Job Openings
Programmasecretaris Vlootvernieuwing & Rijksrederij
About the job Programmasecretaris Vlootvernieuwing & Rijksrederij
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Programmasecretaris Vlootvernieuwing & Rijksrederij. Ben jij een enthousiaste programmasecretaris die wendbaar is, sterk in organiseren en coördineren, inhoudelijk kunt adviseren en klantwaarde belangrijk vindt? Werk je proactief en wil je bijdragen aan het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de opdrachtgever? Dan is deze uitdaging iets voor jou!
Jouw rol als programmasecretaris Vlootvernieuwing
Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (6 leden en directeur). Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op MT-niveau. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam.
Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met twee Senior Projectondersteuners. Hoewel je geen formele aansturende rol hebt, draag je bij aan een goede coördinatie en samenwerking. Je kiest ervoor om langere tijd betrokken te blijven bij het programma; deze rol vraagt meer van je werk- en denkniveau dan de gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over verbetering en efficiëntie van de werkzaamheden. Zodra de basis op orde is, kun je je taken verder uitbouwen.
Aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij
In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT van de Rijksrederij (5 leden). Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol maak je makkelijk verbinding tussen de teams. Je handelt discreet en gaat vertrouwelijk om met informatie. Je bent verantwoordelijk voor agendavoorbereiding, het verzorgen van de stukkenstroom en het notuleren.
Wat geeft jou voldoening?
Je krijgt energie van het ontzorgen van anderen. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je werkt graag zelfstandig, maar houdt ook van het contact met collega’s. Je haalt plezier uit het plannen en voorbereiden van overleggen, waarbij je rekening houdt met verschillende belangen. Je beheert de agenda van de Programmadirecteur zodat zij zich optimaal kan richten op haar taken. Je denkt graag mee over vraagstukken en voorziet collega’s van advies. Door je centrale positie ben je het aanspreekpunt voor teamleden voor informatie, advies en ondersteuning. Je schakelt snel tussen diverse onderwerpen en bent flexibel. Je bent klantvriendelijk en weet goed de balans te bewaren tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
Werkomgeving
Je werkt in het kantoor van de opdrachtgever in Rijswijk. De verwachting is dat je minimaal twee dagen per week op kantoor bent (maandag en dinsdag) en bij voorkeur ook op donderdag, met de mogelijkheid om deels thuis te werken. Over overige werktijden kunnen in overleg afspraken worden gemaakt. Het kan incidenteel voorkomen dat overleggen op andere dagen of locaties plaatsvinden waarbij jouw aanwezigheid gewenst is.
Context van de opdrachtgever
De opdrachtgever is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten zich in voor een duurzame leefomgeving. Samen met partners werken zij aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt ruim 100 specialistische schepen voor opdrachtgevers zoals de Douane, Kustwacht, Ministerie van LNV en de opdrachtgever zelf. De Programmadirectie Vlootvernieuwing vernieuwt en verduurzaamt stapsgewijs deze vloot. Binnen de programmadirectie worden uiteenlopende projecten uitgevoerd.
De functie van programmasecretaris valt onder de verantwoordelijkheid van de manager.
Eisen
Wensen
Jouw rol als programmasecretaris Vlootvernieuwing
Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (6 leden en directeur). Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de Programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op MT-niveau. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam.
Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met twee Senior Projectondersteuners. Hoewel je geen formele aansturende rol hebt, draag je bij aan een goede coördinatie en samenwerking. Je kiest ervoor om langere tijd betrokken te blijven bij het programma; deze rol vraagt meer van je werk- en denkniveau dan de gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over verbetering en efficiëntie van de werkzaamheden. Zodra de basis op orde is, kun je je taken verder uitbouwen.
Aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij
In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT van de Rijksrederij (5 leden). Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol maak je makkelijk verbinding tussen de teams. Je handelt discreet en gaat vertrouwelijk om met informatie. Je bent verantwoordelijk voor agendavoorbereiding, het verzorgen van de stukkenstroom en het notuleren.
Wat geeft jou voldoening?
Je krijgt energie van het ontzorgen van anderen. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je werkt graag zelfstandig, maar houdt ook van het contact met collega’s. Je haalt plezier uit het plannen en voorbereiden van overleggen, waarbij je rekening houdt met verschillende belangen. Je beheert de agenda van de Programmadirecteur zodat zij zich optimaal kan richten op haar taken. Je denkt graag mee over vraagstukken en voorziet collega’s van advies. Door je centrale positie ben je het aanspreekpunt voor teamleden voor informatie, advies en ondersteuning. Je schakelt snel tussen diverse onderwerpen en bent flexibel. Je bent klantvriendelijk en weet goed de balans te bewaren tussen een dienstverlenende en assertieve houding.
Werkomgeving
Je werkt in het kantoor van de opdrachtgever in Rijswijk. De verwachting is dat je minimaal twee dagen per week op kantoor bent (maandag en dinsdag) en bij voorkeur ook op donderdag, met de mogelijkheid om deels thuis te werken. Over overige werktijden kunnen in overleg afspraken worden gemaakt. Het kan incidenteel voorkomen dat overleggen op andere dagen of locaties plaatsvinden waarbij jouw aanwezigheid gewenst is.
Context van de opdrachtgever
De opdrachtgever is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten zich in voor een duurzame leefomgeving. Samen met partners werken zij aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt ruim 100 specialistische schepen voor opdrachtgevers zoals de Douane, Kustwacht, Ministerie van LNV en de opdrachtgever zelf. De Programmadirectie Vlootvernieuwing vernieuwt en verduurzaamt stapsgewijs deze vloot. Binnen de programmadirectie worden uiteenlopende projecten uitgevoerd.
De functie van programmasecretaris valt onder de verantwoordelijkheid van de manager.
Eisen
- Je beschikt over minimaal een HBO (of gelijkwaardige) opleiding.
- Je bent fysiek aanwezig op locatie op de projectdagen (maandag en dinsdag).
- Je hebt minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
- Je voegt een persoonlijk geschreven, concrete motivatiebrief toe.
Wensen
- Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij de opdrachtgever of vergelijkbare organisaties (zoals Rijksoverheid, ProRail).
- Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring met het inhoudelijk en administratief ondersteunen van een managementteam en/of directieteam van minimaal 4 leden.
- Je hebt aantoonbare affiniteit met de maritieme sector (door werkomgeving, opleiding, cursus of training).
- Je beschikt over de gevraagde vaardigheden en relevante werkervaring, in het bijzonder met het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen (met meerdere stakeholders op hoog niveau waarbij vakjargon wordt gebruikt).
- Je laat blijken over de competenties nauwkeurigheid, proactiviteit, klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit te beschikken; dit maak je duidelijk met concrete voorbeelden in je motivatie en jouw aanbieding.