Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken

Voor Provincie Overijssel zoeken wij een Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken. Ben jij een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende managementondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Ben je sterk in organiseren, houd je overzicht en kun je snel schakelen wanneer de actualiteit daarom vraagt? Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning en zorgt ervoor dat werkzaamheden, afspraken en processen efficiënt en zorgvuldig verlopen.

Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Complex agendabeheer en het plannen, wijzigen en bewaken van afspraken.
• Mailboxbeheer: beoordelen, prioriteren, afhandelen en uitzetten van e-mails.
• Notuleren van vergaderingen en het opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Beheren, actualiseren en aanvullen van logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten en ontvangen informatie.
• Opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding.
• Onderhouden van contacten met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning.
• Verrichten van overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Jouw profiel

• Nauwkeurig
• Zelfstandig
• Servicegericht
• Stressbestendig
• Flexibel
• Proactief
• Accuraat
• Integer

Organisatie
De opdrachtgever is een provinciale organisatie die zich inzet voor leefbaarheid, veiligheid en bereikbaarheid in de regio. Zij werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties om gezamenlijke doelen te realiseren.

Functie-eisen

• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse of directiesecretaresse.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer en administratieve ondersteuning.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams en digitale documentbeheersystemen.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Je hebt aantoonbare werkervaring met bestuurlijke of politiek-sensitieve communicatie
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner bij een overheidsinstelling
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met communicatie met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties

Extra Informatie

• Aantal uur 20
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-10-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO