieke voortgangsrapportages en financiële verantwoording.
– Inrichten en bewaken van projectplanningen, mijlpalen en deliverable-tracking over de workpackages heen.
– Financiële monitoring: urenrapportages, overzichten uitnutting budget, het coördineren van de (financiële) rapportage van consortiumpartners.
– Ondersteunen bij contractbeheer (Consortium Agreement), aanpassingen in de Grant Agreement en Amendments.
– Onderhouden van overzichtelijke dashboards en Excel-rapportages waarmee het management team snel inzicht heeft in voortgang, risico's en financiën.
– Kwaliteitsbewaking van rapportages.

Pijler 2 – Verbinden & Sturen (10%)
Niet strikt noodzakelijk maar zeker een pré ook voor deze rol in dit team. Als verbinder opereer je in het hart van het consortium. Je schakelt tussen beleidsmakers op EU- en lidstaatniveau, overheidsuitvoeringsorganisaties en commerciële partijen. Je ondersteunt de drie coördinatoren en bent hun extra ogen, oren en reflectiepunt. Concreet betekent dit dat je ondersteunt of op een beperkte manier bijdraagt aan:
– Relaties opbouwen en onderhouden met key stakeholders binnen en buiten het consortium, waaronder DG CONNECT, HaDEA, de veschillende deelnemers binnen het consortium.
– De temperatuur opnemen: signaleren waar processen vastlopen, waar belangen botsen en waar kansen liggen.
– Borgen dat de realisatie-workpackages (WP2, WP3, WP4) op koers liggen en dat pilots wortelen in echte gebruikersbehoeften – zodat er geen techniek zonder gebruikers wordt opgeleverd.
– Key meetings voorbereiden, actiepunten bewaken en stuurinformatie helder verwoorden en presenteren.
– Stimuleren en delegeren: via rapportage, communicatie en de Management Board het consortium beïnvloeden en taken beleggen waar ze thuishoren.

Projectadministratie & control competenties
– Aantoonbare ervaring met projectmanagement en -rapportage in complexe (subsidie)projecten, bij voorkeur EU-gefinancierd.
– Vaardig met financiële monitoring, budgetbeheer en het opstellen van financiële overzichten en verantwoordingen.
– Ervaring met het inrichten van rapportagestructuren, dashboards en planningstools.
– Excel-vaardigheden.
– Oog voor detail en kwaliteit bij het reviewen en consolideren van deliverables.
– Kennis van of affiniteit met Finance & Control-principes binnen projectorganisaties.

Kandidaatomschrijving
Analytisch vermogen
Onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang.

Flexibiliteit
Past verschillende werkwijzen toe en gedraagt zich anders in verschillende situaties om een doel te bereiken.

Communiceren
Verwoordt gedachten helder en vlot, brengt mondeling en schriftelijk een boodschap begrijpelijk over aan anderen en weet hierbij hun aandacht vast te houden.

Deskundigheid
Het ontwikkelen van eigen kennis over het vakgebied en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie.

Ondernemerschap
Signaleert kansen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe diensten en/of producten, handelt ernaar en durft daarbij risico's te nemen.

Goed om te weten: screening is onderdeel van de procedure, waarbij ook een social media check plaatsvindt. Zie
https://werkenbij.kvk.nl/pages/nl-nl/algemeen/privacyverklaring
voor meer informatie hierover.

Locatie
Utrecht en remote

Eisen

LET OP: Het is voor onze opdrachtgever noodzakelijk dat je aan al de gestelde functie-eisen kunt voldoen. Dit moet overtuigend blijken uit je CV. Alleen dan is reageren op deze opdracht zinvol.

– Kandidaat spreekt vloeiend Nederlands en Engels, kan in beide talen communiceren en presenteren

– Kandidaat is bereid tot internationaal reizen binnen Europa (2 tot 6 keer per jaar)

– Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de PMO functie en het opzetten van de PMO functie in een organisatie

– Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 7 jaar) en minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in het maken van financiële rapportages (vaardig met financiële monitoring, budgetbeheer en het opstellen van financiële overzichten en verantwoordingen)

– Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbare ervaring met projectmanagement en -rapportage in complexe (subsidie)projecten, bij voorkeur EU-gefinancierd

– Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbare ervaring met Excel

– Kandidaat heeft actuele (in de afgelopen 5 jaar) en aantoonbare ervaring met Finance & Control-principes binnen projectorganisaties

Wensen

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

– Kandidaat heeft een afgeronde WO opleiding (weging: 18 %)

– Kandidaat heeft jaar aantoonbare ervaring met stakeholder management en project management: 0 tot 3 jaar (5 %), 3 tot 5 jaar (10 %), 5 jaar of meer (16 %) (weging: 16 %)

– Kandidaat heeft jaar aantoonbare ervaring in een internationale setting zoals internationale teams: 0 tot 3 jaar (5 %), 3 tot 5 jaar (10 %), 5 jaar of meer (16 %) (weging: 16 %)

– Interview: beoordeling van kennis, ervaring en competenties van de kandidaat. Zeer goed 20 %, Goed 10 %, Voldoende 3 %, Onvoldoende 0 % (weging: 20 %)

Competenties

– Analytisch vermogen

– Flexibiliteit

– Communiceren

– Deskundigheid

– Ondernemerschap

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2 x 6 maanden

Gespreksdatum: tussen 03-06-2026 en 10-06-2026

Over de opdrachtgever

De Kamer van Koophandel is een organisatie die ondernemers ondersteunt en adviseert bij het starten en runnen van een bedrijf. Ze bieden informatie over het oprichten van een bedrijf, helpen bij inschrijvingen in het Handelsregister en verstrekken algemene zakelijke adviezen. Daarnaast organiseren ze netwerkbijeenkomsten en trainingen voor ondernemers om hun kennis en vaardigheden te vergroten.

Procedure

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken voor we je daadwerkelijk voorstellen.