Nhân viên Hành chính Phòng Kỹ thuật - Engineering Admin Officer

I. Mô tả công việc - Job Description:

• Hỗ trợ chuẩn bị/kiểm tra tài liệu đề xuất và đơn mua hàng của Phòng Kỹ thuật, bao gồm theo dõi hệ thống BPM nội bộ.

Assist in preparing/checking proposal documents and purchase applications of Engineering Department, including overall monitoring of internal BPM system.

• Theo dõi các yêu cầu công việc hàng ngày từ các bộ phận khác và trả lại các lệnh công việc hoàn thành cho các bộ phận yêu cầu theo tiêu chuẩn và quy trình.

Follow up daily job requests from other departments and return completed work orders to respective originating departments as per standard and procedure.

• Hỗ trợ yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp cho các hạng mục sửa chữa, vật tư và các dự án vốn theo phân công.

Assist in asking quotations from vendors for repair items, departmental supplies, and capital projects as assigned.

• Tổng hợp bảng chấm công làm thêm giờ hàng tháng và bảng phân ca.

Associate monthly overtime sheets and roster.

• Duy trì và phối hợp lịch hẹn, họp và lịch kiểm tra.

Maintain and coordinate appointments, meetings, and inspection schedules.

• Đề xuất và phối hợp mua vật liệu và vật tư cho việc bảo trì và xây dựng các dự án kỹ thuật tại trung tâm thương mại.

Initiate and coordinate the purchasing of materials and supplies for the maintenance and construction of certain projects handled by engineering within the mall.

• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến lịch trình kiểm tra theo yêu cầu của các cơ quan địa phương.

Prepare documents related to inspection schedules as required by local authorities.

• Chịu trách nhiệm ghi chép lại biên bản cuộc họp, đánh máy và phân phối các biên bản.

Responsible for taking minutes of meetings, typing, and distribution of the same.

• Duy trì bảng theo dõi chi phí hoặc bảng tính theo tiêu chuẩn và quy trình của bộ phận.

Maintain expense tracking logs or spreadsheets as per departmental standard and procedure.

• Duy trì hồ sơ hợp đồng định kỳ và chi phí cố định, bao gồm việc tạo tất cả các đơn đặt hàng và lưu trữ tài liệu dịch vụ liên quan.

Maintain period contract and fixed expense files, including raising all purchase orders and filing all related service documentation.

• Chuẩn bị tài liệu mua hàng để thanh toán/hóa đơn cho Phòng Kế toán. Duy trì hệ thống lưu trữ hiệu quả cho việc mua hàng kỹ thuật, theo dõi các hóa đơn đã và chưa thanh toán.

Prepare purchase documents for payment/invoices to Accounting Department. Maintain an effective filing system for engineering purchasing, tracking paid and unpaid invoices.

• Chuẩn bị báo cáo kỹ thuật hàng tháng (tổng hợp, tiêu thụ tiện ích,...).

Prepare monthly engineering reports (general, utilities consumption, etc.).



II. Yêu cầu ứng viên - Qualifications:

• Trình độ: Tốt nghiệp từ Cao đẳng chuyên ngành Kỹ thuật, Kỹ thuật Xây dựng, Quản lý Cơ sở vật chất hoặc các ngành liên quan Hành chính
  Minimum requirement: College Degree in Engineering, Building Engineering, Facilities Management or Admin related.
• Kinh nghiệm Chuyên môn: tối thiểu 1 năm
  Professional: minimum at 1 year
• Ngôn ngữ Ưu tiên: Tiếng Anh Cơ bản trở lên
  Preferable: basic English
• Thành thạo vi tính văn phòng
  Proficient in office computer skills.
• Có kiến thức về quản lý/kỹ thuật tòa nhà
  Have knowledge of building management/engineering.
• Đảm bảo tính bảo mật của các thông tin tài chính tại công ty.
  Ensure the confidentiality of financial information within the company.
• Trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
  Honest, enthusiastic, and highly responsible in work.

III. Phúc Lợi - Benefits:

• Tham gia Bảo hiểm xã hội hoàn toàn trên mức lương cơ bản
  Social Insurance with 100% Full Salary
• Tham gia Bảo hiểm tư nhân sau khi hoàn thành thử việc
  Personal Insurance after Probation
• Lương tháng 13, Thưởng thành tích mỗi 6 tháng
  13th Salary, Bonus every 6 months
• Du lịch hàng năm
  Company Trip
• Giảm giá khi sử dụng các dịch vụ có liên kết với Crescent Mall
  Discount using Crescent Mall services

IV. Thời gian làm việc - Working hours: 48 giờ/tuần

Từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần: 09:00 - 17:00

V. Địa điểm làm việc - Working Location: Trung tâm thương mại Crescent Mall

101 Tôn Dật Tiên, Phường Tân Mỹ, TP. HCM (Quận 7 cũ)