Secretario/a Administrativo/a de Despacho

Desde LUZA Group buscamos incorporar un/a Secretario/a Administrativo/a de Despacho para un importante despacho de abogados.

Buscamos una persona organizada, proactiva, resolutiva y con orientación al servicio, que dé apoyo a los distintos departamentos administrativos del despacho y, especialmente, al equipo de abogados y secretariado en las tareas del día a día.

Se trata de una posición polivalente y transversal, en la que la persona incorporada colaborará con diferentes áreas del despacho, prestando apoyo en funciones de secretariado, administración, recepción y gestión de prefacturación, así como cubriendo puntualmente otras necesidades del equipo.

¿Cuáles serán tus funciones?

• Secretariado y soporte administrativo al equipo de abogados, dando apoyo en la gestión de sus necesidades del día a día.
• Gestión y organización de documentación física y digital.
• Organización de agendas, reservas de salas y apoyo en la coordinación de reuniones.
• Atención y preparación de salas para reuniones internas y visitas de clientes.
• Gestión y desvío de llamadas telefónicas.
• Recepción y atención de visitas cuando sea necesario.
• Apoyo en la gestión de mensajería, paquetería y correspondencia.
• Preparación de documentación y material de soporte para reuniones y eventos.
• Apoyo en la gestión de prefacturación, incluyendo:
  • Alta y actualización de clientes, asuntos y expedientes en la herramienta de gestión.
  • Introducción y actualización de datos.
  • Subida y gestión de documentación en la herramienta.
  • Revisión de información y documentación necesaria para la prefacturación.
  • Apoyo en el seguimiento de los procesos administrativos vinculados a la facturación.
• Gestión y actualización de bases de datos y herramientas internas.
• Colaboración con los distintos departamentos administrativos del despacho.
• Apoyo y sustitución puntual de otras posiciones de soporte, especialmente en situaciones de ausencia, vacaciones o picos de trabajo, incluyendo recepción y administración.
• Apoyo general en otras tareas administrativas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del despacho.

Requisitos

• Valorable formación en Administración, Secretariado, Gestión Administrativa o similar.
• Experiencia previa en puestos de secretariado, administración o recepción.
• Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
• Capacidad para trabajar con herramientas y plataformas de gestión.
• Persona organizada, metódica y con atención al detalle.
• Buenas habilidades de comunicación y trato profesional.
• Actitud colaborativa, proactiva y orientada al servicio.
• Capacidad para trabajar en equipo y gestionar varias tareas simultáneamente.
• Flexibilidad y polivalencia para asumir diferentes funciones según las necesidades del despacho.

Valoraremos

• Experiencia previa en despachos de abogados, despachos profesionales, asesorías o entornos corporativos.
• Experiencia realizando secretariado para abogados o profesionales.
• Experiencia en prefacturación, facturación o gestión administrativa de expedientes.
• Experiencia con herramientas de gestión de despachos.
• Nivel de inglés para atención telefónica y recepción de visitas.

¿Qué ofrecemos?

• Incorporación a un despacho consolidado y de reconocido prestigio.
• Entorno profesional, dinámico y colaborativo.
• Posición estable y con una visión transversal del funcionamiento del despacho.
• Posibilidad de aprendizaje y desarrollo dentro del área administrativa y de secretariado.
• Formación continua.
• Salario: 19.000 € brutos anuales.

¡Estamos deseando conocerte!