Compliance & Risk Management Assistant

TỔNG QUAN / JOB SUMMARY:

Trợ lý Tuân thủ và Quản lý Rủi ro hỗ trợ bộ phận Quản lý Tuân thủ & Rủi ro trong việc xử lý tài liệu pháp lý, quản lý hợp đồng, theo dõi quy trình nội bộ và hỗ trợ tư vấn pháp lý cơ bản khi cần / Compliance & Risk Management Assistant supports the Compliance & Risk Management team in handling legal documentation, contract administration, internal process tracking, and providing basic legal advice when required.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC / RESPONSIBILITIES:

1. Quản lý hồ sơ pháp lý & lưu trữ / Legal Documentation & Filing:

• Quản lý và duy trì hệ thống tài liệu pháp lý một cách ngăn nắp, bảo mật và có tổ chức / Manage and maintain legal records and documentation in an organized, secure, and confidential manner.
• Phân loại, số hóa (nếu có) và cập nhật hồ sơ pháp lý kịp thời / Ensure proper classification, digitalization (if applicable), and timely updates of all legal files.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để thu thập hoặc cung cấp hồ sơ pháp lý khi cần / Coordinate with relevant departments to collect or provide legal documents when needed.

2. Xử lý & lưu trữ hợp đồng / Contract Handling & Archiving:

• Nhận, theo dõi và lưu trữ hợp đồng pháp lý, thỏa thuận của các phòng ban / Receive, track, and store legal contracts and agreements across departments.
• Hỗ trợ rà soát các mẫu hợp đồng để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ chính sách công ty / Assist in reviewing contract templates to ensure consistency and compliance with company policies.
• Phối hợp quá trình ký kết và đảm bảo hồ sơ hợp đồng đầy đủ, chính xác / Coordinate signing processes and ensure complete and accurate contract records.

3. Theo dõi quy trình nội bộ & công văn / Monitoring Internal Procedures & Memos:

• Theo dõi các công văn và quy trình phê duyệt nội bộ do bộ phận Quản lý Tài sản đề xuất / Track internal approval memos and procedures initiated by the Property Management.
• Đảm bảo tài liệu nội bộ tuân thủ đúng quy trình và quy định / Ensure all required documents follow internal governance and compliance guidelines.
• Nhắc nhở và cập nhật trạng thái các công văn, đề xuất đang chờ xử lý / Provide reminders or status updates on pending memos or actions.
• Kiểm tra, đánh giá mức độ hợp pháp và tuân thủ của các hoạt động công ty với pháp luật và quy định nội bộ / Check and evaluate the legality and compliance of the company's activities with the provisions of law, internal regulations, processes.

4. Hỗ trợ tư vấn pháp lý cơ bản / Basic Legal Advisory Support:

• Cung cấp giải thích sơ bộ hoặc hướng dẫn chính sách cho các câu hỏi thường gặp theo chỉ đạo từ quản lý / Provide initial legal interpretation or policy guidance for routine inquiries under the direction of Manager.
• Hỗ trợ tra cứu quy định pháp luật hoặc soạn tóm tắt phục vụ nhu cầu nội bộ / Support the team in researching regulations or preparing summaries for internal use.
• Hỗ trợ soạn thảo hoặc dịch thuật văn bản pháp lý đơn giản khi cần / Assist in drafting or translating simple legal correspondence when required.

YÊU CẦU / REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật hoặc ngành liên quan / Bachelor's degree in Law or a related field.
• Có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính pháp lý, tuân thủ hoặc xử lý hợp đồng là một lợi thế / 1–2 years of experience in legal admin, compliance, or contract handling is preferred.
• Tỉ mỉ, có tổ chức và giữ bí mật tốt trong việc xử lý thông tin nhạy cảm / Detail-oriented, organized, and discreet in handling sensitive information.
• Hiểu biết về tài liệu pháp lý doanh nghiệp và quy trình pháp lý tại Việt Nam / Familiarity with business legal documents and Vietnamese legal procedures.
• Có kỹ năng tiếng Anh cơ bản, đặc biệt là đọc hiểu tài liệu pháp lý, là một lợi thế / Basic English skills, especially for reading legal documents, are an advantage.