Informatieadviseur Microsoft

Voor Gemeente Stichtse Vecht zoeken wij een Informatieadviseur Microsoft.
Aanleiding project
Je werkt binnen een organisatie waar het gebruik van netwerkschijven voor opslag en delen van informatie niet langer voldoet aan de eisen van moderne, betrouwbare en veilige informatievoorziening. Netwerkschijven bieden onvoldoende ondersteuning voor eigenaarschap, versiebeheer, toegangsbeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Daarom is besloten om deze netwerkschijven uit te faseren.

De organisatie werkt steeds meer samen in Microsoft Teams en dit jaar staat ook een overgang naar een nieuwe werkplek gepland. Een belangrijke randvoorwaarde is dat er een goed beheerde samenwerkingsomgeving binnen MS365 beschikbaar wordt gesteld voor medewerkers. Het doel is om beide onderdelen eind 2026 op te leveren.

Er is een projectleider en een projectgroep gevormd. Jij versterkt dit team als ervaren informatieadviseur/recordmanager om het (informatie)beheer van de samenwerkingsomgeving binnen MS365 te realiseren en de uitfasering van netwerkschijven voor te bereiden. De gevraagde specifieke kennis is nog niet aanwezig binnen de organisatie.

Het project
Je werkt mee aan een meerjarig project waarbij gefaseerd de volgende resultaten worden verwacht:

• Fase 0 – Inrichting project: Opstellen Plan van Aanpak, inrichten projectorganisatie, voorbereiding opstarten en lopende initiatieven een plek geven binnen het project.
• Fase 1 – Beheer MS365: Bepalen retentiebeleid, aanbesteden en inrichten beheerfunctionaliteit en processen, begeleiden implementatie van de nieuwe beheerde omgeving en overgang naar beheer organiseren.
• Fase 2 – Analyse en planvorming uitfasering: Inventariseren datanetwerkschijven, bepalen migratiestrategie en aanpak, uitvoeren van pilots om strategie te bepalen, opstellen adoptiestrategie.
• Fase 3 – Uitfasering netwerkschijven/migratie: Gefaseerd uitvoeren van de uitfasering of migratie conform het vastgestelde migratie- en adoptieplan.

Jouw rol
Als informatieadviseur/recordmanager ben jij verantwoordelijk voor:

• Opstellen van het retentiebeleid voor MS365 en laten vaststellen door de directie. Dit betreft de uitwerking van de beheerregimes binnen Teams/SharePoint en, afhankelijk van definitieve afspraken, beheerregimes voor e-mail en chat op basis van het kaderdocument Bewaarstrategie Stichtse Vecht 2024-2026.
• Samen met functioneel beheerders MS365 herijken van de huidige beleidsuitgangspunten van MS365 en deze laten vaststellen door de directie.
• Input leveren vanuit informatiebeheer voor de aanbesteding van de Provisioningtool (automatiseren en standaardiseren van beheerprocessen, overzichten kwaliteit en naleving beleid, signalering en ondersteuning van gebruikers).
• Inrichten van informatiebeheerprocessen in Provisioningtool en Purview (data governance, beveiliging en naleving).
• Indien het retentiebeleid dit vereist, zorg je voor optimale gebruiksondersteuning door een koppeling tussen MS365 en het zaaksysteem voor archivering op te zetten, inclusief het opstellen van een functioneel ontwerp.
• Adoptie van de nieuwe beheerregimes MS365 in de organisatie stimuleren en ondersteunen.
• Voorbereiden van de migratiestrategie voor het uitfaseren van netwerkschijven.

Jouw profiel: ervaring, kennis en competenties

• Ervaring:
  • Je hebt aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie, waarmee je de organisatie kunt adviseren over inrichting van beheer, aanpak en adoptie.
• Kennis:
  • Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
  • Je hebt kennis van wetgeving rond informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging en begrijpt de onderlinge samenhang hiervan.
  • Je hebt kennis van MS365 (ervaring met MS Purview is een pré).
• Competenties:
  • Je bent flexibel, kunt goed prioriteren en behoudt overzicht in een dynamische omgeving.
  • Je werkt planmatig, analytisch en resultaatgericht.
  • Je bent communicatief sterk, samenwerkingsgericht en politiek-bestuurlijk sensitief.
  • Je kijkt over je eigen grenzen heen, beschikt over overtuigingskracht en doorzettingsvermogen.
  • Je bent een teamspeler en sparringpartner voor collega’s.
  • Je maakt je nieuwe materie snel eigen en schakelt gemakkelijk tussen strategie en uitvoering.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten als deze (bij voorkeur bij een gemeente) en kunt onze organisatie adviseren over onder andere de inrichting van beheer, aanpak en adoptie.
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt kennis van wetgeving rondom informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging en begrijpt de onderlinge samenhang.
• Je hebt kennis van MS365; ervaring met MS Purview is een pré.

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten als deze (bij voorkeur bij een gemeente), op basis waarvan je onze organisatie kunt adviseren over onder andere inrichting beheer, aanpak en adoptie.
• Je hebt kennis van MS365; ervaring met MS Purview is een pré.