Assistant to Head of Commercial

TỔNG QUAN/ JOB SUMMARY:

Hỗ trợ Trưởng Bộ Phận Quản Lý Bất Động Sản (Khối Thương Mại) trong các công việc hành chính và vận hành, đảm bảo hoạt động tại các dự án diễn ra hiệu quả và đúng quy trình./ Support Head of Commercial in administrative and operational tasks to ensure efficient and compliant project operations.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

1. Hỗ trợ hoạt động vận hành tại các dự án/ Operational support at sites:

• Hỗ trợ trực thế vận hành các vị trí trống tại các dự án khi thiếu nhân sự: giám sát chăm sóc khách hàng, giám sát dịch vụ, quản lý vận hành... khi được yêu cầu./ Back up the operation of vacant position for projects, such as customer service supervisor, building executive, operation manager... when requested.
• Giám sát và kiểm tra việc thực hiện các công việc quản lý vận hành của tòa nhà (quy trình, hợp đồng, yêu cầu khách hàng...) và báo cáo đúng hạn./ Supervise execution of building management tasks and provide timely reports.
• Hỗ trợ trưởng bộ phận thương thảo với các nhà cung cấp/nhà thầu về các vấn đề điều hành khi được chỉ định./ Assist in negotiating with suppliers/contractors when appointed.
• Thực hiện kiểm tra công tác vận hành của dự án theo lịch định kỳ hoặc lịch kiểm tra đột xuất theo chuyên đề./ Conduct project operation inspections according to regular schedules or special inspection schedules.
• Hoàn thành các loại báo cáo liên quan đến vận hành hoặc báo cáo thống kê, phân tích dữ liệu theo yêu cầu./ Complete various types of operational reports or statistical reports, data analysis as required.

2. Hỗ trợ công tác hành chính/ Administrative support:

• Nhận chỉ thị trực tiếp từ Trưởng bộ phận về công việc hằng ngày./ Receive direct instructions from head about daily tasks.
• Soạn thảo, dịch thuật và lưu trữ các công văn đi – đến liên quan đến công tác điều hành./ Draft, translate and archive documents.
• Sắp xếp lịch hẹn, điều phối tổ chức và ghi biên bản cuộc họp khi được yêu cầu./ Arrange appointments, coordinate and record meetings.
• Soạn thảo và phân phối các bản ghi nhớ, thông tin và công văn nội bộ theo chỉ đạo./ Prepare and distribute memos and internal documents.
• Gửi thông tin cần thiết đến nhân viên một cách nhanh chóng./ Quickly send necessary information to all employees.
• Đảm bảo báo cáo định kỳ được soạn thảo và nộp đúng hạn (ngày/tuần/tháng/quý/năm)./ Ensure timely preparation and submission of reports (daily, monthly, quarterly, yearly)
• Giải quyết công việc thư ký: nghe và trả lời điện thoại, lưu trữ thư từ, fax, văn kiện,…/ Handle secretarial tasks: phones, letters, archiving...

3. Triển khai quy trình/ SOP implementation:

• Kiểm tra tính tuân thủ quy trình, quy định công ty và SOPs tại các dự án./ Check and implement company processes and SOPs.
• Soạn thảo và trình bày các “quy định và quy trình làm việc theo chỉ đạo từ Trưởng bộ phận/ Draft and clearly present working procedures proposed by the manager.
• Thay mặt Phó Giám đốc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành./ Dispatch tasks on behalf of Senior PM and ensure completion.
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên/ Other assigned task by managers.

YÊU CẦU/ REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan./ Graduate from College or University majoring in Business Administration or relevant majors.
• Ít nhất 3-5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan; ưu tiên có kinh nghiệm quản lý bất động sản/ At least 3-5 years of experience in related field; Real estate management is a plus.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint)./ Proficient in Microsoft Office.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, làm việc nhóm và độc lập tốt./ Strong communication, negotiation, teamwork, and independence skills.
• Kỹ năng quản lý thời gian và chú ý chi tiết tốt./ Good time management and attention to detail.
• Sử dụng tiếng Anh thành thạo (4 kỹ năng)./ Proficient English (4 skills).