Coördinator Planning en Traffic voor Creatieve Studio (In dienst of freelance)

📋 Taken en verantwoordelijkheden

Binnen een interne Brand Management & Creatieve Studio, als onderdeel van de afdeling Communicatie, werk je mee aan de opzet en uitrol van een pilootproject rond planning en traffic management. Het team ontwikkelt creatieve concepten en assets voor online en offline communicatie, waaronder copywriting, grafisch design, fotografie, video, nieuwsbrieven en social content.

In deze rol onderzoek je hoe de planning, samenwerking en operationele flow verder geoptimaliseerd kunnen worden. Je brengt de huidige werking in kaart, werkt een duurzame structuur uit voor processen, tools en rollen, en test die aanpak vervolgens ook zelf in de praktijk. Daarbij neem je een trekkende en coördinerende rol op.

Je helpt mee bouwen aan een vlotte en efficiënte workflow, zodat opdrachten van briefing tot oplevering correct, tijdig en binnen de vooropgestelde krijtlijnen verlopen. Zo creëer je ruimte voor creatieve medewerkers om maximaal te focussen op hun kerntaak, terwijl interne stakeholders sneller en beter ondersteund worden.

Verantwoordelijkheden

• De huidige werking rond planning en traffic analyseren en documenteren, inclusief de samenwerking met interne stakeholders.
• Een duurzame en kostenefficiënte structuur uitwerken voor processen, tools en rollen binnen de studio.
• De nieuwe structuur introduceren, uittesten, evalueren en waar nodig bijsturen.
• Tijdens de testfase optreden als centraal aanspreekpunt voor leidinggevende, interne klanten en creatieve profielen.
• De projectplanning voor lopende opdrachten opstellen, opvolgen en optimaliseren.
• Briefings vertalen naar concrete tijdslijnen, deliverables en capaciteitsinschattingen.
• Prioriteiten bepalen bij piekbelasting en knopen doorhakken wanneer nodig.
• De capaciteit van creatieve medewerkers in kaart brengen en doelgericht alloceren.
• Extra ondersteuning helpen voorzien wanneer de interne capaciteit ontoereikend is.
• De planningsafstemming verzorgen met creatieve teams, leidinggevende en interne stakeholders.
• Stand-ups, weekplanningen en statusupdates faciliteren.
• Zorgen voor duidelijkheid over verantwoordelijkheden, deadlines en randvoorwaarden.
• Ondersteunende planningstools beheren en helpen optimaliseren.
• Vanuit planning en traffic de link maken met budgetopvolging en kostenbewaking.
• Proactief verbetervoorstellen formuleren voor de operationele flow en voor de werking rond planning en traffic.
• Indien nodig de overgang ondersteunen tussen de testopstelling en de definitieve werkwijze.

Deze rol omvat niet:
formeel leidinggeven, creatieve uitwerking of creatief management.

📝 Jouw profiel

• Je hebt ervaring in een creatief bureau, studio of productieomgeving.
• Je hebt aantoonbare ervaring met planning en traffic management, idealiter in een gelijkaardige context.
• Je werkt vlot met diverse planningstools.
• Je hebt ervaring met kostencalculatie, timing en workloadmanagement.
• Je beschikt over een degelijke achtergrond in projectmanagement.
• Je kan stand-ups, planningsmomenten en statusoverleggen efficiënt faciliteren.
• Je communiceert sterk en overtuigend: duidelijk, empathisch en to the point.
• Je hebt ervaring met procesanalyse en procesoptimalisatie.
• Je begrijpt de werking van creatieve profielen zoals content creators, copywriters en grafisch designers.
• Je kan vlot schakelen met stakeholders en voelt je comfortabel in een sturende, coördinerende rol zonder formeel leiding te geven.
• Bij je kandidatuur voeg je een document toe met een voorbeeld van een eerder uitgewerkte procesflow.

💼 Aanbod

Je zal deel uitmaken van een groeiende KMO met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling. Wij zorgen ervoor dat je in een uitdagende maar aangename werkomgeving terecht komt met leuke collega's. Samen met jou stippelen we een carriereplan uit, met aandacht en budget voor bijkomende opleidingingen / certificaties. Je kan rekenen op een motiverend salaris, aangevuld met extralegale voordelen, inclusief bedrijfswagen (of alternatieve vergoeding).
(Freelance is ook mogelijk)