PT. Applus Energi & Industri-(Business Process, Smelting & Refining) Business Support Administrator

PT. Applus Energi dan Industri is one of the manpower supply contractors of PT. Freeport Indonesia - Smelter

Division : Business Process, Smelting & Refining - Human Resource

Position Title : Business Support Administrator

Work Location : Gresik, East Java

Employment Type : 12-month contract based with possibility extension

Fungsi dari posisi ini/The purpose of this position:
Berperan sebagai HR Business partner dari semua department dalam melakukan tugas administratif perihal data kehadiran (timesheet) karyawan yang meliputi penanganan korespondensi, penarikan dan entri data kehadiran, pengecekan, dan tugas administrasi serupa yang mungkin diperlukan guna memastikan proses rekapitulasi data kehadiran karyawan untuk keperluan penggajian (payroll), pembayaran lembur (overtime) dan insentif karyawan berjalan sesuai standar yang ditetapkan, Posisi ini adalah kontrak kerja dengan masa berlaku 1 tahun. 

Act as a HR business partner for all departments in carrying out administrative tasks regarding employee attendance data (timesheets) which includes handling correspondence, download data, data entry and checking, to ensure recapitulation process for data of employee attendance which needed for Payroll process; including overtime and incentives. Also similar clerical tasks as may be required to ensure payroll and incentives. This position is a work contract with a validity period of 1 year.

Tugas dan tanggung jawab utama posisi ini/The key duties and responsibilities of this position:

1. Berperan sebagai korespondensi perihal administrasi data kehadiran karyawan di seluruh Departemen. Act as correspondence related with timesheet administration for employee in every department.

2. Mengelola dan memastikan keakuratan data administrasi kehadiran karyawan (timesheet) guna kelancaran proses penggajian bulanan (payroll), lembur (overtime) dan insentif. Manage and ensure the accuracy of data and timesheet administration to support payroll, including overtime and incentives accordingly.

3. Melakukan verifikasi informasi/data perubahan dan pembaharuan, yang diterima dari maupun ke PIC Departemen, terutama jika ada status yang memerlukan tindakan lebih lanjut. Verify all timesheet changes and updates according to information from or to the PIC in Department, especially if there is any status that need follow up.

4. Berkoordinasi dengan team Payroll untuk dapat memproses penggajian, lembur (overtime) dan insentif karyawan sesuai standar yang ditetapkan. Coordinate with Payroll Team to process the payroll including overtime and incentives accordingly.

5. Melaksanakan tugas support administratif lain yang ditugaskan oleh HR Business Partner. Support HR Business Partner by perform other supporting and administratives duties if needed.

Tantangan utama pada posisi ini/The key challenges in this position:

1. Kolaborasi/Collaboration: Kemampuan untuk berkolaborasi dengan tim internal maupun pihak-pihak yang terkait. / Ability to collaborate with internal team or other related stakeholder

2. Service Level Agreements: Memastikan data kehadiran (timesheet), lembur (overtime) dan insentif dilaporkan tepat waktu sesuai waktu cut-off. / Ensure report timesheet, overtime and incentives submitted according to cut-off time.

3. Compliance: Memastikan data kehadiran (timesheet), lembur (overtime), dan insentif akurat dan sesuai dengan kondisi aktual relevan dan profesional. / Ensure the accuracy of timesheet, overtime and incentives according actual condition and professionality.

4. Prioritas Pekerjaan/Prioritizing Tasks: Mengelola pekerjaan berdasarkan skala priortas dan memastikan pekerjaan terselesaikan efektif, efisien, sesuai waktu yang sudah ditetapkan. / Prioritize tasks and escalate to ensure that all issues are addressed in a timely and efficient manner.

Latar belakang, pendidikan, dan pengalaman kerja yang diperlukan agar berhasil dalam pekerjaan ini/ The background, education, and work experience needed to succeed in this job are:

1. Minimum S1 atau Diploma 3 management / accounting dengan latar belakang yang relevan. / Minimum Bachelor or Diploma in management or accounting with related background.

2. Minimum 1-2 Tahun Pengalaman dalam penanganan timesheets management karyawan / 1-2 years of experience in handling employee timesheets management.

3. Bersedia bekerja dalam shift / Willing to work on shift roster .

Core Competencies (Knowledge, Skills & Characters)

1. Kemampuan dalam Pengelolaan Kerja dengan Baik dan detail. / Excellent organizational skills and attention to detail.

2. Kemampuan dalam mengelola data menggunakan aplikasi pendukung (Microsoft Excel dan sejenisnya). / Ability to managing data using proper application (Microsoft Excel and related).

3. Komunikasi dan keterampilan interpersonal. / Excellent communication and interpersonal skills

4. Kolaborasi dan Kerjasama. / Collaboration and able to work as part of a team.

Area-area utama dimana pemegang posisi mempunyai tanggung jawab mengambil keputusan/The key areas that the incumbent have decision-making responsibility :

1. Document Control: Memastikan dokumen-dokumen terkait dengan administrasi timesheettersimpan dan dikelola dengan baik. / Ensuring all document related with timesheet administratives are filed and manageable.

2. Service: Mengupayakan pelaporan data secara maksimal dengan komplain yang minimal. / Maximum effort and minimum complaint.

Deadline : 24 Sep 2024