Recepcionista

Unete al equipo de Administración en IVCISA

Modalidad: Presencial, Lunes a Viernes - Costa del Este

En IVCISA, buscamos un/a Recepcionista con alta vocación de servicio, empatía y excelente presencia profesional. Tu rol será la primera cara de nuestra empresa en Panamá, garantizando una bienvenida cálida y eficiente, y brindando soporte clave para el buen funcionamiento de nuestras instalaciones y la atención a clientes.

Responsabilidades

• Atención y Recepción: Ser el primer punto de contacto, recibiendo, anunciando y orientando a clientes, aliados estratégicos y visitantes con un alto estándar de profesionalismo y calidez.
• Gestión Telefónica: Manejo de la central telefónica, atendiendo consultas generales, filtrando y derivando llamadas a los departamentos correspondientes de manera ágil.
• Control de Accesos: Registro de visitantes y coordinación continua con el personal de seguridad o administración del edificio para asegurar el flujo adecuado y seguro de personas.
• Administración de Correspondencia: Recepción, clasificación y distribución interna de paquetería y documentos, además de coordinar envíos con servicios de mensajería externa.
• Gestión de Espacios: Mantenimiento visual de la recepción y coordinación del calendario de las salas de reuniones, asegurando que estén equipadas, limpias y listas para los encuentros presenciales.
• Soporte Administrativo Básico: Apoyo al equipo de Administración en la digitalización de documentos, archivo general, actualización de directorios telefónicos internos y control de inventario básico de cafetería.

Conocimientos técnicos requeridos

• Experiencia en Atención al Cliente: Trayectoria demostrable en roles de recepción, servicio al cliente, host/hostess o posiciones de cara al público (front desk).
• Dominio de Ofimática: Manejo intermedio de paquete Office, especialmente Excel (para bitácoras y registro de visitantes) y Word (redacción de correos y notas corporativas).
• Manejo de Equipos de Oficina: Conocimiento en el uso de centrales telefónicas/conmutadores, impresoras multifuncionales y escáneres.
• Comunicación Asertiva: Excelente expresión oral y escrita, aplicando el protocolo adecuado para el trato amable y resolutivo con ejecutivos, clientes y proveedores.
• Organización y Gestión del Tiempo: Capacidad para manejar un entorno dinámico, atendiendo múltiples tareas simultáneas (llamadas, visitas, mensajería) de forma ordenada y sin perder la compostura.

Se valorará positivamente

• Estudios técnicos o primeros años de universidad en áreas de Administración, Relaciones Públicas, Hotelería, Turismo o carreras afines.
• Dominio del idioma inglés (nivel intermedio-conversacional) para la recepción y atención de clientes internacionales.
• Experiencia previa trabajando en edificios corporativos, preferiblemente en oficinas del sector Tecnología, IT o servicios empresariales.