Senior Adviseur Informatiebeheer DIV

Voor Gemeente Beuningen zoeken wij een Senior Adviseur Informatiebeheer DIV.
Je bent tijdelijk verantwoordelijk voor het waarborgen van de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer binnen het team Informatie. Jouw focus ligt op advies, ondersteuning en uitvoering binnen de geldende wet- en regelgeving op dit vakgebied.

Je werkt samen met het team en je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Toetsen van dossiers aan de Archiefwet, het Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen. Je adviseert hierover en weet wetgeving niet alleen toe te passen, maar ook te motiveren.
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en het formuleren van verbetervoorstellen.
• Optreden als sparringspartner voor de informatiemanager op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.

Zaakgericht werken (XXLLNC Zaken)

• Je fungeert als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken met XXLLNC Zaken en stemt dit af met applicatiebeheerders.
• Je denkt mee over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Je adviseert en begeleidt medewerkers bij het eenduidig registreren en dossiervorming in XXLLNC Zaken, samen met je team.

MS365 en archief

• Je adviseert over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) als onderdeel van de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Je denkt mee over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).
• Je stelt praktische richtlijnen op voor archiefwaardige informatie binnen MS365.

Kwaliteitshandboek en kwaliteitsborging

• Je levert inhoudelijke inbreng aan het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Je bent sparringspartner voor teamleden en management bij kwaliteits- en interpretatiekwesties.
• Je neemt beslissingen bij complexe casussen en zorgt voor duidelijke vastlegging van keuzes.
• Je bent sparringspartner van de informatiebeheer medewerker bij het samenstellen van het Kwaliteitshandboek zaaksysteem (XXLLNC Zaken).

Afstemming met externe partijen

• Je onderhoudt contact met Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.
• Je stemt afspraken over overdracht, bewaartermijnen en kwaliteit af en borgt deze intern.

Bouwdossiers en omgevingsdienst

• Je coördineert de overgang van bouwdossiers naar het eDepot van het regionaal archief, in afstemming met het team en de omgevingsdienst.
• Je legt afspraken vast over overdracht, toegankelijkheid en bewaarbeleid.
• Je vertaalt deze afspraken naar interne processen, werkinstructies en rolverdeling nadat overdracht heeft plaatsgevonden.

Uitfasering en migratie (diverse systemen, vooral Corsa)

• Je stelt uitfasering- en migratievoorstellen op (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
• Je zorgt ervoor dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven.

Competenties

• Analytisch vermogen: Je bent in staat om complexe informatievraagstukken te doorgronden en structuur aan te brengen in informatie- en documentstromen.
• Kwaliteitsgerichtheid: Je werkt nauwkeurig, volgens geldende richtlijnen en wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, AVG, Woo) en bewaakt de kwaliteit van informatiebeheer.
• Zelfstandigheid: Je bent in staat werkzaamheden zelfstandig op te pakken, prioriteiten te stellen en tijdig resultaten te leveren zonder intensieve aansturing.
• Adviserende vaardigheden: Je adviseert gevraagd en ongevraagd collega’s en management over informatiebeheer, archivering en digitale dossiervorming.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert duidelijk en zorgvuldig met verschillende stakeholders en weet complexe DIV-onderwerpen begrijpelijk over te brengen.
• Organisatiesensitiviteit: Je hebt oog voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen en speelt hier effectief op in binnen een overheidsorganisatie.
• Samenwerkingsgerichtheid: Je werkt prettig samen met collega’s binnen en buiten het vakgebied en draagt actief bij aan teambrede resultaten.
• Resultaatgerichtheid: Je werkt doelgericht en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en resultaten worden behaald binnen gestelde termijnen.

Organisatie

De gemeente Beuningen strekt zich uit langs de zuidelijke oever van de Waal en bestaat naast Beuningen uit de dorpen Ewijk, Winssen en Weurt.
Bij deze gemeente werk je samen met ruim 180 collega’s aan een hoge mate van toegankelijkheid richting inwoners.
Binnen de organisatie wordt gewerkt met zelforganiserende teams. Samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en flexibiliteit zijn belangrijke kernbegrippen. Collega’s zijn hulpvaardig, betrokken en er heerst een prettige werksfeer. Daarnaast is er ruimte voor creativiteit, vernieuwing en (persoonlijke) ontwikkeling.

Functie-eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van Informatiedienstverlening, Documentaire Informatievoorziening en/of SOD I/SOD II.
• Je beschikt over aantoonbare kennis van de archiefwet, het archiefbesluit en de archiefregeling, evenals van selectielijsten en bewaartermijnen.
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in informatiebeheer DIV, waaronder het toetsen van dossiers aan wet- en regelgeving, het adviseren over dossiervorming en archivering, en het uitvoeren en begeleiden van informatiebeheerprocessen.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur bij een gemeente of gemeenschappelijke regeling.
• Je hebt aantoonbare ervaring met zaakgericht werken binnen een zaaksysteem, waaronder ervaring met zaakdossiers, registratie en dossiervormingsafspraken, en het begeleiden van gebruikers.
• Ervaring met XXLLNC Zaken is een pré.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare senior werkervaring als Medewerker DIV
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, AVG en Woo
• Het is een pre als je ervaring hebt met meerdere systemen en digitalisering, zoals XXLNC Zaken, Corsa en MS365 (vermeld deze in je cv)
• Je beschikt over aantoonbare ervaring in adviserende en communicatieve vaardigheden
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen vergelijkbare overheidsorganisaties