Nhân viên Hành chính kiêm Lễ tân

Vị trí làm việc trực tiếp tại văn phòng công ty L'Oreal ở tòa Gelex Tower, 52 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Thời gian làm việc: 9h00-18h00, thứ 2 đến thứ 6.

NỘI DUNG CÔNG VIỆC:

• Quản lý hoạt động quầy lễ tân bao gồm đón tiếp khách, trả lời điện thoại và xử lý thư từ, bưu kiện
• Cung cấp hỗ trợ hành chính và hậu cần, đồng thời đảm bảo hồ sơ, chứng từ được ghi nhận và lưu trữ chính xác
• Lập đơn mua hàng (PO) và theo dõi thanh toán hằng tháng cho các dịch vụ văn phòng, tiện ích, catering, chuyển phát và các nhà cung cấp liên quan
• Phối hợp với ban quản lý tòa nhà; quản lý đăng ký thẻ nhân viên và xử lý các yêu cầu liên quan đến tòa nhà
• Quản lý vật tư văn phòng, pantry, văn phòng phẩm và bộ sơ cứu bao gồm đặt hàng, kiểm soát tồn kho và bảo trì thiết bị
• Hỗ trợ hành chính và hậu cần, quản lý phòng họp, quản lý và lưu trữ hồ sơ, quản lý thẻ ra vào
• Quản lý tòa nhà: thông báo/làm việc với ban quản lý, theo dõi và rà soát các cập nhật từ tòa nhà
• Quản lý dịch vụ vệ sinh: theo dõi tổng thể mức độ sạch sẽ; giám sát công việc của nhân viên vệ sinh; đảm bảo đầy đủ nhân sự
• Giám sát dịch vụ kỹ thuật (hard services), dịch vụ mềm (soft services) và trải nghiệm nơi làm việc: theo dõi nhiệt độ văn phòng; khảo sát văn phòng hằng ngày
• Giám sát dịch vụ kỹ thuật: hệ thống điện, hệ thống HVAC, hệ thống phòng cháy chữa cháy (thiết lập và theo dõi lịch bảo trì)
• Quản lý dịch vụ an ninh: giám sát công việc của lực lượng bảo vệ; đảm bảo đầy đủ nhân sự
• Xử lý yêu cầu điều hòa ngoài giờ (OT Air) khi có
• Quản lý kiểm soát côn trùng: phòng ngừa định kỳ và xử lý khi phát sinh
• Quản lý dữ liệu mật độ sử dụng văn phòng
• Thực hiện quy trình tiếp nhận (onboarding) và bàn giao khi nhân viên LOreal nghỉ việc (offboarding)
• Theo dõi chi phí theo các dịch vụ được quản lý
• Quản lý văn phòng phẩm: đặt mua giấy A4; bút, kéo, Post-it (văn phòng phẩm tiêu chuẩn cho khu vực dùng chung); đường, que khuấy, kem sữa; viên rửa máy rửa chén; đặt mua văn phòng phẩm phát sinh theo nhu cầu

YÊU CẦU:

• Có kinh nghiệm tương đương
• Tác phong lịch sự, chủ động, hợp tác trong công việc
• Tiếng Anh khá-tốt
• Kỹ năng MS Office 360 tốt (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams...).
• Kỹ năng giao tiếp, ra quyết định và khả năng phối hợp tốt.

Xin lưu ý rằng khi gửi hồ sơ ứng tuyển cho chúng tôi, bạn đồng ý với việc chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về bạn do bạn cung cấp cho mục đích tuyển dụng của công ty chúng tôi. Bạn có thể gửi thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của chúng tôi tới email: info@savills.com.vn . Để hiểu rõ hơn về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của chúng tôi, vui lòng truy cập https://vn.savills.com.vn/footer/privacy-policy.aspx để xem toàn bộ Thông báo về xử lý dữ liệu cá nhân của Công ty TNHH Savills Việt Nam.