PT. Applus Energi & Industri - Contract Management

PT. Applus Energi dan Industri is one of the manpower supply contractors of PT. Freeport Indonesia - Smelter

Division : Business Process, Smelting & Refining

Position Title : Contract Management

Work Location : Gresik, East Java

Employment Type : 12-month contract based with possibility extension

The purpose of this position:

Responsible for the development of proper Scope of work, by discussing the key deliverable, performance matrix, pricing scheme, execution schedule with the internal customer.

This individual will place Health and Safety at the forefront of every scope of work that is contracted out and executed by contractors.

The role further be responsible to ensure the timely onboarding of the contractor and to ensure compliance with Freeport Smelter onboarding requirements. This individual with be further tasked with ensuring task performance is fully completed as agreed in the scope and to the right level of quality and release invoice for payment.

Bertanggung jawab atas pengembangan Ruang Lingkup pekerjaan yang tepat, dengan mendiskusikan hasil utama, matriks kinerja, skema harga, jadwal pelaksanaan dengan pelanggan internal.

Individu ini akan menempatkan Kesehatan dan Keselamatan di garis depan di setiap ruang lingkup pekerjaan yang dikontrakkan dan dilaksanakan oleh kontraktor.

Individu ini selanjutnya akan bertugas untuk memastikan kinerja tugas diselesaikan sepenuhnya sebagaimana disepakati dalam ruang lingkup dan pada tingkat kualitas yang tepat dan merilis faktur untuk pembayaran.

The key duties and responsibilities of this position:

1. Put together and review Scopes of Work (SOW) / Menyusun dan meninjau Ruang Lingkup Pekerjaan (SOW)
2. Select appropriate costing scheme / Memilih skema biaya yang sesuai
3. Ensure selected Contractor follows provisions of the Contractor Safety Manual / Memastikan Kontraktor yang dipilih mengikuti ketentuan Manual Keselamatan Kontraktor
4. Working with internal customer on onboarding and execution schedule. / Bekerja sama dengan pelanggan internal untuk jadwal orientasi dan pelaksanaan.
5. Review invoices for accuracy in rates and prices / Meninjau faktur untuk mengetahui keakuratan tarif dan harga
6. Review invoices for completeness of work performed. / Meninjau faktur untuk mengetahui kelengkapan pekerjaan yang dilakukan
7. Review and advise the internal customer regarding requests for changes in the contract (Change Order) prior to changes being incurred, or soon after becoming aware of these. / Meninjau dan memberi tahu pelanggan internal mengenai permintaan perubahan kontrak (Perintah Perubahan) sebelum perubahan dilakukan, atau segera setelah mengetahui hal tersebut.
8. Review and approve Contractor JSA for compliance with Corporate and site requirements and maintain a repository of Contractor JSAs on SharePoint / Meninjau dan menyetujui JSA Kontraktor untuk kepatuhan terhadap persyaratan Perusahaan dan lokasi serta memelihara repositori JSA Kontraktor di SharePoint
9. Assist Contract Manager in supervising safe work through observations, audits, etc. / Membantu Manajer Kontrak dalam mengawasi pekerjaan yang aman melalui pengamatan, audit, dll.

The key challenges in this position:

1. As a contract management must be responsible with the contract that prepared, understand all process and service requested by others with limited time. / Sebagai seorang Contract Management harus bertanggung jawab terhadap kontrak yang telah disusun, memahami semua proses dan layanan yang diminta oleh pihak lain dengan waktu yang terbatas.
2. Must be able to determine the win-win solution for both Company and vendor. / Harus mampu menentukan solusi yang menguntungkan bagi kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan vendor.
3. Maintain good relationship with stakeholder and vendor. / Menjaga hubungan baik dengan pemangku kepentingan dan vendor.

The Background, Education, and work experience needed to succeed in this job are:

Minimum Education and Experience

1. Bachelor's degree in Civil, Mechanical or Electrical Engineering preferred. / S1 Bidang Teknik Sipil, Teknik Mesin, atau Teknik Elektro lebih diutamakan.
2. Computer literacy in MS Office Suite is required. / Literasi komputer dalam MS Office Suite adalah suatu keharusan.
3. Minimum of 5 years' experience in a Mining/ Metals Processing facility in Contract Management / Minimal 5 tahun pengalaman di fasilitas Pertambangan/Pemrosesan Logam dalam Manajemen Kontrak
4. Excellent problem-solving skills required. / Diperlukan keterampilan pemecahan masalah yang sangat baik.
5. Must be able to lead a cross functional team and possess a drive for continuous improvement. / Harus mampu memimpin tim lintas fungsi dan memiliki dorongan untuk perbaikan berkelanjutan.
6. Must be able to train and mentor others. / Harus mampu melatih dan membimbing orang lain.

Deadline : January, 28th 2025