Datenschutzerklärung für Empfehlungsprogramm

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Empfehlungsprogramms ist:

ProTL Global Search GmbH
Potsdamer Straße 92
10785 Berlin

E-Mail: pro.global.search@gmail.com

II. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

1. Bearbeitung der von Ihnen eingereichten Empfehlung und Kontaktaufnahme mit der empfohlenen Person.
2. Verwaltung und Dokumentation des Empfehlungsprogramms.
3. Kommunikation mit Ihnen zur Abwicklung des Empfehlungsprozesses.
4. Erfassung und Speicherung der Daten der empfohlenen Person in unserem Bewerbermanagementsystem Manatal, falls die empfohlene Person zustimmt.
5. Aufnahme der Daten der empfohlenen Person in unseren Bewerberpool (falls diese zustimmt), um sie für zukünftige Positionen zu berücksichtigen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sowie der Daten der empfohlenen Person ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

III. Kategorien von verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

Von der empfehlenden Person:

• Name, Vorname
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)

Von der empfohlenen Person:

• Name, Vorname
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Hochgeladene Dokumente (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)
• Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit der empfohlenen Person entstehen

IV. Aufbewahrungsfristen

1. Die Daten der empfehlenden Person werden für die Dauer des Empfehlungsprozesses gespeichert, jedoch maximal 6 Monate nach Abschluss des Programms.
2. Die Daten der empfohlenen Person werden für die Dauer des Bewerbungsprozesses gespeichert, jedoch maximal 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
3. Falls die empfohlene Person der Aufnahme in unseren Bewerberpool zustimmt, werden ihre Daten bis zu 24 Monate gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfristen werden die Daten gelöscht, es sei denn, Sie oder die empfohlene Person haben einer weiteren Speicherung ausdrücklich zugestimmt.

V. Übermittlung von Daten

1. Ihre personenbezogenen Daten sowie die Daten der empfohlenen Person werden ausschließlich an autorisierte Mitarbeiter weitergegeben, die am Empfehlungs- oder Bewerbungsprozess beteiligt sind.
2. Für die Verwaltung des Empfehlungsprogramms nutzen wir die Plattform Manatal, die von der Manatal Co., Ltd. betrieben wird. Daten werden auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in den USA gehostet.
3. Die Übermittlung von Daten in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DS-GVO.

VI. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO.

VII. Rechte der betroffenen Personen

Sowohl die empfehlende Person als auch die empfohlene Person haben folgende Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO): Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten.
3. Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO): Löschung der Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).
5. Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO): Gegen die Verarbeitung der Daten.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).
7. Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO): Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: pro.global.search@gmail.com

VIII. Einwilligungserklärungen

Für die Verarbeitung Ihrer Daten sowie der Daten der empfohlenen Person benötigen wir folgende Einwilligungen:

Von der empfehlenden Person:

• Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten für die Abwicklung des Empfehlungsprogramms verarbeitet werden.

Von der empfohlenen Person:

• Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten für die Bearbeitung meiner Bewerbung und Vermittlung verarbeitet werden.
• Ich willige ein, dass meine Daten in den Bewerberpool aufgenommen werden, um für zukünftige Positionen berücksichtigt zu werden.
• Ich willige der Übermittlung meiner Daten in die USA zu, die im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Frameworks erfolgt.

IX. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, um Änderungen der rechtlichen Anforderungen oder der Plattformnutzung zu berücksichtigen. Bitte überprüfen Sie regelmäßig die neueste Version. 

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Privacy Policy for Referral Program

I. Data Controller and Data Protection Officer

The responsible entity for processing your personal data under the referral program is:

ProTL Global Search GmbH
Potsdamer Straße 92
10785 Berlin

E-Mail: pro.global.search@gmail.com

II. Purpose of Data Processing and Legal Basis

Your personal data will be processed exclusively for the following purposes:

1. Handling the referral you submitted and contacting the referred person.
2. Managing and documenting the referral program.
3. Communicating with you to facilitate the referral process.
4. Storing the referred person’s data in our applicant management system, Manatal, if the referred person consents.
5. Including the referred person’s data in our candidate pool (if they consent), to consider them for future job opportunities.

The legal basis for processing your data and the referred person’s data is your consent under Article 6(1)(a) GDPR.

III. Categories of Processed Data

We process the following categories of personal data:

From the referring person:

• Name and surname
• Contact details (e.g., email address, phone number)

From the referred person:

• Name and surname
• Contact details (e.g., email address, phone number)
• Uploaded documents (e.g., CV, cover letter, certificates)
• Data generated during communication with the referred person

IV. Retention Periods

1. The referring person’s data will be stored for the duration of the referral process, but no longer than 6 months after the program concludes.
2. The referred person’s data will be stored for the duration of the application process, but no longer than 6 months after the application process concludes.
3. If the referred person consents to inclusion in our candidate pool, their data will be stored for up to 24 months.

After the respective retention periods, the data will be deleted unless you or the referred person explicitly agree to extended storage.

V. Data Sharing

1. Your personal data and the referred person’s data will be shared exclusively with authorized personnel involved in the referral or application process.
2. We use the platform Manatal, provided by Manatal Co., Ltd., to manage the referral program. Data is hosted on servers operated by Amazon Web Services (AWS) in the USA.
3. Data transfers to the USA are conducted under the EU-U.S. Data Privacy Framework in compliance with Article 45 GDPR.

VI. Automated Decision-Making

No automated decision-making processes are employed under Article 22 GDPR.

VII. Rights of Data Subjects

Both the referring person and the referred person have the following rights regarding their personal data:

1. Right to Access (Article 15 GDPR): Obtain information about the processing of their personal data.
2. Right to Rectification (Article 16 GDPR): Request corrections to inaccurate or incomplete data.
3. Right to Erasure (Article 17 GDPR): Request deletion of their data, provided no legal retention requirements exist.
4. Right to Restrict Processing (Article 18 GDPR).
5. Right to Object (Article 21 GDPR): Object to the processing of their data.
6. Right to Data Portability (Article 20 GDPR).
7. Right to Withdraw Consent (Article 7(3) GDPR): Consent can be withdrawn at any time.

To exercise your rights, please contact us at: pro.global.search@gmail.com

VIII. Consent Declarations

We require the following consents for processing your data and the data of the referred person:

From the referring person:

• I consent to the processing of my personal data to facilitate the referral program.

From the referred person:

• I consent to the processing of my personal data for managing my application and facilitating job matching.
• I consent to the inclusion of my data in the candidate pool to be considered for future job opportunities.
• I consent to the transfer of my data to the USA, conducted under the EU-U.S. Data Privacy Framework.

IX. Updates to the Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in legal requirements, industry standards, or the functionality of our systems and services. We encourage you to review this Privacy Policy periodically to remain informed about how we collect, use, and protect your personal data.

For comprehensive details regarding the processing of your personal data, including the types of data collected, the purposes of processing, and your rights under applicable data protection laws, please refer to our full Privacy Policy available at:
https://pro-globalsearch.com/datenschutzerklaerung/