• Opdrachtgever: Provincie Zuid-Holland (PZH)
• Domein: Informatisering & Automatisering (I&A)
• Standplaats: Den Haag
• Startdatum: 15 oktober 2026
• Duur: 12 maanden
• Verlenging: maximaal 4 keer, met een maximale totale inzet van 36 maanden
• Inzet: gemiddeld 36 uur per week
• Uurtarief: €120 per uur excl. btw, all-in
• ZZP: toegestaan onder voorwaarden van de Wet DBA/modelovereenkomst
• Opzegtermijn: 20 kalenderdagen
• Hybride werken: thuiswerken op maandag en vrijdag; vaste kantoordagen, dinsdag, woensdag en donderdag
• Locatie verificatiegesprek: Zuid-Hollandplein 1, Den Haag
• Sluitingsdatum: 24 augustus 2026
• Verificatiegesprek: 8 september 2026

Achtergrond van de opdracht

Provincie Zuid-Holland bevindt zich in een omvangrijke transitie op het gebied van informatie- en databeheer. PZH wil toewerken naar duurzame toegankelijkheid van informatie en data volgens de DUTO-normen van het Nationaal Archief.

De provincie komt daarbij vanuit een situatie waarin sprake is van achterstallig onderhoud:

• verouderde technologie;
• onvoldoende actueel beleid;
• niet of onvoldoende eenduidig beschreven processen;
• onvoldoende personele capaciteit;
• een toenemend belang van kwalitatief hoogwaardige en toegankelijke informatie en data.

Sinds 2023 werkt PZH daarom aan het programma Informatietransitie.

De transitie richt zich op drie pijlers:

People

• Verandermanagement.
• Opleiden en ontwikkelen van medewerkers.
• Kennisoverdracht en bewustwording.
• Vergroten van de capaciteit binnen het vakgebied.

Proces

• Ontwikkelen van nieuwe beleidskaders voor informatie en data.
• Herontwerpen van de volledige informatielevenscyclus: ontstaan, bestaan en vergaan.
• Professionaliseren van metadatabeheer.
• Overgang van TMLO naar MDTO.
• Ontwikkelen van nieuwe rollen, waaronder datasteward en metadatabeheerder.

Technologie

• Nieuwe digitale samenwerkingsomgeving.
• Borging van bewaartermijnen, openbaarheid, privacy en informatieveiligheid.
• Nieuwe workflows voor onder andere besluitvorming.
• Ontwikkeling van een dataplein en dataplatform.
• Voorbereiding op duurzame digitale archivering.

Organisatorische context

PZH werkt volgens het principe Opgave Gedreven Organiseren (OGO).

Binnen een opdracht zijn drie rollen van belang:

• Ambtelijk Opdrachtgever (AOG): eindverantwoordelijk voor de opdracht en bestuurlijke afstemming.
• Ambtelijk Opdrachtnemer (AON): verantwoordelijk voor organisatie, uitvoering en resultaten van de opdracht.
• P-manager: verantwoordelijk voor personele ontwikkeling, inzetbaarheid, kennis en capaciteit.

De coördinator Archief- en Informatiebeheer vervult tevens de rol van Ambtelijk Opdrachtnemer (AON).

Het team Archief- en Informatiebeheer

Het team bestaat uit 17 professionals en houdt zich momenteel onder andere bezig met:

• digitaliseren van analoge documenten en papieren post;
• ondersteunen van medewerkers als informatiecoach;
• controleren van dossiers op volledigheid;
• verbeteren van dossierkwaliteit;
• voorbereiden van informatie op archivering;
• toezicht op digitaal en fysiek archiefbeheer;
• selectie, vernietiging en overbrenging van archiefstukken.

Het team staat voor een grote verandering. De bestaande rol moet worden aangepast aan nieuwe kaders, processen, technologie en het toenemende belang van informatie en data.

Daarnaast spelen personele uitdagingen:

• een deel van de medewerkers gaat de komende jaren met pensioen;
• belangrijke kennis en ervaring moet worden geborgd;
• nieuwe werkzaamheden vragen andere competenties;
• de kwalitatieve eisen aan medewerkers nemen toe;
• de personele capaciteit moet de komende jaren aanzienlijk worden uitgebreid.

In 2028 gaat PZH voor het eerst dossiers overbrengen naar een e-Depot. Het team krijgt daarin een belangrijke, nog nader te bepalen rol.

Doel van de opdracht

De Coördinator Archief- en Informatiebeheer heeft een combinatie van drie rollen:

1. Inhoudelijk leider
2. Manager/coördinator van het team
3. Verandermanager

De coördinator moet zorgen dat de dagelijkse dienstverlening doorgaat, terwijl tegelijkertijd het team opnieuw wordt gepositioneerd en voorbereid op de toekomstige informatie- en datavoorziening.

PZH omschrijft dit als:

De winkel verbouwen terwijl de verkoop gewoon doorgaat.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor het team en de resultaten.
• Fungeren als aanspreekpunt en stabiele basis voor de medewerkers.
• Vervullen van de rol van Ambtelijk Opdrachtnemer.
• Samenwerken met AOG en P-manager.
• Vertegenwoordigen van het team binnen de I&A-organisatie.
• Adviseren over duurzaam toegankelijk informatie- en databeheer.
• Samenwerken met de provincie-archivaris.
• Afstemmen met AON's en AOG's binnen andere businessdomeinen.
• Toezicht houden op digitaal en fysiek archiefbeheer.
• Begeleiden van selectie, vernietiging en overbrenging.
• Herpositioneren en doorontwikkelen van het team.
• Begeleiden van de veranderopgave.
• Borgen van kennis en vakmanschap.
• Bijdragen aan professionalisering van medewerkers.
• Implementeren van nieuwe kaders, processen en werkwijzen.

Op te leveren resultaten

De inzet moet onder andere leiden tot:

1. Visie op de positionering van het team
   Een visie op de toekomstige positie en rol van Archief- en Informatiebeheer binnen de informatie- en datavoorziening.
2. Implementatieplan positionering
   Een concreet plan voor de realisatie van deze visie.
3. Opleidingsplan
   Inhoudelijke input voor het opleidings- en ontwikkelplan van het team, samen met de P-manager.
4. Implementatieplan e-Depot
   Plan voor de aansluiting van PZH op het e-Depot.
5. Implementatie informatiebeheerbeleid
   Implementatie van beleid op het gebied van informatiebeheer en archivering.
6. Meerjarenplan
   Een meerjarenplan voor de verdere ontwikkeling en positionering van het team.

Knock-outeisen

De kandidaat moet aantoonbaar voldoen aan alle onderstaande eisen.

G1 – Beschikbaarheid

• Gemiddeld 36 uur per week beschikbaar.
• Flexibel inzetbaar.
• Beschikbaar vanaf 15 oktober 2026 of een nader overeen te komen datum.

G3.1 – Opleiding

Minimaal hbo-werk- en denkniveau, aangetoond door relevante werkervaring én een afgeronde hbo- of wo-opleiding op een relevant vakgebied, zoals:

• informatie- of archiefmanagement;
• bedrijfskunde;
• of vergelijkbaar.

G3.2 – Vakinhoudelijke ervaring

Minimaal 9 jaar aantoonbare ervaring als senior professional op het gebied van:

• informatievoorziening;
• datavoorziening;
• recordmanagement;
• archiefbeheer.

Daarnaast aantoonbare kennis van:

• Archiefwet;
• Woo;
• AVG;
• DUTO-normen;
• DMS/RMA-platformen.

G3.3 – Managementervaring

Minimaal 6 jaar aantoonbare ervaring als manager of coördinator in een vergelijkbare functie.

G3.4 – Verandermanagement

Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met:

• leiden van teams;
• positioneren van teams;
• ingrijpende veranderprocessen.

De ervaringsjaren uit G3.2, G3.3 en G3.4 mogen elkaar overlappen.

Gunningscriteria

De totale beoordeling bestaat uit:

Kwaliteit: 80 punten
Prijs: 20 punten

G1 – Opleiding

Maximaal 10 punten

• Relevant diploma informatie-/archiefmanagement, bedrijfskunde of bestuurskunde: 10 punten
• Ander vakgebied: 0 punten

G2 – Vakinhoudelijke ervaring

Maximaal 15 punten

Ervaring als senior professional binnen informatie- en datavoorziening, recordmanagement en archiefbeheer:

• 10 jaar of minder: 0 punten
• tussen 10 en 13 jaar: 5 punten
• meer dan 13 jaar: 15 punten

G3 – Management-/coördinatie-ervaring

Maximaal 10 punten

• 7 jaar of minder: 0 punten
• tussen 7 en 9 jaar: 5 punten
• meer dan 9 jaar: 10 punten

G4 – Leidinggeven aan verandering

Maximaal 20 punten

Ervaring met het leiden en positioneren van teams tijdens ingrijpende veranderingen:

• 4 jaar of minder: 0 punten
• tussen 4 en 6 jaar: 10 punten
• meer dan 6 jaar: 20 punten

G5 – Visie en geschiktheid

Maximaal 25 punten

De kandidaat moet in maximaal 1 A4 zijn/haar visie op en geschiktheid voor de opdracht beschrijven.

Beoordeling:

• sluit niet aan: 0 punten;
• sluit deels aan: 10 punten;
• sluit grotendeels aan: 15 punten;
• sluit volledig aan en biedt grote meerwaarde: 25 punten.

Gevraagde competenties

De kandidaat moet beschikken over:

• samenbindend leiderschap;
• organisatiesensitiviteit;
• zorg voor kwaliteit;
• initiatief;
• verandermanagement;
• professionaliteit;
• effectieve schriftelijke en mondelinge communicatie.

De competenties worden tijdens het verificatiegesprek gewaardeerd als:

• 3 – Uitstekend: zeer veel meerwaarde;
• 2 – Goed: duidelijke meerwaarde;
• 1 – Voldoende: nauwelijks of geen meerwaarde;
• Onvoldoende: knock-out.

Gewenst profiel in één zin

PZH zoekt nadrukkelijk een zeer ervaren informatie- en archiefprofessional die vanuit inhoudelijke vakkennis is doorgegroeid naar management en aantoonbaar complexe teams door omvangrijke veranderingen heeft geleid.

Belangrijkste aandachtspunten voor kandidaatselectie

Deze opdracht is vooral interessant voor kandidaten die een combinatie hebben van:

informatiebeheer + archiefbeheer + management + verandermanagement.

Alleen algemene management- of informatiemanagementervaring lijkt onvoldoende.

Voor een maximale kwaliteitsscore is vooral belangrijk dat een kandidaat aantoonbaar beschikt over:

• een relevante hbo/wo-opleiding;
• meer dan 13 jaar relevante vakinhoudelijke ervaring;
• meer dan 9 jaar management-/coördinatie-ervaring;
• meer dan 6 jaar ervaring met teamtransformaties;
• inhoudelijke kennis van Archiefwet, Woo, AVG, DUTO en DMS/RMA;
• een overtuigende visie op de herpositionering van het team.

Voor de visie van maximaal één A4 ligt een logische lijn in:

analyse huidige situatie toekomstige rol team positionering medewerkers en competenties implementatie Informatietransitie e-Depot borging en meerjarenontwikkeling.