Projectleider Aanbestedingen

Voor Gemeente Apeldoorn zoeken wij een Projectleider Aanbestedingen. Je draagt als projectleider aanbestedingen bij aan het inkoopproces van goederen en diensten binnen de afdeling Beheer & Onderhoud (B&O) van de opdrachtgever. Je vertaalt de inkoopbehoefte die collega’s aanleveren naar een programma van eisen en stemt hierover af met de contractmanager en inkoopadviseur. Daarnaast registreer en handel je inkoopverzoeken administratief af en voer je waar nodig marktverkenningen uit. Het is belangrijk dat je je inhoudelijk verdiept in de gevraagde materie. Binnen de unit Bedrijfsbureau werk je samen met de centrale inkoopadviseur, de contractmanager en andere collega’s van de afdeling.
Deze functie omvat meer dan alleen coördineren vanuit projectleiderschap.
Je voelt je thuis binnen het brede werkveld van beheer en onderhoud van de openbare ruimte en wilt je hiervoor inzetten. Als je op zoek bent naar afwisseling en uitdaging in je werk, is deze kans wellicht geschikt voor jou.
Jouw verantwoordelijkheden

• Projectleiderschap bij de voorbereiding en uitvoering van enkelvoudige, meervoudige en Europese aanbestedingen gerelateerd aan het beheer en onderhoud van de openbare ruimte
• Ondersteunen van de inkoopadviseur bij aanbestedingen
• Ondersteunen van de contractmanager bij het beheer van contracten
• Opzetten en plannen van de voorbereiding van een inkoopproject of aanbesteding, eventueel samen met de inkoopadviseur
• Bewaken van de voortgang van het inkoopproject of de aanbesteding
• Aansturen van collega’s binnen jouw projectteam
• Communicatie naar stakeholders van het project
• Voeren van correspondentie en verrichten van administratieve handelingen gerelateerd aan het inkoopproces, eventueel samen met medewerkers van het bedrijfsbureau
• Realiseren van aanbestedingsresultaten binnen afgesproken tijd, kwaliteit en middelen
• Tijdig en juist adviseren richting opdrachtgevers, collega’s en stakeholders
• Zorgdragen voor correcte en volledige dossieropbouw ten behoeve van audit en rechtmatigheid

Let op: dit betreft niet de functie van inkoopadviseur.

Competenties

• Resultaatgericht en gericht op optimale samenwerking en het op te leveren product
• Zowel mondeling als schriftelijk communicatief vaardig
• In staat om goede relaties op te bouwen met collega’s en stakeholders
• Proactief en je durft verantwoordelijkheid te nemen
• Beschikt over voldoende analytisch vermogen
• Kunt snel ontbrekende kennis eigen maken en verdiept je hierin
• Voldoende organisatiesensitiviteit
• Stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en werkt gestructureerd
• Functioneert goed onder tijdsdruk en deadlines

Organisatie
De opdrachtgever telt bijna 170.000 inwoners en groeit door naar 180.000 inwoners. Met ongeveer 2.000 collega’s draag je bij aan de strategische doelen van de organisatie: het versterken van Apeldoorn als gezinsstad, het realiseren van een duurzaam en ondernemend Apeldoorn en het ontwikkelen van een toeristisch toplandschap.

Functie-eisen

• Je bent zo snel mogelijk beschikbaar voor 28 - 36 uur per week
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar via opleiding en/of relevante werkervaring
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inkoopproces binnen een organisatie
• Je hebt basiskennis van de juridische richtlijnen op het gebied van inkoop bij gemeentelijke organisaties, gebaseerd op opgedane werkervaring en/of opleidingen/certificaten
• Je hebt kennis van Microsoft Office 365
• Je hebt kennis van en/of affiniteit met het onderhoud van de openbare ruimte

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare kennis en/of affiniteit met het onderhoud van de openbare ruimte. Dit kan blijken uit relevante opleiding, werkervaring, projecten of andere gerelateerde activiteiten.
• Het is een pre als je enige aantoonbare kennis of affiniteit hebt met onderhoud van de openbare ruimte.
• Bij voorkeur beschik je over basiskennis of affiniteit, bijvoorbeeld via opleiding of beperkte ervaring.
• Het is een pré als je ruime kennis en ervaring hebt met onderhoud van de openbare ruimte.
• Je hebt kennis van de (juridische) richtlijnen op het gebied van inkoop bij gemeentelijke organisaties.
• Het is een pre als je enige basiskennis of beperkte ervaring hebt met het inkoopproces, bijvoorbeeld via een enkele opleiding, cursus of korte werkervaring.
• Bij voorkeur beschik je over voldoende basiskennis van juridische richtlijnen op het gebied van inkoop, verworven door ondersteunende of deels zelfstandige werkzaamheden binnen inkooptrajecten.
• Het is een pré als je uitgebreide werkervaring hebt met het toepassen van juridische inkooprichtlijnen binnen gemeentelijke organisaties, bij voorkeur gecombineerd met relevante opleidingen of certificaten.
• Je hebt ervaring met het uitvoeren van inkoop- of aanbestedingsprojecten, waaronder het opstellen van duidelijke aanbestedings- en inkoopplanningen met fasering en mijlpalen.
• Je past vastgestelde werkwijzen, standaarden, templates en formats toe.
• Het is een pre als je een trekkersrol vervult gedurende het gehele proces, van voorbereiding tot en met gunning.
• Je hebt ervaring met meerdere projecten met een gestructureerde aanpak en vanuit een projectleidersrol.
• Je bent vaardig in het werken met kantoorapplicaties op het gebied van inkoop, waaronder MS Office 365.
• Het is een pre als je ervaring hebt met planningstools zoals Planner, MS Project, Excel (Gantt) of een zelfontwikkelde methode.
• Je bent gevorderd gebruiker van deze tools, bijvoorbeeld met het werken met templates, versiebeheer en planning binnen aanbestedingen.