Adviseur Kabinet en Evenementen

Voor Gemeente Apeldoorn zoeken wij een Adviseur Kabinet en Evenementen. Je werkt als allround adviseur Kabinet en Evenementen binnen het team Kabinet en Evenementen.
Je ondersteunt en begeleidt het college van burgemeester en wethouders bij representatieve verplichtingen, evenementen en officiële bijeenkomsten.
Daarnaast draag je actief bij aan de organisatie en uitvoering van gemeentelijke evenementen, relatie-evenementen, herdenkingen en protocolgerelateerde werkzaamheden.

Het team heeft als kerntaak het college optimaal voor te bereiden op publieke optredens, officiële ontmoetingen en representatieve activiteiten.
Het team organiseert jaarlijks circa 200 evenementen en begeleidt ongeveer 600 representatieve bijeenkomsten.
Je werkt nauw samen met bestuur, directie, communicatie, externe partners en organisatoren.

Jouw verantwoordelijkheden

• Organiseren en begeleiden van evenementen en relatiebijeenkomsten;
• Voorbereiden en begeleiden van representatieve activiteiten van collegeleden;
• Opstellen van draaiboeken, voorbereidingssheets en programma’s;
• Organiseren van herdenkingen, jubilea en onderscheidingen;
• Coördineren van relatiegeschenken;
• Beheren van planningen, representatieagenda’s en CRM-relatiebeheer;
• Inzet bij bewonersavonden, sportevenementen en maatschappelijke bijeenkomsten;
• Meedraaien in weekend- en vakantieplanning en waar nodig bijspringen in de begeleiding van wethouders, evenementen of administratieve en coördinerende werkzaamheden.

Jouw profiel

• Je hebt aantoonbare ervaring met evenementenorganisatie;
• Ervaring met bestuurlijke ondersteuning is een sterke pré;
• Je kunt snel schakelen tussen operationele, organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en bent stressbestendig;
• Je hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en representatie;
• Je bent flexibel inzetbaar en bereid ook buiten reguliere kantooruren werkzaamheden uit te voeren;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• Je hebt een proactieve instelling en een sterke “can do”-mentaliteit;
• Je hebt een representatieve en gastvrije instelling.

Competenties

• Organisatiesensitiviteit;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en representatief handelen;
• Stressbestendigheid;
• Flexibiliteit;
• Samenwerkingsgericht;
• Zelfstandig werken;
• Proactieve houding;
• Hands-on mentaliteit;
• Plannen en organiseren;
• Klant- en servicegerichtheid;
• Ervaring met plannings- en CRM-systemen.

Organisatie
De opdrachtgever bedient bijna 170.000 inwoners en behoort tot de grotere gemeenten in Nederland.
Met zo’n 2.000 collega’s leveren zij een bijdrage aan strategische doelen zoals het versterken van de stad als gezinsstad, duurzaamheid, ondernemerschap en toeristische ontwikkeling.
Je komt te werken in een organisatie die waarde hecht aan vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking, en die actief samenwerkingen zoekt met inwoners, bestuur, bedrijven en andere overheidsinstanties.

Functie-eisen

• Je bent zo snel mogelijk beschikbaar voor 32-36 uur per week.
• Je beschikt over minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in evenementenorganisatie, kabinet/protocol of bestuurlijke ondersteuning.
• Je bent vanaf de start fysiek aanwezig op het stadhuis in Apeldoorn en op andere relevante locaties wanneer evenementen, representatieve activiteiten of bestuurlijke bijeenkomsten plaatsvinden, vanwege de aard van de werkzaamheden en noodzakelijke directe afstemming.
• Je bent bereid werkzaamheden buiten reguliere kantooruren uit te voeren.

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je een afgeronde opleiding op het gebied van evenementen of aan een hotelschool
• Je hebt werkervaring met representatie, protocol en evenementenondersteuning, waarbij je zelfstandig schakelt tussen bestuurders, organisatoren en interne en externe stakeholders in een dynamische omgeving
• Je hebt ervaring met het zelfstandig organiseren, coördineren en begeleiden van complexe bestuurlijke en representatieve evenementen, inclusief eindverantwoordelijkheid voor voorbereiding, uitvoering en afstemming tussen bestuurders en interne en externe partijen, ook onder hoge tijdsdruk
• Je hebt aantoonbare ervaring met werken in een omgeving waarin representatie, afstemming met verschillende stakeholders en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen een rol spelen

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 36
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO, HBO