PT. Applus Energi & Industri - Control Room Clerk

PT. Applus Energi dan Industri is one of the manpower supply contractors of PT. Freeport Indonesia - Smelter

Division : Site Operation, Smelting & Refining

Position Title : Control Room Clerk

Work Location : Gresik, East Java

Employment Type : 12-month contract based with possibility extension

The purpose of this position / Fungsi dari posisi ini:

To provide administrative and operational support to the process plant control room team, ensuring seamless documentation, communication, and coordination of activities to maintain efficient and safe plant operations.

Memberikan dukungan administratif dan operasional kepada tim ruang kontrol pabrik, memastikan dokumentasi, komunikasi, dan koordinasi kegiatan berjalan dengan lancar untuk menjaga operasi pabrik yang efisien dan aman.

The key duties and responsibilities of this position / Tugas dan tanggung jawab utama posisi ini:

1. Administrative Support / Dukungan Administratif :

• Maintain and update control room logs, records, and documentation
• Memelihara dan memperbarui log, catatan, dan dokumentasi ruang kontrol.
• Prepare daily, weekly, and monthly reports as required.
• Menyiapkan laporan harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan.
• Handle incoming and outgoing correspondence related to control room activities. Menangani korespondensi masuk dan keluar yang terkait dengan aktivitas ruang kontrol.

2. Data Entry and Record Keeping / Entri Data dan Pencatatan :

• Input process and operational data into computer systems with accuracy. Menginput proses dan data operasional ke dalam sistem komputer dengan akurat.
• Maintain an organized system for storing records such as shift logs, equipment performance reports, and incident reports. Memelihara sistem yang terorganisir untuk menyimpan catatan seperti log shift, laporan kinerja peralatan, dan laporan insiden.

3. Communication and Coordination / Komunikasi dan Koordinasi :

• Act as a liaison between control room operators and other departments. Bertindak sebagai penghubung antara operator ruang kontrol dan departemen lain.
• Ensure accurate and timely dissemination of instructions, updates, and notifications. Memastikan penyebaran instruksi, pembaruan, dan pemberitahuan yang akurat dan tepat waktu.
• Monitor and respond to emails or messages relevant to control room operations. Memantau dan menanggapi email atau pesan yang relevan dengan operasi ruang kontrol

4.  Safety and Compliance / Keamanan dan Kepatuhan:

• Ensure all control room documentation adheres to regulatory and company standards. Pastikan semua dokumentasi ruang kontrol mematuhi peraturan dan standar perusahaan.
• Assist in preparing compliance reports and maintaining audit-ready records. Membantu dalam menyiapkan laporan kepatuhan dan memelihara catatan siap audit.

5.  Inventory and Supplies Management / Manajemen Inventaris dan Perlengkapan :

• Monitor and manage office supplies required for the control room. Memantau dan mengelola perlengkapan kantor yang diperlukan untuk ruang kontrol.
• Coordinate with procurement for replenishment of essential items. Berkoordinasi dengan pengadaan untuk pengisian barang-barang penting.

6. Support Operational Activities / Dukungan Aktivitas Operasional:

• Assist control room operators with non-technical tasks during shifts. Membantu operator ruang kontrol dengan tugas non-teknis selama shift.
• Document incidents and near-miss reports under the guidance of the operations team. Mendokumentasikan insiden dan laporan nyaris kecelakaan di bawah bimbingan tim operasi.

7. Continuous Improvement / Peningkatan Berkelanjutan :

• Suggest improvements to documentation and administrative processes to enhance efficiency. Menyarankan perbaikan pada dokumentasi dan proses administrasi untuk meningkatkan efisiensi.
• Participate in team meetings and training sessions as required. Berpartisipasi dalam rapat tim dan sesi pelatihan sesuai kebutuhan.

The background, education, and work experience needed to succeed in this job are / Latar belakang, pendidikan, dan pengalaman kerja yang diperlukan agar berhasil dalam pekerjaan ini :

Minimum High school diploma or equivalent (additional administrative or technical qualifications preferred) with around 1-3 years in an administrative or clerical role, preferably in an industrial or process plant setting.

Minimal pendidikan SMA/SMK atau setara (kualifikasi administrasi atau teknis tambahan lebih disukai) dengan sekitar 1-3 tahun dalam peran administrasi, lebih disukai di Industri Pabrik Pengolahan.

Knowledge, Skills, & Abilities / Pengetahuan, keterampilan & kemampuan :

1. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint). Mahir dalam Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)
2. Strong organizational and multitasking abilities. Kemampuan organisasi dan multitasking yang kuat.
3. Excellent written and verbal communication skills. Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang sangat baik.
4. Basic understanding of process plant operations is an advantage. Pemahaman dasar tentang operasi pabrik proses merupakan keuntungan.
5. Attention to detail and ability to handle confidential information. Perhatian terhadap detail dan kemampuan untuk menangani informasi rahasia.

Deadline : January, 28th 2025