Projectmanager bouw FMIS systeem

De projectmanager zal de volgende verantwoordelijkheden hebben:

1 Ondersteuning teamleider en back-up

Enerzijds zal deze persoon ondersteuning moeten bieden aan de teamleider gebouwenbeheer waarvoor hij/zij ook als back-up fungeert. Deze ondersteuning kan bestaan uit:

• het geven van de nodige adviezen in het kader van het plannen, organiseren, opvolgen en bijsturen van de facilitaire taken in het algemeen en in het kader van de geregistreerde meldingen
• inbreng hebben bij de zich aanbiedende vragen inzake gebouwenbeheer
• het mee uitbouwen van nieuwe werkmethodieken al dan niet op basis van tools die aangereikt worden binnen het FMIS systeem.
• het geven van technisch advies.

Beide personen (teamleider en projectmanager ) zijn op de hoogte van de werking van het team en de lopende dossiers zodat bij afwezigheid van een van beide personen het team in zijn totaliteit begeleidt blijft. De teamleider zal evenwel verantwoordelijk zijn voor de dagdagelijkse werking van het team en fungeert ook als eerste aanspreekpunt voor werken in het kader van meldingen.

2 Ondersteuning grote bouwprojecten

Anderzijds zal deze persoon ondersteuning moeten bieden aan de gebouwenbeheerders, intern en extern, die belast worden met de uitvoering van de grote projecten en zal hij/zij deze overkoepelend moeten aansturen en opvolgen en dit met de nodige aandacht voor de afstemming met interne klanten en ondersteunende diensten. Deze begeleiding kan bestaan uit:

• het plannen, organiseren, opvolgen en bijsturen van de verschillende grote projecten onder de betrokken gebouwenbeheerders, intern en extern.
• Hierbij de bestaande procedures inzake kwaliteitsborging en prestatiemeting (laten) naleven, desgevallend bijdragen tot de opzet ervan.
• gebruik maken van de beschikbare tools in het algemeen, van het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) en de daarin aangereikte toepassingen in het bijzonder. Tevens de gegevens (laten) toevoegen zodat het databestand actueel blijft.
• Gebruik maken van de tool PMO (project- en portfoliomanagement) die binnen De Vlaamse Waterweg ter beschikking wordt gesteld. De persoon dient erop toe te zien dat deze tool door de betrokken projectleiders, intern en extern, degelijk en tijdig wordt ingevuld zodat deze DVW kan ondersteunen in de opmaak en opvolging van haar budgetten en de interactie tussen afdelingen kan ondersteunen.
• de geschetste verantwoordelijkheid opnemen in samenwerking met de interne medewerkers (standplaatsen in Willebroek, Hasselt, Merelbeke) en externe dienstverleners. Hierbij tevens voldoende aandacht opbrengen voor afstemming met de interne klanten en ondersteunende diensten.

3 Ondersteunen en opzetten nieuw FMIS-systeem

De Vlaamse Waterweg heeft de intentie om in 2025/2026, via een marktbevraging, een nieuw FMIS-systeem voor gebouwen op te zetten. Dit systeem moet een voldoende mate van GIS-integratie waarborgen. Daarnaast wordt ook de implementatie van een energiemanagementintegratie gevraagd.

De projectmanager zal de externe dienstverlener ondersteunen en begeleiden bij de implementatie, zodat het nieuwe FMIS-systeem naadloos aansluit op de bestaande procesflows van De Vlaamse Waterweg. Indien nodig zullen nieuwe procesflows worden ontwikkeld en geïmplementeerd, waarbij de projectmanager verantwoordelijk is voor de uitrol.
Ervaring met het opzetten van een FMIS-systeem en kennis van GIS is een voorwaarde.

Om de taken te kunnen vervullen is er een nauwe samenwerking nodig met de interne teamleider en met het gebouwteam. De uren dienen dan ook gepresteerd te worden binnen de kantoren van De Vlaamse Waterweg.

4 Verantwoordelijke FMIS en gebouwenhelpdesk

Ten slotte is deze persoon zowel verantwoordelijk voor de organisatie, uitrol en goede werking van het FMIS systeem, dat de gehele werking van het gebouwteam ondersteunt, als voor de aansturing, goede werking en de organisatie van de bemanning van de gebouwenhelpdesk zelf.

Hij/zij zoekt mee naar de meest gunstige inzet van het FMIS systeem in de ondersteuning van de taken van de gebouwenhelpdesk en de doorstroming van deze taken naar de andere teamleden of externe aannemers.

Hij/zij staat mee in voor de kwaliteitszorg van de in het FMIS aanwezige data en het up to date houden ervan.

Hij/zij verzorgt ook de linken die gelegd moeten worden naar andere databeheersystemen of andere tools binnen en buiten DVW die gebruik wensen te maken van de data die in het FMIS systeem van gebouwenbeheer zit, bv linken naar Oracle, iAsset, Terra, het GIS, .

Hij/zij beschikt over de nodige ervaring in het opzetten van een FMIS en het overdragen van data vanuit het ene systeem in het andere en dit op een zo efficiënt mogelijke manier. Hij/zij biedt hiervoor steun in het configureren van het DVW-eigen FMIS en zorgt voor een vlotte data overdacht.

Profiel

- Construction manager ervaring

- Ervaring in het opzetten van FMIS dient aangetoond te worden met aan de hand van een prestatiecertificaat dat de goede uitvoering in het verleden bevestigd, ondertekend door voorgaande contractanten

- Ervaring met wat betreft informaticakennis en databeheer

- Ervaring van tenminste 10 jaar in een leidinggevende of managementfunctie is noodzakelijk. Tevens wordt (aantoonbaar) ondernemerschap positief gewaardeerd.

- Ervaring met watergebonden overheid in het algemeen is noodzakelijk

Praktische informatie:

Het contract kan verlengd worden: wij zetten initieel de contractperiode tot einde 2025, maar dit contract kan 3 x met een jaar verlengd worden.

De werklocatie voor de projectmanager bevindt zich in één van de 4 hoofdgebouwen van de klant (Merelbeke, Mol, Hasselt of Willebroek). Hoofdlocatie is Merelbeke. Voor de uitvoering van zijn functie zal deze persoon zich over heel Vlaanderen dienen te verplaatsen om werk- en projectoverlegmomenten te kunnen bijwonen.