Adjointe personnelle - domaine du divertissement - voyage à l'étranger

Notre client, une entreprise montréalaise œuvrant dans le domaine du divertissement, est à la recherche d'une adjointe personnelle afin d'accompagner un gestionnaire dans la gestion de son quotidien professionnel et personnel. La personne recherchée sera un véritable point de repère pour le gestionnaire. Organisée, proactive et discrète, elle saura anticiper ses besoins, assurer une gestion efficace de son agenda et veiller à la bonne coordination de ses différentes activités. Il s'agit d'un rôle de confiance, offrant beaucoup de variété et l'occasion de travailler dans un environnement dynamique et stimulant.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE PERSONNELLE SERA DE:

• Gérer l'agenda du gestionnaire, coordonner ses rendez-vous, rencontres, appels et engagements, et assurer une organisation optimale de son emploi du temps;
• Anticiper les besoins du gestionnaire, effectuer les suivis requis et veiller au respect des priorités et des échéanciers;
• Coordonner les réunions, préparer les rencontres et assurer les suivis nécessaires;
• Organiser les déplacements professionnels et personnels, incluant les réservations de vols, hôtels, transports et autres éléments logistiques;
• Accompagner occasionnellement le gestionnaire lors de voyages à l'étranger et assurer la coordination de la logistique sur place;
• Effectuer diverses réservations, notamment auprès de restaurants, établissements hôteliers et fournisseurs;
• Gérer les invitations, événements, activités et engagements personnels et professionnels;
• Rédiger, réviser et mettre en forme diverses communications, présentations et documents;
• Assurer le suivi des courriels et des demandes nécessitant une intervention ou une coordination;
• Effectuer les suivis auprès de différents interlocuteurs, fournisseurs, partenaires et collaborateurs;
• Coordonner certaines dépenses, factures, reçus et documents administratifs;
• Gérer avec discrétion des informations confidentielles et des demandes de nature personnelle;
• Collaborer avec les différents intervenants gravitant autour du gestionnaire afin d'assurer une coordination fluide de son quotidien;
• Prendre en charge toute autre tâche connexe permettant de faciliter le quotidien du gestionnaire.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou collégial dans un domaine pertinent;
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint);
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances;
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes de manière proactive;
• Solides compétences interpersonnelles et esprit d'équipe collaboratif.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Possibilité de voyager à l'étranger;
• Salaire compétitif;
• 4 semaines de vacances.