ZZP Programma- en projectsecretaris wijkvernieuwing merenwijk fase 1

De opdracht­omschrijving

freelance

Context

Cluster Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte en sportaccommodaties. Samen met onze partners en bewoners zorgen wij voor een schone, hele en veilige stad waardoor het er fijn wonen, werken en recreëren is. Het cluster bestaat uit 6 afdelingen; afdeling Regie Integraal Beheer (RIB), afdeling Werkvoorbereiding & Toezicht (W&T), afdeling Bedrijfsvoering en Ontwikkeling Beheer (BOB) en 3 uitvoerende afdelingen: Civiel & Cultuurtechniek, Inzameling & Reiniging en Sport. Binnen het cluster werken ongeveer 350 medewerkers. De kerntaak van de afdeling RIB is de regie op het beheer en onderhoud van alle domeinen van de openbare ruimte en sport. Dit doen we integraal, duurzaam en waar mogelijk wijkgericht. Wij werken zo veel mogelijk planmatig, gebaseerd op meerjarenbeheerplannen en op de geldende beleidskaders. RIB fungeert als schakel tussen de beleidsafdelingen en de uitvoering. Het team RIB is procesverantwoordelijk voor beheer en onderhoud op deze domeinen. We vormen met elkaar een resultaatgericht, flexibel en dynamisch team en helpen elkaar om een zo mooi mogelijk resultaat voor onze stad te realiseren.

Wat houdt de functie in?

Binnen de afdeling RIB zijn we op zoek naar een senior Programma- en projectsecretaris voor de duurzame integrale wijkvernieuwingsprojecten. Het zijn vernieuwende projecten, waarin we zowel ondergronds als bovengronds klimaatadaptieve maatregelen nemen, biodivers vergroenen, ruimte maken voor energietransitie en waar mogelijk circulair werken. Fase 1 betreft de buurten Horsten, Rodes en de Rondweg. In de afgelopen jaren hebben we een aantal projecten als pilot uitgevoerd en van ieder project leren we meer. Daarop bouwen we in de nu lopende en nieuw op te starten projecten voort.

De senior Programma- en projectsecretaris is de spil enerzijds binnen de interne organisatie tussen de verschillende afdelingen voor deelgebieden die nog in planontwikkeling zitten en het bestuurlijk proces tot besluitvorming nog moeten doorlopen en ondersteunt hij de projectmanager hierbij. Anderzijds de spil tussen de overige projectteamleden en verantwoordelijk voor de projectbeheersingsaspecten Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd, Geld, Risico en Communicatie zowel van het programma als van de deelprojecten. Hij heeft contact met alle betrokkenen binnen de organisatie en zorgt voor de juiste en tijdige afstemming tussen alle partijen.

We hechten er veel waarde aan als de senior Programma- en projectsecretaris snel kan schakelen als er zaken spelen tussen het projectteam, ambtelijke opdrachtgever, budgethouders, projectcontroller en bestuurlijk waar gemanaged moet worden tussen de verschillende partijen. Daarnaast verzorg je als senior Programma- en projectsecretaris ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende projectteams. Je ondersteunt de projectmanager is zijn dubbele als manager projectbeheersing.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Eis 1 Afgeronde HBO-opleiding
• Eis 2 Uiterlijke startdatum op 2 februari 2026
• Eis 3 Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris, waarbij aantoonbare ervaring is opgedaan met programmas
• Eis 4 Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als projectsecretaris
• Eis 5 Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als programmasecretaris

De Wensen

• Subgunningscriterium 2 Gesprek (50/100 punten) De kandidaat wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer deze is beoordeeld met een 8 of hoger voor subgunningscriterium 1. CV en Beantwoording Gunningscriteria. De aanbestedende dienst wenst in het gesprek in ieder geval de volgende aspecten terug te zien: Toont passie voor het vak en een grote mate van betrokkenheid en commitment voor het project/opdracht: Kandidaat geeft in het gesprek voorbeelden die aantonen dat hij/zij zich actief inzet en gemotiveerd is. Beschrijft ervaring met werken in grootschalige programmas waarbij het programma in meerdere deelprojecten (>3) is uitgerold: Kandidaat licht toe welke rol hij/zij had en hoe deze ervaring relevant is. Geeft een duidelijke visie op het opzetten, professionaliseren en standaardiseren van werkprocessen binnen een programma: Kandidaat legt uit hoe hij/zij dit zou aanpakken en onderbouwt keuzes. Geeft een visie op interne en externe voortgangsrapportages van projecten in de planstudie- en voorbereidingsfase: Kandidaat omschrijft hoe rapportages effectief kunnen worden ingericht. Omschrijft visie op het opzetten van capaciteitsplanningen en het bewaken van interne plankosten (uren): Kandidaat geeft aan welke methoden en aanpak hij/zij zou hanteren. Legt uit hoe hij/zij omgaat met tegengestelde belangen tussen interne stakeholders: Kandidaat geeft voorbeelden van conflictbeheersing en samenwerking. Toont communicatieve kracht en verbindend vermogen tijdens het gesprek: Kandidaat komt over als duidelijk, gestructureerd en samenwerkingsgericht. Geeft blijk van motivatie en verbindend gedrag in de toelichting: Kandidaat laat zien hoe hij/zij partijen bij elkaar brengt. Beschrijft kennis van interne stakeholders binnen een programma en hoe hij/zij hiermee samenwerkt: Kandidaat benoemt relevante stakeholders en hun rol. Toont dat hij/zij een doorpakker is door concrete voorbeelden van besluitvaardig handelen: Kandidaat legt uit hoe hij/zij snel en effectief problemen oplost. Laat zien dat hij/zij een teamspeler is en beschikt over goede sociale vaardigheden: Kandidaat geeft voorbeelden van samenwerking en teamdynamiek. Beheerst de Nederlandse taal goed, blijkend uit het gesprek: Kandidaat communiceert correct en professioneel.