• Opdrachtgever: Tilburg University – Facility Services
• Afdeling: Facilities & Hospitality (F&H)
• Opdracht: Projectleider Digitalisering Postkamer
• Startdatum: 1 oktober 2026
• Einddatum: 30 juni 2027
• Optie tot verlenging: Ja, maximaal 6 maanden; definitieve einddatum uiterlijk 31 december 2027
• Inzet: 16–32 uur per week; in de beginfase meer uren, daarna geleidelijk minder
• Minimale beschikbaarheid: 16 uur per week
• Locatie: Tilburg University, Tilburg
• Contractvorm: ZZP of detachering
• Tarief: Max. 100 euro exclusief btw, verder volledig all-in inclusief o.a. bureaukosten, reistijd en reiskosten
• Sluitingsdatum: 18 augustus 2026
• Matchgesprekken: 3 september 2026, fysiek op de campus van Tilburg University
• Aan te leveren: CV, antwoorden op kwaliteitscriteria en all-in uurtarief

Opdrachtomschrijving

Tilburg University wil de huidige postkamer transformeren naar een centrale, digitaal georganiseerde en toekomstbestendige post- en logistieke organisatie. Het doel is een digitaal gestuurde postkamer met minimale fysieke handelingen, efficiënte goederenstromen en veilige digitale documentverwerking.

De projectleider krijgt de centrale regie over deze digitaliseringsslag en is verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke uitwerking als de implementatie en organisatorische borging.

Taken en werkzaamheden

• Analyseren en aanscherpen van de bestaande IST-processen en de knelpunten gedetailleerd uitwerken.
• Aanscherpen en verder uitwerken van de toekomstige SOLL-situatie van de digitale postkamer.
• Begeleiden van de selectie, contractering en implementatie van een externe partij voor het digitaliseren van inkomende post.
• Begeleiden van de koppeling met het zaaksysteem/DMS Djuma.
• Afstemmen met de nog te starten implementatie van Djuma.
• Optimaliseren en borgen van pakket- en logistieke processen, onder andere in werkinstructies.
• Organiseren van de samenwerking tussen F&H, IV/IT en project VIA.
• Aansturen en afstemmen van leveranciers, contracten en SLA's.
• Borgen van compliance, waaronder privacy en Archiefwet.
• Opzetten van de projectstructuur en rapporteren over voortgang, risico's en beslispunten.
• Opstellen van een Project Initiatie Document (PID) met scope, planning, afhankelijkheden en budget.
• Borgen van informatiebeheer en realiseren van een beheerorganisatie voor de nieuwe processen.
• Begeleiden van verandering en acceptatie binnen het team.
• Zorgen voor kennisoverdracht en aandacht voor personele consequenties, waaronder mogelijke FTE-wijzigingen.
• Rapporteren aan management en relevante stakeholders.

Optionele uitbreiding

Wanneer de lopende aanbesteding voor multifunctionele printers (MFP's) tot gunning leidt, kan de opdracht worden uitgebreid met de coördinatie en/of technische implementatiebegeleiding van de MFP's.

Eisen

De kandidaat:

1. Beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
2. Heeft minimaal 5 jaar ervaring met implementatieprojecten op het snijvlak van digitalisering, logistiek en facilitaire dienstverlening.
3. Is uiterlijk 1 oktober 2026 beschikbaar.
4. Is minimaal 16 uur per week beschikbaar.
5. Is flexibel wat betreft uren en werkdagen.
6. Is servicegericht en accuraat.
7. Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in Nederlands en Engels.

Het voldoen aan deze eisen moet uit het CV blijken.

Competenties

• Sterk in projectmanagement en verandermanagement.
• Analytisch en procesmatig.
• Resultaatgericht.
• Communicatief sterk op verschillende niveaus.
• Integer.
• Proactief.
• Organisatiesensitief.
• Sterk in stakeholdermanagement.
• In staat om met weerstand en complexe opdrachtgevers om te gaan.

Gunningscriteria – kwaliteit

Kwaliteit: maximaal 70 punten. Prijs: maximaal 30 punten.

1. Ervaring met postlogistieke processen en digitalisering – max. 30 punten

• Minder dan 5 jaar: 0 punten
• 5 tot 7 jaar: 10 punten
• 7 tot 10 jaar: 20 punten
• Meer dan 10 jaar: 30 punten

2. Ervaring met verandertrajecten met grote impact – max. 30 punten

• Geen ervaring: 0 punten
• Enige ervaring: 10 punten
• Ruime ervaring: 20 punten
• Zeer ruime ervaring: 30 punten

Voor de maximale score wordt onder meer gezocht naar ervaring met complexe verandertrajecten, grote impact op medewerkers/stakeholders, weerstand, intensief stakeholdermanagement, draagvlak, communicatie en succesvolle implementatie met aandacht voor de menselijke en organisatorische kant.

3. Technische implementatie MFP's – max. 10 punten

• Geen ervaring: 0 punten
• Enige ervaring met technische MFP-implementatie, zonder specifieke IPP-kennis: 5 punten
• Ruime ervaring met technische MFP-implementatie inclusief kennis van het IPP-netwerkprotocol: 10 punten

Relevante technische kennis omvat onder andere:

• IPP-netwerkprotocol
• Scan-to-email
• Scan-to-folder
• Scan-to-cloud
• OCR-instellingen
• DMS-koppelingen

De opgegeven ervaring moet aantoonbaar uit het CV blijken. Anders kan Tilburg University voor het betreffende onderdeel 0 punten toekennen.