Adjointe au VP - grande entreprise québécoise - avantages sociaux complets

Notre client, une entreprise québécoise de renom située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe exécutive chevronnée afin d'épauler un de ses vice-président dans la gestion de ses activités et de ses priorités. Jouant un rôle central au sein de l'équipe, la personne recherchée se démarquera par son sens de l'organisation, sa proactivité et sa capacité à naviguer avec agilité dans un environnement où les dossiers sont variés et les interlocuteurs nombreux. Elle contribuera activement à fluidifier les communications, à assurer le suivi des mandats et à faciliter le bon déroulement des opérations, tout en offrant un soutien exécutif rigoureux et de grande qualité.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE AU VICE-PRÉSIDENT SERA DE:

• Assurer un soutien exécutif de haut niveau au vice-président, en facilitant la gestion de ses priorités, de ses engagements et de ses responsabilités quotidiennes;
• Coordonner les communications et les demandes provenant des différents départements, en assurer la répartition et veiller à leur traitement efficace;
• Rédiger, réviser et traduire, au besoin, diverses communications, publications, éditoriaux et allocutions destinés aux équipes internes et aux parties prenantes;
• Organiser les rencontres exécutives, préparer les documents et présentations requis et assurer les suivis nécessaires auprès des différents intervenants;
• Anticiper les besoins du vice-président, identifier les enjeux susceptibles de ralentir les opérations et assurer une communication proactive afin de faciliter la prise de décision;
• Optimiser la gestion de l'agenda, des priorités et des déplacements professionnels, incluant la planification des voyages d'affaires et la coordination des réservations;
• Assurer le suivi des mandats, la priorisation des demandes et la progression des dossiers afin de maintenir l'efficacité des processus en place;
• Préparer et administrer les comptes de dépenses exécutifs, effectuer la comptabilisation des frais et assurer le suivi des paiements;
• Synthétiser et schématiser l'information provenant des différents intervenants et dirigeants afin d'en faciliter la compréhension et la circulation;
• Coordonner les activités d'équipe, favoriser une communication harmonieuse entre les membres et contribuer au bon fonctionnement des opérations;
• Faciliter l'exécution des responsabilités du vice-président en assurant une coordination rigoureuse entre les différents dossiers, équipes et parties prenantes.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Gamme d'avantages sociaux complets;
• Salaire compétitif + bonus annuel;
• 4 semaines de vacances.