Administratieve Ondersteuner

Voor Gemeente De Bilt zoeken wij een Administratieve Ondersteuner. Als administratief ondersteuner ben je een onmisbare schakel binnen het team.
Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden.
Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

Klachten- en meldingenafhandeling
Je werkt in het zaaksysteem waarin meldingen van inwoners over de openbare ruimte binnenkomen.

• Je beoordeelt, sorteert en registreert meldingen.
• Je zet meldingen uit bij de juiste beheerder of afdeling.
• Je bewaakt de voortgang en houdt overzicht over de afhandeling.
• Je verwerkt terugkoppelingen en meldt zaken administratief af in het systeem.
• Je archiveert meldingen zorgvuldig en volgens richtlijnen.

Algemene administratieve ondersteuning
Je ondersteunt het team met diverse organisatorische en administratieve taken.

• Plannen en coördineren van afspraken en overleggen.
• Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Bewaken van deadlines en opvolging van acties.
• Notuleren tijdens overleggen en uitwerken van verslagen.
• Verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.

Begraafplaatsadministratie
Je draagt bij aan het beheer van de administratie rondom begraafplaatsen als wettelijke taak.

• Bijhouden en actualiseren van registraties.
• Verwerken van aanvragen en mutaties.
• Archiveren van gegevens conform wet- en regelgeving.
• Ondersteunen bij vragen van inwoners over begraafplaatsen.

Aanvullende werkzaamheden
Naast bovenstaande taken kun je ook ingezet worden voor aanvullende werkzaamheden.

• Ondersteunen bij (kleine) projecten en beheerswerkzaamheden.
• Opstellen van eenvoudige rapportages en overzichten.
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en meedenken over verbeteringen.
• Ondersteunen bij bewonerscommunicatie, zoals het versturen van brieven of informatie.

Je voert je werkzaamheden uit binnen de bestaande organisatiestructuur en neemt deel aan interne overleggen.
Je werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager en past prioriteiten en werkzaamheden aan op de door de organisatie gestelde doelen.

jouw profiel

• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel in woord als geschrift.

Over de opdrachtgever
De opdrachtgever is een publieke organisatie die zich inzet voor leefbaarheid, duurzaamheid en samenwerking met inwoners en externe partners.
Je werkt in een team van professionals dat waarde hecht aan samenwerking en het continu verbeteren van dienstverlening.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of in een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring met planning, verslaglegging, het opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten en met administratieve ondersteuning van een team

Functie-wensen

• Je kunt aantonen dat je een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau hebt in een administratieve, technische of civieltechnische richting
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen de openbare ruimte of een vergelijkbare gemeentelijke werkomgeving
• Je hebt aantoonbare werkervaring met begraafplaatsadministratie of met een vergelijkbare wettelijke of gemeentelijke administratie
• Je hebt aantoonbare ervaring met zaaksystemen, administratieve systemen en Microsoft Office
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren en bijhouden van administraties en registraties

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO