Projectmanager Digitalisering en IT-delivery (In dienst of freelance)

📋 Taken en verantwoordelijkheden

NL (FR below)

Deze functie kadert binnen een programma dat sinds 2017 organisatorische en digitale processen ondersteunt en digitaliseringsprojecten realiseert voor een efficiëntere uitvoering van geldstraffen en een lagere administratieve belasting binnen de strafrechtelijke keten.

De opdracht omvat het opstarten van nieuwe initiatieven, het opvolgen van lopende projecten en de algemene coördinatie van meerdere projectstromen. De focus ligt daarbij op:

• het versnellen van de verwerking van boetes;
• het verminderen van de werkdruk bij betrokken partijen via een ketenaanpak;
• het digitaliseren van de informatieverwerking;
• het verbeteren van de financiële uitvoering van straffen;
• het versterken van de dienstverlening aan burgers.

Binnen deze context is ook heldere communicatie naar burgers essentieel, met aandacht voor toegankelijkheid en een betere dienstverlening.

Voor 2026 breng je de volgende dossiers in kaart:

1. herziening van de Crossborderrichtlijn;
2. herziening van de Wegcode;
3. Incoming and Outgoing Certificates.

Als projectmanager stuur je de volledige levenscyclus van IT-projecten aan: van de definitie van de oplossing tot de implementatie. Je waakt over kwaliteit, prestaties, budget en deadlines en stelt, waar nodig, bijsturingen voor in functie van uitvoeringsbeperkingen of gewijzigde behoeften.

Je neemt verantwoordelijkheid op voor het beheer van:

• scope;
• risico’s;
• change requests;
• validatie en oplevering.

Stakeholdermanagement
Je bouwt duurzame relaties op met interne en externe stakeholders en onderhoudt die actief. Je communiceert helder over voortgang, verwachtingen en afhankelijkheden, en weet uiteenlopende belangen op elkaar af te stemmen om voldoende draagvlak te creëren. In het dossier rond de Crossborderrichtlijn is duidelijke afstemming met de verschillende betrokken partijen bijzonder belangrijk.

Projectmanagement
Je beheert het project van opstart tot afronding. Je stelt een gedetailleerd projectplan op met deadlines, deliverables, mijlpalen en resourceplanning, en werkt samen met partners aan een realistische roadmap. Je volgt de voortgang nauwgezet op, stuurt bij wanneer nodig en zorgt ervoor dat zowel technische als organisatorische vereisten worden gehaald. Daarnaast organiseer en leid je het projectteam, geef je richting en feedback, coördineer je validaties en bewaak je de kwaliteit van de opgeleverde resultaten. Voor de dossiers rond de Wegcode en de Crossborderrichtlijn is het bewaken van wettelijke deadlines cruciaal.

Budgetbeheer
Je stelt het projectbudget op en volgt het gedurende de volledige looptijd op. Je maakt kostenramingen, detecteert mogelijke overschrijdingen tijdig en grijpt in om budget en kwaliteit in evenwicht te houden. Je rapporteert hierover regelmatig aan het management.

Communicatie
Je communiceert vlot en gestructureerd, zowel mondeling als schriftelijk. Je informeert stakeholders, teamleden en management via rapporteringen, vergaderingen, e-mails en dashboards over voortgang, risico’s, knelpunten en behaalde resultaten.

Tooling en softwarebeheer
Je werkt vlot met Confluence en Jira voor projectopvolging en informatie-uitwisseling. Ook een goede beheersing van Microsoft Office is belangrijk om rapportering, documentatie en opvolging efficiënt te ondersteunen.

Datafluxen
Je beheert en optimaliseert verschillende gegevensstromen met aandacht voor gegevensbeveiliging en naleving van wet- en regelgeving. Je definieert datafluxen, wijst verantwoordelijkheden toe voor data-invoer en databeheer en zorgt ervoor dat informatie correct en actueel blijft. In het kader van de Crossborderrichtlijn gaat het onder meer om uitwisseling tussen verschillende publieke partners en andere EU-lidstaten. Voor IFC en OFC breng je ook de gegevensstromen tussen lidstaten via het Europese platform eCodex in kaart en onderzoek je hoe aansluiting op dit systeem kan worden georganiseerd.

Risicobeheer
Je identificeert en beoordeelt risico’s die impact kunnen hebben op het slagen van het project. Je werkt preventieve maatregelen uit, documenteert risico’s correct en communiceert hierover met het projectteam en de stakeholders. Indien nodig reageer je snel en doeltreffend om de impact te beperken.

📝 Jouw profiel

• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in projectmanagement.
• Je hebt ervaring met gangbare methodes voor analytisch projectbeheer, waaronder PRINCE2 en Agile.
• Je beschikt over een goede kennis van het Nederlands en het Frans.
• Engels is relevant binnen de functie, onder meer in tooling, documentatie en internationale context.
• Je hebt ervaring met Confluence, Jira en Microsoft Office.
• Je bent sterk in stakeholdermanagement, planning, budgetopvolging, communicatie en risicobeheer.

FR

Cette fonction s’inscrit dans un programme qui soutient depuis 2017 des processus organisationnels et numériques et mène des projets de digitalisation visant une meilleure exécution des peines pécuniaires ainsi qu’une réduction de la charge administrative au sein de la chaîne pénale.

La mission comprend le lancement de nouvelles initiatives, le suivi des projets en cours et la coordination globale de plusieurs volets de projet. Les priorités sont les suivantes :

• accélérer le traitement des amendes ;
• réduire la charge de travail des acteurs concernés grâce à une approche en chaîne ;
• numériser le traitement de l’information ;
• améliorer l’exécution financière des peines ;
• renforcer le service au public.

Dans ce cadre, une communication plus claire envers le citoyen constitue également un enjeu important, avec une attention particulière à l’accessibilité du service.

Avant 2026, vous cartographiez les dossiers suivants :

1. révision de la directive Crossborder ;
2. révision du Code de la route ;
3. Incoming and Outgoing Certificates.

En tant que project manager, vous pilotez l’ensemble du cycle de vie des projets IT, depuis la définition de la solution jusqu’à sa mise en œuvre. Vous veillez au respect de la qualité, des performances, du budget et des délais, et proposez les ajustements nécessaires en fonction des contraintes d’exécution ou de l’évolution des besoins.

Vous prenez en charge la gestion :

• du scope ;
• des risques ;
• des change requests ;
• de la validation et de la réception.

Gestion des parties prenantes
Vous développez et entretenez des relations solides avec les parties prenantes internes et externes. Vous communiquez clairement sur l’avancement, les attentes et les dépendances, et vous savez concilier des intérêts parfois divergents afin d’assurer l’adhésion nécessaire à la réussite du projet. Dans le dossier relatif à la directive Crossborder, l’alignement entre les nombreux intervenants est particulièrement important.

Gestion de projet
Vous prenez en main le projet de son lancement jusqu’à sa clôture. Vous établissez un plan de projet détaillé comprenant échéances, deliverables, jalons et planning des ressources, et vous construisez une roadmap avec les partenaires concernés. Vous suivez l’avancement de près, apportez les ajustements nécessaires et veillez au respect des exigences techniques et organisationnelles. Vous organisez et pilotez également l’équipe projet, donnez l’orientation et le feedback requis, coordonnez les validations et garantissez la qualité des livrables. Pour les dossiers relatifs au Code de la route et à la directive Crossborder, le suivi des échéances légales est essentiel.

Gestion du budget
Vous élaborez et gérez le budget du projet sur toute sa durée. Vous réalisez des estimations de coûts précises, anticipez les dépassements éventuels et prenez les mesures nécessaires pour garder l’équilibre entre budget et qualité. Vous en assurez aussi le reporting régulier au management.

Communication
Vous disposez de solides capacités de communication, à l’oral comme à l’écrit. Vous informez de manière structurée les parties prenantes, les membres de l’équipe et le management au moyen de rapports, réunions, e-mails et dashboards.

Outils et gestion logicielle
Vous maîtrisez Confluence et Jira pour la gestion de projet et l’échange d’informations. Une bonne maîtrise de Microsoft Office est également attendue afin de soutenir efficacement la documentation, le reporting et le suivi opérationnel.

Flux de données
Vous gérez et optimisez différents flux de données en veillant à la sécurité des données ainsi qu’au respect des lois et réglementations. Vous définissez les flux, attribuez les responsabilités liées à l’encodage et à la gestion des données, et garantissez la fiabilité et l’actualisation des informations. Dans le cadre de la directive Crossborder, cela concerne notamment les échanges entre plusieurs acteurs publics et d’autres États membres de l’UE. Pour les IFC et OFC, vous êtes également capable de cartographier les flux entre États membres via la plateforme européenne eCodex et d’examiner les modalités de connexion de la Belgique à ce système.

Gestion des risques
Vous identifiez, évaluez et maîtrisez les risques susceptibles d’affecter la réussite du projet. Vous mettez en place des mesures préventives, documentez correctement les risques et en assurez la communication vers l’équipe projet et les parties prenantes. En cas de problème, vous réagissez rapidement et efficacement afin d’en limiter l’impact.

📝 Votre profil

• Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en gestion de projet.
• Vous avez de l’expérience avec des méthodes courantes de gestion analytique de projet, notamment PRINCE2 et Agile.
• Vous avez une bonne connaissance du français et du néerlandais.
• L’anglais est également pertinent pour la fonction, notamment dans les outils, la documentation et le contexte international.
• Vous maîtrisez Confluence, Jira et Microsoft Office.
• Vous êtes à l’aise en stakeholder management, planification, suivi budgétaire, communication et gestion des risques.

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