Executive Secretary.

- Job title: Executive Secretary.

- Location: Aleppo.

- Job type: full-time.

Job Description:

We are looking for an executive secretary for a detergents company who has previous experience in this field and has strong communication skills and good knowledge of Office programs, email management programs, and the English language, in addition to organizational skills and the ability to manage and organize the agenda and important matters of appointments, and deal with a variety of tasks and administrative matters, and achieve Necessary arrangement and organization.

Responsibilities:

- Graduate (university/institute) in business administration or any related certificates.

- Good knowledge of office and personnel management and basic accounting procedures.

- Proficiency in using MS Office programs, managing emails, and organizing data.

- Familiarity with basic research methods and reporting techniques.

- Possessing strong organizational skills and the ability to manage time excellently.

- Proficiency in English.

- Good knowledge of basic skills in Photoshop.

- Good communication skills.

- Integrity and confidentiality in dealing with various data.

- Full-time and commitment in terms of working hours.

Requirements:

- Prepare the agenda for the Executive Director and assist in planning appointments, and arranging travel and board meetings.

- Supervising organizational and administrative matters and following up on the workflow of the office and employees.

- Helping management in facing problems and challenges and proposing improvements and developments of the work cycle within the company or institution.

- Organizing outgoing and incoming correspondence, preparing contracts, preparing reports, and arranging them according to priorities.

- Conduct research and prepare presentations and reports upon request.

- Receiving and forwarding phone calls upon request.

- Coordination and attendance at meetings.

- Maintain electronic and paper records and ensure information is organized so that it is easily accessible.

- Treat documents with complete confidentiality and ensure that they are archived securely.

- Coordinating meetings, conferences, and events.

المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية.

- الموقع: حلب.

- نوع الوظيفة: دوام كامل.

المسمى وظيفي:

نبحث عن سكرتيرة تنفيذية لشركة تنظيف رائدة, لديها خبرة سابقة في هذا المجال ولديها مهارات تواصل قوية ومعرفة جيدة ببرامج الأوفيس وبرامج إدارة البريد الإلكتروني واللغة الإنجليزية، بالإضافة إلى المهارات التنظيمية والقدرة على الإدارة والإدارة وتنظيم جدول الأعمال والأمور المهمة المتعلقة بالتعيينات والتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام والأمور. إدارياً، وتحقيق الترتيب والتنظيم اللازمين.


المسؤوليات:

- خريجة (جامعة/معهد) في إدارة الأعمال أو أي شهادات ذات صلة.

- معرفة جيدة بإدارة المكاتب وشؤون الموظفين والإجراءات المحاسبية الأساسية.

- تتقن استخدام برامج MS Office وإدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم البيانات.

الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.

- إمتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بشكل ممتاز.

- إجادة اللغة الإنجليزية.

- معرفة جيدة بالمهارات الأساسية في برنامج الفوتوشوب.

- مهارات التواصل الجيد.

- النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.

- التفرغ التام والالتزام من حيث ساعات العمل.


المتطلبات:

-إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد وترتيب السفر واجتماعات مجلس الإدارة.

- الإشراف على الأمور التنظيمية والإدارية ومتابعة سير العمل بالمكتب والموظفين.

- مساعدة الإدارة في مواجهة المشاكل والتحديات واقتراح التحسينات والتطورات على دورة العمل داخل الشركة أو المؤسسة.

- تنظيم المراسلات الصادرة والواردة، وإعداد العقود، وإعداد التقارير، وترتيبها حسب الأولويات.

- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية والتقارير عند الطلب.

- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية عند الطلب.

- التنسيق وحضور الاجتماعات.

- الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية والتأكد من تنظيم المعلومات بحيث يسهل الوصول إليها.

- التعامل مع المستندات بسرية تامة والتأكد من أرشفتها بشكل آمن.

- تنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات.