Datenschutzerklärung für Bewerberdaten

I. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle:
ProTL Global Search GmbH
Potsdamer Straße 92
10785 Berlin
E-Mail: info@pro-globalsearch.com

II. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Vermittlung auf geeignete Stellen.

• Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

• Erstellung eines Kandidatenprofils in unserem Bewerbermanagementsystem (Manatal).

• Aufnahme in unseren Talentpool zur Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenangeboten (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung).

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

• Gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

III. Kategorien der verarbeiteten Daten

• Vor- und Nachname

• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Übermittelte Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse)

• Kommunikationsdaten, die im Verlauf des Bewerbungsverfahrens anfallen

IV. Aufbewahrungsfristen

• Ihre Daten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert, jedoch maximal 6 Monate nach dessen Abschluss, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

• Bei Zustimmung zur Aufnahme in unseren Bewerberpool werden Ihre Daten bis zu 24 Monate gespeichert.

• Mit ausdrücklicher Einwilligung können Ihre Daten bis zu 5 Jahren gespeichert werden, um Sie langfristig für passende Positionen zu berücksichtigen.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfrist erfolgt eine automatische Löschung oder Anonymisierung, sofern keine neue Einwilligung vorliegt.

V. Übermittlung von Daten

• Ihre personenbezogenen Daten werden nur an befugte interne Mitarbeiter sowie potenzielle Arbeitgeber weitergegeben, die ein berechtigtes Interesse an Ihrer Bewerbung haben.

• Wir nutzen für die Verwaltung Ihrer Bewerbung das Tool Manatal, betrieben von der Manatal Co., Ltd. Die Daten werden auf Servern von Amazon Web Services (AWS) in den USA gehostet.

• Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks gemäß Art. 45 DSGVO.

VI. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt.

VII. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)

• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie bitte an:
info@pro-globalsearch.com

VIII. Einwilligungserklärungen

Für die Verarbeitung Ihrer Daten benötigen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung. Bitte bestätigen Sie vor Übermittlung Ihrer Bewerbung die folgenden Punkte:

• Ich willige ein, dass meine personenbezogenen Daten zur Bearbeitung meiner Bewerbung und zur Vermittlung an geeignete Stellen verarbeitet werden.

• Ich willige ein, dass meine Daten in den Bewerberpool aufgenommen werden, um bei zukünftigen Stellenangeboten berücksichtigt zu werden.

• Ich willige ein, dass meine Daten im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Frameworks in die USA übermittelt werden.

• Ich willige ausdrücklich ein, dass meine Daten für bis zu 5 Jahre gespeichert werden dürfen, um mich langfristig für geeignete Positionen zu berücksichtigen.
  Diese Einwilligung kann ich jederzeit ohne Angabe von Gründen per E-Mail an info@pro-globalsearch.com widerrufen.

IX. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, z. B. bei rechtlichen Änderungen oder Änderungen der verwendeten Systeme.
Bitte prüfen Sie regelmäßig die aktuelle Version.

X. Weitere Informationen

Die vollständige Datenschutzerklärung der ProTL Global Search GmbH, einschließlich zusätzlicher Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten, finden Sie unter:
🔗 https://pro-globalsearch.com/datenschutzerklaerung/

Privacy Policy for Candidate Data

I. Controller and Data Protection Officer

Responsible Entity:
ProTL Global Search GmbH
Potsdamer Straße 92
10785 Berlin, Germany
Email: info@pro-globalsearch.com

II. Purpose of Processing and Legal Basis

Your personal data will be processed exclusively for the following purposes:

• Managing your application and matching you with suitable job positions.

• Communicating with you throughout the application process.

• Creating a candidate profile in our applicant tracking system (Manatal).

• Including your data in our talent pool for consideration in future job opportunities (only with your explicit consent).

Legal Basis:

• Article 6(1)(a) GDPR (consent).

• Where applicable, Article 6(1)(b) GDPR (processing necessary for pre-contractual measures).

III. Categories of Processed Data

We may process the following categories of personal data:

• First and last name

• Contact information (email address, phone number)

• Submitted application documents (e.g., CV, cover letter, certificates)

• Communication data generated throughout the application process

IV. Retention Periods

Your data will be stored for the duration of the application process, but no longer than 6 months after the process concludes, unless you have consented to extended retention.
If you agree to be included in our candidate pool, your data will be stored for up to 24 months.
With explicit consent, your data may be retained for up to 5 years to be considered for future suitable positions.

After the applicable retention period, your data will be automatically deleted or anonymized unless renewed consent is provided.

V. Data Transfers

Your personal data will only be shared with authorized internal personnel and potential employers who have a legitimate interest in your application.
We use Manatal, provided by Manatal Co., Ltd., to manage our recruitment processes. Data is hosted on servers operated by Amazon Web Services (AWS) in the United States.
Data transfers to the U.S. are based on the EU-U.S. Data Privacy Framework in accordance with Article 45 GDPR.

VI. Automated Decision-Making

No automated decision-making as defined under Article 22 GDPR takes place.

VII. Your Rights

Under the GDPR, you have the following rights:

• Right of Access (Art. 15 GDPR): Information about the personal data we process about you

• Right to Rectification (Art. 16 GDPR): Correction of inaccurate or incomplete data

• Right to Erasure (Art. 17 GDPR): Deletion of your data, provided no legal obligations prevent it

• Right to Restriction of Processing (Art. 18 GDPR)

• Right to Object (Art. 21 GDPR)

• Right to Data Portability (Art. 20 GDPR)

• Right to Withdraw Consent (Art. 7(3) GDPR): You may withdraw your consent at any time with future effect

To exercise your rights, please contact us at:
info@pro-globalsearch.com

VIII. Consent Declarations

To process your data, we require your explicit consent. Please confirm the following points before submitting your application:

• I consent to the processing of my personal data for the purpose of handling my application and matching me with suitable job opportunities.

• I consent to the inclusion of my data in the candidate pool for future job opportunities.

• I consent to the transfer of my data to the United States as part of the EU-U.S. Data Privacy Framework.

• I explicitly consent to the retention of my data for up to 5 years, in order to be considered for future suitable positions.
  I understand that I can withdraw this consent at any time without providing reasons by contacting: info@pro-globalsearch.com

IX. Updates to This Privacy Policy

This privacy policy may be updated as needed, e.g. to reflect legal changes or changes in the systems we use.
Please review the most current version regularly.

X. Additional Information

For the complete privacy policy of ProTL Global Search GmbH, including further details on the processing of personal data, please visit:
🔗 https://pro-globalsearch.com/datenschutzerklaerung/