Executive secretary

- Job title: Executive secretary.

- Location: Aleppo.

- Job type: full-time.

Job Description:

We are looking for an executive secretary with good experience to work in an engineering company. You will provide comprehensive administrative support to the executive management and contribute to the efficient operation of the company. You will be responsible for managing executive calendars, coordinating meetings and travel arrangements, preparing documents and reports, and facilitating effective communication within the organization and with external stakeholders. 

Requirements:

• Graduate (University Institute) in Business Administration or any related certificates.
• Good knowledge and At least two years of work experience in the field, office and staff management, and basic accounting procedures.
• Proficient in using MS Office programs, managing emails, and organizing data.
• Familiarity with basic research methods and reporting techniques.
• Possess strong organizational skills and the ability to manage time excellently.
• Strong command of the English language.
• mastering the English language.
• Good communication skills.
• Integrity and confidentiality in dealing with various data.
• Full-time and commitment in terms of working hours.

Responsibilities:

• Prepare the agenda for the Executive Director and assist in planning appointments and board meetings.
• Supervising organizational and administrative matters and following up on the workflow of the office and employees.
• Helping management in facing problems and challenges and proposing improvements and developments to the work cycle within the company or institution.
• Organizing incoming and outgoing correspondence and arranging them according to priorities.
• Conduct research and prepare presentations and reports upon request.
  Receive and transfer phone calls upon request.
• Coordinating and attending meetings on behalf of the Executive Director.
• Maintain electronic and paper records and ensure that information is organized so that it is easily accessible.
• Treat documents with complete confidentiality and ensure that they are archived securely.

- المسمى الوظيفي: سكرتيرة تنفيذية.

- الموقع: حلب.

- نوع الوظيفة: دوام كامل.

المسمى الوظيفي:

نبحث عن سكرتيرة تنفيذية ذات خبرة جيدة للعمل في شركة هندسية. ستقدم دعمًا إداريًا شاملاً للإدارة التنفيذية وستساهم في التشغيل الفعال للشركة. ستكون مسؤولاً عن إدارة التقويمات التنفيذية وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر وإعداد الوثائق والتقارير وتسهيل الاتصال الفعال داخل المنظمة ومع أصحاب المصلحة الخارجيين.

المتطلبات:

خريجة ( جامعة/ معهد) في إدارة الأعمال أو أي شهادات ذات صلة.
معرفة جيدة وخبرة عمل لا تقل عن سنتين في المجال وإدارة المكاتب والموظفين والإجراءات المحاسبية الأساسية.
يتقن استخدام برامج MS Office وإدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم البيانات.
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الوقت بشكل ممتاز.
إجادة اللغة الإنجليزية.
مهارات التواصل الجيد.
النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.
التفرغ التام والالتزام من حيث ساعات العمل.


المسؤوليات:

إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة.
الإشراف على الأمور التنظيمية والإدارية ومتابعة سير العمل بالمكتب والموظفين.
مساعدة الإدارة في مواجهة المشاكل والتحديات واقتراح التحسينات والتطورات على دورة العمل داخل الشركة أو المؤسسة.
- تنظيم المراسلات الواردة والصادرة وترتيبها حسب الأولويات.
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية والتقارير عند الطلب.
استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية عند الطلب.
تنسيق وحضور الاجتماعات نيابة عن المدير التنفيذي.
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية والتأكد من تنظيم المعلومات بحيث يسهل الوصول إليها.
التعامل مع المستندات بسرية تامة والتأكد من أرشفتها بشكل آمن.