Executive Assistant COO

Voor ASN Bank zoeken wij een Executive Assistant COO. Ben jij een ervaren, integere en loyale Executive Assistant die graag op topniveau opereert? Zij zoeken tijdelijk een extra assistent voor de COO die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt in een dynamische organisatie met maatschappelijke impact.

Als Executive Assistant van de Chief Operations Officer (COO) zorg je ervoor dat de werkdag van de COO soepel verloopt door hem volledig te ontzorgen. Je beheert proactief zijn agenda en mailbox, voert administratieve werkzaamheden uit en werkt nauw samen met de andere assistenten. Jij draagt bij aan een efficiënt georganiseerd domein.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je beheert en coördineert proactief de complexe agenda van de COO door interne en externe afspraken te organiseren en prioriteren.
• Je beheert de mailbox van de COO en brengt proactief belangrijke zaken, verzoeken en deadlines onder zijn aandacht.
• Je verzorgt de administratie en digitale archivering (o.a. via SharePoint) van documenten.
• Je organiseert bijeenkomsten en evenementen voor het COO-domein.
• Je plant en boekt reizen en accommodaties indien nodig.

Het Executive Secretariaat van de opdrachtgever bestaat uit de assistenten van alle statutaire en niet-statutaire leden van het Management Team. Je komt terecht in een hecht en professioneel team dat gericht is op resultaat, waar elkaars achtervang goed is geregeld. Op de afdeling zitten ook het Corporate Office en de business managers van de MT-leden. De Director Corporate Office is jouw leidinggevende, maar je stemt jouw werkzaamheden vooral af met de COO zelf.

Het COO-domein bestaat uit de subdomeinen Data, Daily Banking, Lending en Customer Contact Center, en de teams Operational Expertise, Sustainability, en Risk Proces & Control. Je krijgt veel te maken met de leidinggevenden van deze subdomeinen en teams, die samen het COO-managementteam vormen.

Jouw profiel:

• Je bent proactief, zelfverzekerd, vastberaden en kunt zelfstandig én in teamverband werken.
• Je zoekt voortdurend afstemming, kunt gemakkelijk prioriteiten stellen en bent representatief.
• Je bent flexibel en indien nodig ook buiten kantoortijden beschikbaar.
• Je bent discreet en begrijpt het belang van vertrouwelijkheid.
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 8 jaar ervaring als assistent op C-level.
• Ervaring en affiniteit met digitale tools zoals SharePoint, iBabs en Microsoft Office.
• Een can-do mentaliteit en sterk ontwikkeld organisatievermogen.
• Een flexibele instelling en discretie in de omgang met gevoelige informatie.

Er wordt hybride gewerkt binnen de organisatie. Je werkt in een ambitieus en betrokken team waar samenwerking en resultaat centraal staan.

Functie-eisen

• Je reistijd mag niet langer zijn dan 60 minuten
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week
• Je hebt minimaal 8 jaar ervaring als assistent op C-level
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring en affiniteit met digitale tools zoals SharePoint, iBabs en Microsoft Office
• Je beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart) dat bij intake en op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd
• Je bent beschikbaar voor de hele gevraagde periode in de aanvraag
• Je doorloopt de pre-employmentscreening succesvol voordat je mag starten bij de klant

Functie-wensen

• Bij voorkeur heb je HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 8 jaar ervaring als assistent op C-level
• Je hebt ervaring en affiniteit met digitale tools zoals SharePoint, iBabs en Microsoft Office