Operation Manager

Minimum Requirements

إجازة جامعية في إدارة الأعمال أو إدارة العمليات أو إدارة المشاريع أو الهندسة الصناعية أو الاقتصاد أو أي مجال ذي صلة

خبرة لا تقل عن خمس سنوات في العمليات أو إدارة المشاريع أو الخدمات أو الإدارة المكتبية أو إدارة المرافق أو في بيئة عمل مشابهة، على أن تتضمن سنتين على الأقل من الخبرة في الإشراف على الموظفين أو تنسيق فرق متعددة التخصصات أو إدارة مزودي الخدمات

خبرة عملية مثبتة في تخطيط العمل، وتنظيم المهام، ومتابعة أداء الفريق، وضمان تنفيذ الأعمال وفق الخطط والأولويات والجداول الزمنية المحددة، مع القدرة على متابعة سير العمليات اليومية وتحسين كفاءتها

القدرة على متابعة الموازنات، وإدارة المشتريات والموردين، ومراقبة التكاليف، وتحقيق التوازن بين جودة الخدمات والتكلفة والطاقة التشغيلية والاستدامة المالية والتشغيلية

امتلاك مهارات قيادية وتنظيمية قوية، والقدرة على توزيع المهام ومتابعة تنفيذها، وتنسيق العمل بين الفرق متعددة التخصصات، وإدارة العلاقات مع مزودي الخدمات، وضمان التعاون الفعّال لتحقيق الأهداف التشغيلية

القدرة على إعداد التقارير التشغيلية ومتابعة مؤشرات الأداء، وتوثيق الإجراءات والقرارات، ومراقبة جودة التنفيذ، والتأكد من الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة، مع امتلاك القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة ضمن حدود الصلاحيات، والحفاظ على السرية، وتصعيد المشكلات عند الحاجة

امتلاك توجه واضح نحو خدمة العملاء وتلبية احتياجاتهم، مع فهم الجوانب التجارية والتشغيلية للخدمات، والقدرة على الموازنة بين جودة الخدمة والتكاليف والموارد المتاحة والاستدامة

إجادة اللغة العربية تحدثًا وكتابةً بمستوى مهني متقدم، مع مستوى جيد في اللغة الإنجليزية يمكّن من التواصل المهني الفعّال وإعداد المراسلات والتقارير

إتقان استخدام برامج Microsoft Office، مع خبرة عملية في استخدام أدوات إدارة المهام أو إعداد التقارير أو أنظمة الحجوزات أو إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أدوات التعاون وإدارة العمل

التحلي بالانضباط والالتزام في تنفيذ المهام، والقدرة على التنظيم وتحديد الأولويات وحل المشكلات، وامتلاك مهارات التنسيق والتواصل واتخاذ القرارات السليمة، إلى جانب الالتزام بالمسؤولية المهنية والسرية والرقابة الفعّالة.

تُعد الخبرة في مساحات العمل المشتركة أو مراكز الأعمال أو قطاع الضيافة أو إدارة العقارات أو تنظيم الفعاليات أو الاستشارات أو الشركات الناشئة أو المنظمات الخدمية ميزة إضافية

التفرغ للعمل بدوام كامل في مدينة حلب، مع الاستعداد للتحلي بالمرونة اللازمة لمتابعة الفعاليات والتعامل مع الحالات التشغيلية العاجلة والعمل لساعات إضافية عند الحاجة.بهذا الشكل، أصبحت القائمة موحّدة وجاهزة للإدراج ضمن الوصف الوظيفي لمدير العمليات أو مسؤول العمليات، مع دمج الكفاءات القيادية والتشغيلية والسلوكية ضمن المتطلبات بصورة واضحة ومهنية



Main Duties & Responsibilities

التخطيط والتنفيذ اليومي

ترجمة القرارات والخطط والموازنات المعتمدة إلى خطط وجداول تشغيلية، وتحديد الأولويات اليومية والأسبوعية والمسؤوليات والمواعيد

متابعة العمليات يوميًا والتدخل السريع عند التأخير أو الخلل

إدارة تقويم تشغيلي موحَّد (اجتماعات، فعاليات، صيانة، توظيف، إطلاق خدمات)

رفع المسائل التي تحتاج قرارًا إستراتيجيًا أو ماليًا أو فنيًا للمجلس مع الحقائق والتوصية

التنسيق مع المجلس والشركاء

العمل حلقة وصل بين المجلس والشركاء والموظفين ومزودي الخدمات

عقد اجتماع تنسيقي أسبوعي مع الشركاء المسؤولين عن الملفات النشطة

الاحتفاظ بسجل مركزي لقرارات المجلس والالتزامات والمسؤولين والمواعيد وحالة التنفيذ، ومتابعة المهام وإبلاغ الانحرافات فورًا

معالجة التعارضات بين الملفات، وإعداد تقرير تشغيلي أسبوعي والمشاركة في المراجعة الشهرية للمجلس

إدارة الفريق والأداء

الإشراف الإداري على الموظفين (الأدوار، الدوام، الجداول، الأولويات، خطوط التقارير) والتنسيق الفني مع الشريك المسؤول عن ملف كل موظف.

وضع خطط العمل ومتابعة المخرجات وتقديم الملاحظات ومعالجة مشكلات الأداء والسلوك

دعم التخطيط للقوى العاملة والتوظيف والتهيئة وتقييم فترة التجربة والتدريب والتطوير

ضمان دقة ملفات الموظفين وسجلات الدوام والإجازات والتقييمات، والتوصية بإجراءات التحفيز أو التصحيح أو التأديب للجهة المخوَّلة

ترسيخ ثقافة عمل تعاونية ومسؤولة وخدمية ومحترمة

المرافق والخدمات التشغيلية

الإشراف على جاهزية المقر ونظافته وأمنه وصيانته ومرافقه والدخول إليه

تنسيق حجوزات المكاتب والقاعات والفعاليات ومنع تعارضها.

الاحتفاظ بسجلات الأصول والمفاتيح والمعدات والصيانة والموردين، وتنسيق مقاولي الصيانة والأمن والنظافة والإنترنت والمرافق

تجهيز متطلبات الفعاليات والاجتماعات والمستأجرين والزوار مسبقًا، ومراقبة مخزون المستهلكات

توثيق الحوادث والأعطال وانقطاع الخدمة والإجراءات التصحيحية

خدمة العملاء والأعضاء والشركاء

ضمان تجربة مهنية متسقة للمستأجرين والأعضاء والعملاء والشركاء والزوار

متابعة الطلبات والشكاوى وأزمنة الاستجابة والرضا، وضمان حلها أو تصعيدها

تنسيق استقبال وتسليم المستأجرين والأعضاء والموظفين والشركاء ومزودي الخدمات

إبلاغ الالتزامات التعاقدية وقواعد المرافق وشروط الحجز وتطبيقها

التنسيق مع ملفات الإعلام والمجتمع وتطوير الأعمال والشراكات لتنفيذ الفعاليات والإطلاقات، وتحويل الملاحظات المتكررة إلى تحسينات

الرقابة الإدارية والمالية والمشتريات

متابعة الموازنات وخطط الشراء والمصاريف المتكررة، ومراقبة المصاريف التشغيلية مقابل الموازنة والتنبيه المبكر للانحرافات والالتزامات والاحتياجات النقدية

التحقق من طلبات الشراء وعروض الأسعار والمستندات وتأكيد التسليم ومتطلبات الدفع قبل رفعها

تطبيق إجراءات الشراء والتعاقد والنقد والمخزون والصلاحيات المعتمدة، والاحتفاظ بسجلات العقود والموردين والمشتريات والأصول والضمانات

التنسيق مع شريك المالية والإدارة في الدفعات والتحصيلات والتقارير، وطلب عروض تنافسية وتقييم الموردين (التكلفة، الجودة، الموثوقية، الخدمة، الالتزام)

الأنظمة والتقارير وتحسين العمليات

إعداد وتطبيق إجراءات العمل (SOPs) وقوائم التحقق والنماذج وأدوات المتابعة ومسارات الموافقات

بناء لوحة مؤشرات تشغيلية تشمل المهام والخدمات والموظفين والمرافق والموازنات والمخاطر ومؤشرات الأداء

ضمان اكتمال البيانات وحداثتها وحمايتها، وإعداد تقارير أسبوعية وشهرية (الإنجازات، التأخيرات، المخاطر، القرارات المطلوبة)

تحليل المشكلات المتكررة وقيادة تحليل الأسباب الجذرية والتحسين، والمساهمة في اختيار الأدوات الرقمية (المهام، الحجوزات، الأصول، الموارد البشرية، التقارير)

ضمان توصيل التغييرات المعتمدة وتوثيقها وتنفيذها ومراجعة فعاليتها

المخاطر والامتثال والسلامة واستمرارية العمل

الاحتفاظ بسجل مخاطر تشغيلية وتصعيد الحوادث ونقاط ضعف الرقابة

ضمان الامتثال للسياسات والعقود وقواعد المرافق والمتطلبات القانونية وإجراءات السلامة وقرارات المجلس

تنسيق الجاهزية للطوارئ والتحكم بالدخول والاستجابة للحوادث والإخلاء واستمرارية العمل

حماية المعلومات السرية (التجارية والموظفين والأعضاء والشركاء)، ومتابعة التأمين والتراخيص والتصاريح والتفتيش والتجديدات

أي مهام تشغيلية أخرى يكلفه بها المجلس ضمن صلاحياته