Contractbeheerder Welzijn

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Contractbeheerder Welzijn.
Jouw functie
Als contractbeheerder ben jij de spin in het web. Je ondersteunt de contractmanagers Welzijn bij hun werkzaamheden. Je fungeert als vraagbaak voor de verschillende teams van de afdeling, de contractpartners van de opdrachtgever en de interne uitvoering. Je uitdaging ligt in het zorgvuldig afhandelen van diverse vragen, het tijdig terugkoppelen en het verbinden van de verschillende partijen.

Omdat zowel contractmanagement als contractbeheer voor Welzijn nog in ontwikkeling is, is deze rol nog niet volledig vastomlijnd en kun je deze verder uitbouwen. Je denkt hier actief in mee, toont initiatief en komt met voorstellen.
In je dagelijkse werkzaamheden:

• Ben je verantwoordelijk voor het bestelproces, waaronder het laten aanmaken van inkoopordernummers en het boeken van ontvangsten.
• Zorg je voor de administratieve afhandeling en archivering van de contracten van integrale gebiedsopdrachten Welzijn Heel de Stad, Jeugdparticipatie, Informele Leerondersteuning en Informele zorg en ondersteuning, inclusief de bijbehorende addenda.
• Begeleid je het proces rondom addenda, afrondingsbrieven en andere Welzijnsopdracht-gerelateerde documenten op juistheid en compleetheid en draag je zorg voor ondertekening en verzending.
• Bewaar je de contracttermijnen, deadlines en verplichtingen en signaleer je tijdig aan de contractmanagers wanneer nodig.
• Ondersteun je bij voorbereidingen op contractwijzigingen en andere relevante processen.
• Zorg je voor de volledigheid, juistheid en actualiteit van het contractdossier, zowel financieel als inhoudelijk.
• Verzamel, verwerk en archiveer je relevante monitorings- en sturingsgegevens en maak je gebruik van diverse softwareprogramma’s en registratiesystemen.
• Rappelleer je interne en externe betrokkenen over reeds verzonden uitvragen en verzoeken.
• Lever je administratieve en cijfermatige input voor de contractmanagers voor de periodieke overleggen.
• Publiceer je gegevens op het intranet en de portal voor de contractpartners van de opdrachtgever.
• Beheer je de relevante contactinformatie en mailadressen van de contractpartners en verzorg je de verzending van mailings aan hen.
• Beheer je de postbus van contractmanagement en contractbeheer.
• Plan je operationele, tactische en strategische overleggen.
• Draag je bij aan verslaglegging van het contractmanagers Welzijn overleg.
• Zoek je verbinding met contractbeheer Jeugdhulp en contractbeheer WMO en stem je af bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden.
• Draag je bij aan de continuïteit van de processen door werkinstructies en -processen binnen contractbeheer te actualiseren.
• Werk je nauw samen met contractmanagers Welzijn en adviseurs die bij de genoemde contracten en addenda betrokken zijn.

Jouw profiel
In de rol van contractbeheerder ben jij degene die overzicht houdt en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden nagekomen. Je bent cijfermatig onderlegd en werkt nauwkeurig, waardoor contactgegevens, verplichtingen en financiële afspraken altijd kloppen. Tegelijkertijd ben je resultaatgericht en houd je scherp in de gaten dat deadlines en doelstellingen worden gehaald.
Je bent communicatief vaardig en weet intern én extern duidelijk en professioneel te schakelen. Hierbij durf je assertief op te treden wanneer afspraken niet worden nagekomen of wanneer er bijsturing nodig is. Je blijft kalm in hectische situaties, werkt goed in teamverband én zelfstandig, en kunt je werkzaamheden zelfstandig prioriteren. Je bent flexibel wanneer ad hoc verzoeken om aanpassing vragen en stressbestendig.

Organisatie
Bij Maatschappelijke Ontwikkeling ben je altijd in beweging. De organisatie stimuleert Rotterdammers om hun talent te ontwikkelen en maatschappelijk actief te zijn, uitgaande van hun eigen kracht — ook als zij niet zelfstandig kunnen functioneren. Lichte ondersteuning wordt geboden wanneer de omgeving daarin niet kan voorzien en intensievere zorg waar dat nodig is. Op deze manier help je stappen vooruit te zetten, met als doel grotere zelfredzaamheid en betere gezondheid voor Rotterdammers. Welzijn, sport, cultuur en onderwijs dragen hieraan bij. De opdrachtgever voert dit uit in opdracht van het college en wijkraden en samen met maatschappelijke partners.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met het beheren van aanbestedingscontracten in de afgelopen 4 jaar
• Je hebt ervaring met het Microsoft Office pakket, inclusief het werken met draaitabellen en het analyseren van datasets

Functie-wensen

• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle Cloud