Informatiemanager Technisch Documenten Asset Management

Voor Gemeente Amsterdam zoeken wij een Informatiemanager Technisch Documenten Asset Management.

• Je bouwt mee aan de uitrol van een nieuw technisch documentmanagementsysteem (tDMS) en bepaalt mede hoe beheerdossiers van bruggen, tunnels, sluizen en andere assets worden ingericht en beheerd.
• Met betrouwbaar en actueel documentbeheer draag je direct bij aan een veilige, leefbare en bereikbare openbare ruimte.
• Je werkt in een hecht team voor proces- en informatiemanagement, met korte lijnen naar adviseurs, Product Owners en asset-teams bij de opdrachtgever.

Als informatiemanager voor de implementatie van het tDMS ben jij de schakel tussen techniek en werkvloer. Je zorgt voor veilige, vindbare en wettelijk conforme opslag van digitale documenten en draagt bij aan procesoptimalisatie, kwaliteitsbeheer en verbetering van de informatiehuishouding, zodat het tDMS het beoogde doel blijft dienen.

Achtergrond en impact

• De rol ontstaat door de implementatie van het tDMS en de uitfasering van de huidige oplossing; er is behoefte aan een aparte schakel tussen techniek en beheerpraktijk.
• Zonder jouw rol bestaat het risico op onvoldoende naleving van archief- en privacyregelgeving, extra beheerlast en toenemende technische schuld.
• Betrouwbare beheerdossiers zijn noodzakelijk voor veilig en tijdig onderhoud van assets en daarmee voor continuïteit in beheeractiviteiten.

Verwacht in de eerste 3 maanden

• Je raakt ingewerkt in het team, het scrumproces en het aanbestedingstraject rond het tDMS.
• Je krijgt overzicht van de huidige dossierstructuur en -omvang per assettype en van de status van lopende opschoningstrajecten.
• Je levert een eerste concept van werkafspraken voor informatiebeheer aan.
• Je draagt actief bij aan formulering van eisen rond documentregistratie, metadatering en autorisaties in het aanbestedingstraject.

Verwacht in het eerste jaar

• Je stelt een migratieplan van het bestaande DMS naar het tDMS op en voert dit uit, inclusief opschoon- en conversieaanpak.
• Je stelt een metadatamodel vast (conform relevante standaarden zoals TMLO/MDTO) en brengt dit in gebruik.
• Je realiseert aantoonbare voortgang in migratie van kritieke en omvangrijke dossiers.
• Je levert gebruikersinstructies op die door asset-teams worden geadopteerd.
• Je borgt naleving van archief- en privacyregelgeving in het nieuwe systeem.

Werkzaamheden

• Opstellen en implementeren van werkafspraken voor goed informatiebeheer.
• Begeleiden van migraties: data in kaart brengen, opschonen, converteren en zorgen voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.
• Vertalen van gebruikersprocessen en -vereisten (documentregistratie, metadatering, autorisaties) naar begrijpelijke gebruikersinstructies.
• Adviseren over en verbeteren van processen rondom documentbeheer.
• Borgen van naleving van wettelijke richtlijnen zoals archiefregelgeving en privacywetgeving, en van gemeentelijke standaarden waar van toepassing.
• Deelnemen aan het beheer- en projectteam voor het huidige en toekomstige tDMS, onder meer in een scrumsetting.

jouw profiel

• Analytisch vermogen: je kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden, vraagstukken uitsplitsen en logische verbanden leggen.
• Sterke mondelinge vaardigheden: je communiceert helder en kunt kennis effectief overdragen aan verschillende doelgroepen.
• Resultaatgerichtheid: je stelt concrete doelen en houdt vast totdat het gewenste resultaat is bereikt.
• Samenwerken: je levert een constructieve bijdrage aan het teamresultaat en aan een goede teamsfeer.
• Kwaliteitsgerichtheid: je werkt nauwkeurig en gestructureerd met data en systemen en streeft naar continue verbetering van processen en bestanden.
• Flexibiliteit: je schakelt makkelijk tussen strategisch en operationeel niveau en past je stijl aan om doelen te bereiken.

Organisatie
Je komt te werken bij de opdrachtgever binnen een team dat de schakel vormt tussen beheerpraktijk en de informatievoorziening en systemen die daarvoor worden gebruikt.
Het team werkt vanuit een gezamenlijke visie en vaste architectuurafspraken, zodat oplossingen op elkaar aansluiten en informatie eenmalig wordt vastgelegd en meervoudig kan worden gebruikt.
Je werkt in een scrumteam samen met een Product Owner, Scrum Master, functioneel beheerders en ontwikkelaars en draagt direct bij aan betrouwbaar documentbeheer voor de organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als informatiemanager of in een vergelijkbare functie
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in het fysieke domein (assetmanagement, bouw, beheer openbare ruimte, infrastructuur of civiel)
• Je hebt aantoonbare ervaring met DMS-oplossingen zoals SharePoint, Alfresco of OpenText
• Je hebt aantoonbare ervaring met datamigraties, conversies en uitfaseringstrajecten
• Je beschikt over kennis van en ervaring met metadata-standaarden zoals TMLO/MDTO

Functie-wensen

• Je hebt ervaring met werken binnen gemeentelijke kaders, zoals de Archiefwet, Omgevingswet en AVG
• Je hebt ervaring met archivering, waaronder bewaartermijnen, vernietigen en overbrengen
• Je hebt kennis van gemeentelijke processen en structuren op het gebied van binnen- en buitenruimte, assetmanagement, beheer van de openbare ruimte of vastgoed
• Je hebt affiniteit met verandermanagement en ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen
• Je hebt ervaring met werken in een agile omgeving

Extra Informatie

• Aantal uur 36 - 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-09-2026