Adjointe exécutive - milieu juridique - hybride

Notre client, un cabinet d'avocats réputé, est à la recherche d'une adjointe exécutive. Vous serez chargée de la gestion des calendriers, des courriels et des tâches quotidiennes, la coordination des réunions et des déplacements, la préparation et l'édition de documents, la gestion des fichiers et du courrier. Un très beau défi pour une adjointe expérimentée dans le monde juridique!

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE EXÉCUTIVE SERA DE:

• Gérer les courriels, calendrier, fichiers et activités liées aux clients pour fournir un soutien administratif quotidien aux avocats;
• Coordonner les réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du soutien nécessaire;
• Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements sur site et externes. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements internes et externes;
• S'occuper des arrangements de voyage, y compris la préparation des itinéraires en coordination avec les ressources de voyage du cabinet et en conformité avec les politiques de voyage du cabinet et du client;
• Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée;
• Préparer, réviser et assurer la mise en forme de la correspondance, les mémorandums, les documents de grandes transactions, les rapports et autres documents importants;
• Travailler en collaboration avec l'avocat et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées mensuellement;
• Collaborer avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers;
• Effectuer toute autre tâche connexe qui peut être demandée dans le cadre des fonctions du rôle.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme ou certificat collégial en secrétariat juridique ou diplôme universitaire en administration des affaires ou un domaine connexe;
• Un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinentes à titre d'adjointe exécutive ou juridique;
• Connaissances techniques avancées des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Compréhension de la pratique juridique du litige;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais;
• Grand souci du détail et solides compétences en traitement de texte, en orthographe, en correction d'épreuves et en révision;
• Solides aptitudes en gestion du temps et grand sens de l'organisation;
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité, et capacité à traiter des renseignements hautement confidentiels.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Avantages sociaux complets;
• 3 à 4 semaines de vacances;
• Heures supplémentaires rémunérées.