Adjointe à la VP RH - environnement culturel - hybride

Notre client, un organisme canadien qui œuvre dans le domaine culturel, est présentement à la recherche dune Adjointe pour soutenir sa Vice-présidente RH. La personne titulaire du poste assume un rôle de collaboratrice, et agit comme point de contact et de pivot privilégié pour la Vice-présidente, les membres de l'équipe et les parties prenantes internes et externes. Elle assure une communication et coordination continue des besoins, initiatives, changements, urgences et priorités importantes au niveau de l'organisation.

VOTRE RÔLE EN TANT QU'ADJOINTE À LA VP SERA DE:

• Répondre et aider à la priorisation, coordination et délégation suivant les appels téléphoniques et gestion des courriels incluant l'archivage de l'information;
• Gérer quotidiennement l'agenda de la VP RH pour assurer sa gestion du temps et des priorités afin de rencontrer les engagements et d'éviter les retards dans la remise de dossiers;
• Organiser les réunions et la logistique associée en préparant les documents pertinents, réservant les salles de réunion et en veillant à ce que tous les participants soient informés des détails de la réunion, et assurer la prise de minutes lors des rencontres;
• Coordonner la préparation et la remise de documents dans les délais prescrits (tels que; rapports de toutes natures, présentations ou notes de réunions), les rédige ou participe à la rédaction, les met à jour selon le cas et les met en forme, effectue le suivi des traductions requises;
• S'assurer de la qualité linguistique, grammaticale et de l'orthographe des documents à remettre et effectuer les corrections lorsque requis dans les deux langues officielles;
• Organiser les voyages d'affaires de la VP RH de façon efficiente et sécuritaire, dans le respect des politiques de l'organisation;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

LE PROFIL QUE NOUS CHERCHONS:

• Diplôme d'études collégiales en techniques de secrétariat ou l'équivalent;
• Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire;
• Haut niveau de compétence à utiliser la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint);
• Professionnalisme dans les relations interpersonnelles, entregent, tact, diplomatie, discrétion et discernement, fiable, autonome, flexible;
• Aptitude développée en planification et sens de l'organisation du travail;
• Capacité d'adaptation face à des situations variées et bonne gestion du stress;
• Bon jugement dans l'établissement des priorités, dans l'interprétation de directives.

LES AVANTAGES QUE VOUS AUREZ:

• Assurances collectives complètes;
• Fonds de pension;
• Mode de télétravail hybride à 2 jours/semaine au bureau.