About the job Office Administrator
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ОФИС-АДМИНИСТРАТОРА:
1. Режим работы 5/2, с 08.00ч. до 17.00ч., с перерывом на обед 1 час
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию.
3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации
4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением работниками и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.
8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний
9. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
10. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню обеспечение руководство канцтоварами и расходными материалами.
11. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
12. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
13. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансфер для сотрудников организации.
14. Организует делопроизводство офиса, прием входящих и исходящими звонками.
15. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам.
16. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
17. Ведет учет посетителей.
18. Своевременно принимает меры по отмене транспорта, проживание, пере-бронирование во избежание дополнительных расходов и штрафов.
19. Своевременно информирует сотрудников об изменение расписание самолета и поезда.
20. Подготавливает отчетность о проделанной работе.
21. Осуществляет сбор, оформление, хранение текущей документации по поездкам, предоставление ее по требованию руководителя.
22. Осуществляет бронирование гостиниц и автотранспорта.
23. Осуществляет подготовку отчетов о перелетах сотрудников.
24. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
25. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
26. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику пр.).