Project Management Officer - Portfolio Governance (Employed or freelance)

📋 Tâches et responsabilités

Français

Mission principale
Le PMO centralise et coordonne la gestion de projets au sein de l'organisation. Il fait le lien entre les équipes opérationnelles et la direction stratégique. Sa mission dépasse le simple suivi administratif : il contribue à l'excellence en gestion de projet, du support méthodologique quotidien jusqu'à la supervision stratégique du portefeuille.

Son action repose sur trois axes complémentaires : le cadre de travail, la gouvernance du portefeuille et l'accompagnement des équipes.

Responsabilités clés et tâches

• Coach et mentor
  • Accompagner les initiateurs dès la phase d'idéation afin de structurer leur réflexion, d'estimer les ressources nécessaires et d'identifier les risques, sans rédiger à leur place.
  • Former en continu les chefs de projet et les sponsors à l'utilisation des outils de pilotage tels que MS Planner, WBS, Gantt, matrice des risques et Issue Log.
  • Capitaliser les retours d'expérience en fin de projet afin d'éviter la répétition des mêmes erreurs et d'ajuster la méthodologie si nécessaire.
• Gardien du cadre
  • Évaluer et classifier les nouvelles initiatives en projets stratégiques, tactiques ou opérationnels, en les distinguant clairement des activités récurrentes.
  • Effectuer un contrôle qualité des business cases, fiches projet et fiches d'évaluation avant leur passage devant une instance de décision, avec vérification de la complétude, de la structure et de la cohérence en matière de planning, budget et ressources.
  • Superviser la qualité des données encodées par les chefs de projet dans les bases et outils de gestion de portefeuille (PPM), et utiliser les itérations de validation comme levier de coaching.
• Secrétariat stratégique
  • Mettre à jour une vue consolidée du portefeuille et produire le reporting de gouvernance sur 5 KPI : timing, budget, scope, ressources et risques.
  • Consolider la timeline globale afin d'anticiper les conflits de ressources et d'identifier les risques systémiques entre projets.
  • Préparer, analyser et synthétiser les dossiers de gouvernance, ainsi que faciliter les réunions pour maintenir l'attention sur les enjeux stratégiques.
  • Consigner les arbitrages dans le Decision Log, communiquer officiellement les décisions aux parties prenantes et préparer les dossiers d'arbitrage en cas de déviation majeure d'un projet (>30%).

Interventions par phase de projet

• Phase 1 - Initiation : contrôle qualité du business case, proposition de classification de l'initiative et préparation de la présentation pour le passage en gouvernance.
• Phase 2 - Planification : support méthodologique continu et vérification globale de la fiche projet avant validation par le sponsor ou l'instance de gouvernance.
• Phase 3 - Exécution : contrôle des bases de données, intégration des alertes et escalades, consolidation du reporting et préparation des dossiers d'arbitrage en cas de crise de niveau 3.
• Phase 4 - Clôture : contrôle qualité du dossier de clôture validé, extraction des lessons learned et préparation de l'acte de clôture final.

Posture et profil attendus

• Pédagogie et diplomatie pour guider, challenger et faire progresser les collaborateurs sans se substituer à eux.
• Rigueur analytique pour détecter les incohérences dans les plannings, budgets et charges.
• Vision hélicoptère pour comprendre les interdépendances, les enjeux de capacité et les risques systémiques à l'échelle du portefeuille.
• Maîtrise des outils de gestion de projet et de portefeuille ; la connaissance de MS Planner constitue un atout.

Nederlands

Hoofdmissie
Het PMO centraliseert en coördineert het projectbeheer binnen de organisatie. Het vormt de schakel tussen operationele teams en de strategische directie. De rol gaat verder dan louter administratieve opvolging: het PMO ondersteunt de organisatie als expertisecentrum voor projectbeheer, van dagelijkse methodologische begeleiding tot strategisch toezicht op de projectportfolio.

De functie steunt op drie complementaire pijlers: het bewaken van het kader, portfolio-governance en coaching van de teams.

Kernverantwoordelijkheden en taken

• Coach en mentor
  • Initiatiefnemers begeleiden vanaf de idee- of conceptfase om hun voorstel te structureren, de benodigde middelen in te schatten en risico's te identificeren, zonder het werk over te nemen.
  • Projectleiders en sponsors opleiden in het correcte gebruik van projectmanagementinstrumenten zoals MS Planner, WBS, Gantt, risicomatrix en Issue Log.
  • Lessons learned bij projectafsluiting centraliseren, zodat dezelfde fouten niet worden herhaald en de methodologie waar nodig kan worden bijgestuurd.
• Bewaker van het kader
  • Nieuwe initiatieven evalueren en indelen als strategisch, tactisch of operationeel project, met een duidelijk onderscheid ten opzichte van terugkerende activiteiten.
  • Een kwaliteitscontrole uitvoeren op business cases, projectfiches en evaluatiefiches vóór voorlegging aan een beslissingsorgaan, met aandacht voor volledigheid, structuur en samenhang van planning, budget en middelen.
  • Toezicht houden op de kwaliteit van de gegevens die door projectleiders worden ingevoerd in databases en portfolio-managementtools (PPM), en validatie-iteraties benutten als coachinginstrument.
• Strategisch secretariaat
  • Een geconsolideerd 360°-overzicht van de portfolio actualiseren en rapportering voor het governance-orgaan opstellen op basis van 5 KPI's: timing, budget, scope, middelen en risico's.
  • De globale planning consolideren om middelenconflicten tijdig te signaleren en systemische risico's tussen projecten te identificeren.
  • Governancedossiers voorbereiden, analyseren en samenvatten, en vergaderingen faciliteren zodat de focus op de strategische vraagstukken blijft.
  • Arbitrages registreren in het Decision Log, beslissingen formeel communiceren naar stakeholders en dossiers voorbereiden bij belangrijke projectafwijkingen (>30%).

Tussenkomsten per projectfase

• Fase 1 - Initiatie: kwaliteitscontrole van de business case, voorstel tot classificatie van het initiatief en voorbereiding van de presentatie voor de governancebeslissing.
• Fase 2 - Planning: continue methodologische ondersteuning en controle van de globale kwaliteit van de projectfiche vóór validatie door de sponsor of het governance-orgaan.
• Fase 3 - Uitvoering: controle van databanken, verwerking van waarschuwingen en escalaties, consolidatie van rapportering en voorbereiding van arbitragedossiers bij een crisis op niveau 3.
• Fase 4 - Afsluiting: kwaliteitscontrole van het gevalideerde afsluitingsdossier, extractie van de belangrijkste lessons learned en voorbereiding van de formele projectafsluiting.

Gewenste houding en profiel

• Pedagogische vaardigheden en diplomatie om medewerkers te begeleiden, uit te dagen en te laten groeien zonder hun werk over te nemen.
• Analytische nauwkeurigheid om inconsistenties in planning, budget en inzet tijdig te detecteren.
• Helikoptervisie om onderlinge afhankelijkheden, capaciteitsvraagstukken en systemische risico's over de volledige portfolio heen te begrijpen.
• Beheersing van project- en portfoliomanagementtools; kennis van MS Planner is een pluspunt.

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