Executive Assistant

Executive Assistant - 32-40 uur

Ben je op zoek naar een uitdagende en afwisselende rol waarin je een cruciale ondersteunende schakel bent voor het managementteam van een dynamisch consultancy bedrijf? Ben je goed in organiseren, problemen oplossen en ben je proactief? Dan ben jij precies wie we zoeken! Lees verder en ontdek waarom deze functie perfect bij jou past.

Dit zijn de werkzaamheden:

Ons consultancy bedrijf in de regio Den Haag, gespecialiseerd in het adviseren van opleidingsinstituten, is op zoek naar een toegewijde en nauwkeurige Executive Assistant. Dit is een sleutelrol binnen onze organisatie waarbij jouw input over de invulling van de rol zeer welkom en gewaardeerd wordt. Naast het zelf vormgeven van de rol, zijn er uiteraard een aantal kerntaken die vervuld moeten worden:

• Beheren van de agendas van de directieleden, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en reizen;
• Organiseren van evenementen, vergaderingen en zakelijke bijeenkomsten voor de directie;
• Coördineren van interne en externe communicatie namens de directie, inclusief het afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Voorbereiden en opstellen van presentaties, rapporten, memos, notulen, en andere documenten voor directieleden;
• Verzamelen en opvolgen van gegevens voor diverse rapporten en analyses;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waaronder klanten, leveranciers en andere belanghebbenden;
• Beheren van vertrouwelijke informatie en documenten met de hoogste mate van discretie en professionaliteit;
• Fungeren als brug tussen de directie en andere afdelingen binnen de organisatie en proactief samenwerken met collegas om operationele doelstellingen te behalen.

Een beknopt overzicht van een typische week:

Een week als Executive Assistant is dynamisch en vol afwisseling. Op maandag start je met een teamoverleg waarin de belangrijkste prioriteiten voor de week worden besproken. Dinsdag besteed je tijd aan het voorbereiden van een belangrijke presentatie voor een klantbijeenkomst later die week. Woensdag staan er diverse vergaderingen gepland die jij organiseert en notuleert. Donderdag bereid je de kwartaalrapportages voor en zorg je dat alle gegevens tijdig verzameld en verwerkt zijn. Vrijdag rond je de week af met het plannen van een teambuilding evenement voor de volgende maand en zorg je dat alle reiskosten en declaraties netjes verwerkt zijn.

Dit ben jij:

De opdrachtgever is op zoek naar een proactieve en discrete professional die het managementteam optimaal kan ondersteunen. Jij voldoet aan de volgende criteria:

• Minimaal 3 jaar ervaring als executive assistant, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Teamspeler met sterke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om relaties op te bouwen en te onderhouden op alle niveaus van de organisatie;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Een afgeronde HBO-opleiding in een relevante richting zoals Office Management, Communicatie of Bedrijfskunde is een pré.

Dit krijg je ervoor terug:

• Een dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke en professionele groei;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het toepassen van eigen ideeën en initiatieven;
• Een marktconform salaris van 3000 - 4000 per maand, afhankelijk van ervaring en kwalificaties;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om 32 of 40 uur per week te werken;
• Ten minste 25 vakantiedagen en 5 ATV-dagen (naar rato);
• Een ruime thuiswerkregeling met alle benodigde faciliteiten;
• Een mobiele telefoon en laptop van de zaak;
• Een solide pensioenregeling;
• Mogelijkheden tot het volgen van trainingen en cursussen op kosten van de werkgever.

Dit is de werkgever:

De opdrachtgever is een vooraanstaand consultancy bedrijf dat opleidingsinstituten adviseert en ondersteunt in hun strategische en operationele vraagstukken. Met een geschiedenis van meer dan 15 jaar hebben ze een sterke reputatie opgebouwd in de sector. Het bedrijf heeft momenteel ongeveer 150 medewerkers, waarvan een groot deel gespecialiseerd is in diverse disciplines zoals onderwijskunde, bedrijfskunde en veranderingsmanagement.

Je zult werken in een hecht team van vier andere executive assistants, waarbij samenwerking en kennisdeling centraal staan. De werkcultuur is professioneel maar informeel, met een sterke focus op collegialiteit, open communicatie en continue ontwikkeling. Regelmatig worden er teambuilding activiteiten en sociale evenementen georganiseerd om de teamspirit hoog te houden. Het bedrijf streeft ernaar een inclusieve en ondersteunende werkomgeving te bieden waarin iedereen zich gewaardeerd voelt en de kans krijgt om te groeien.

Ben jij de Executive Assistant die wij zoeken? Solliciteer dan nu en stuur jouw CV en motivatie naar ONTAPE. Wij zien graag jouw sollicitatie tegemoet en nemen binnen twee werkdagen contact met je op. Mis deze kans niet om deel uit te maken van een toonaangevend consultancy bedrijf!