Hosting Staff / Personnel d'accueil - Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canada's proud tradition of engaging in Japan-hosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canada's unique identity. Through welcoming spaces, captivating public presentation, vibrant cultural activities, dynamic partner collaborations, and approachable staff, Canada's participation will showcase our creativity, openness and dedication to shaping a better future for all.

About the role

The Hosting Staff will be the frontline representatives, responsible for providing exemplary services tailored to visitors and guests and ensuring they have a memorable experience. They are responsible for the efficient operation of the activities of the Pavilion on the entire site and throughout the visitor experience including the stage and plaza, indoors and out, as well as helping guests as needed; and, assisting in special events and activities at the pavilion (and, at times, at other pavilions).

We are looking for a diverse and inclusive team to act as ambassadors for Canada and represent our warmth, openness and optimism. The Hosting Staff will be based in Osaka. The assignment is expected to commence April 1st, 2025 and run until October 15th, 2025.

Responsibilities:

• Welcoming visiting public, schools groups/dignitaries/business delegations and VIP guests to the Canada Pavilion;
• Ensuring the efficient flow of visitor traffic in accordance with the operational plan, ensuring smooth transitions between different public areas of the Pavilion;
• Delivering instructions , guided tours and answering questions about Canada, the contents of the Pavilion, Canadas cultural program, and special events;
• Assisting visitors and guests with the use of any equipment used in the visitor experience (e.g.tablet devices (iPad or other);
• Executing emergency procedures and carrying out other duties as required;
• Tracking and relaying visitor and guest comments and questions, participating in daily debrief sessions to provide feedback and recommendations, and ensure a consistently positive experience;
• Reporting any abnormalities to the Staff Coordinator or Duty Manager on site;
• Guiding special groups, including school groups, through the exhibits and the related programming;
• Assisting with visitor flow and crowd animation/control for an enjoyable visitor experience;
• Completing all assigned tasks in a professional manner with an eye towards Canadas image;
• Helping with Pavilion emergency situations, if necessary;
• Adhere to a shift schedule established for the Pavilion (precise shift to be determined).

Requirements:

• Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as communications, public relations, tourism and hotel management;
• Must be a Canadian citizen with a valid Canadian passport;
• Language Requirements: Proficient in English and/or French and Japanese N3/N4;
• Knowledge of additional languages like Mandarin and Korean is an asset.

Experience:

• Experience in having worked in a field of hospitality or visitor attractions (museums, amusement parks, etc);
• Extensive experience in interacting with the public;
• Good knowledge of Canada's history, geography, culture and political environment;
• General knowledge of Japan and its culture and Canadian-Japanese relations;
• Experience in making presentations, leading tours or teaching are assets. 

Skills:

• Ability to interpret (Pavilion content information) and transmit information to Canada Pavilion visitors;
• Friendly, approachable, and service-oriented attitude;
• Ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;
• Ability to stand for long periods;
• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions Of Work:

• Fixed term contract;

• Accommodation will be provided in apartments shared with other team members;
• Must be available for work from April 1st, 2025 to October 15th, 2025;
• There will be no vacation leave granted during this period;
• Must wear a Canada Pavilion uniform when on duty;
• Working hours: between 9am to 9pm, based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern.(Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.)
• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week. 
• There will be a certain amount of interchangeability between Hosting, Protocol and Receptionist personnel duties.

Personnel d'accueil, Osaka-Japon

À propos de l'Expo

L'Expo 2025 Osaka poursuit la fière tradition de participation du Canada aux expositions organisées par le Japon en présentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent l'identité unique du Canada. Grâce à des espaces accueillants, une présentation publique captivante , des activités culturelles dynamiques, des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible, la participation du Canada mettra en évidence notre créativité, notre ouverture d'esprit et notre engagement à façonner un avenir meilleur pour tous.

À propos du poste

Le personnel d'accueil sera les représentants de première ligne, chargés de fournir des services exemplaires adaptés aux visiteurs et aux invités et de veiller à ce qu'ils vivent une expérience mémorable. Ils sont responsables du bon déroulement des activités du pavillon sur l'ensemble du site et tout au long de l'expérience du visiteur - y compris près de la scène et de la place principale, à l'intérieur et à l'extérieur, ainsi que de l'aide apportée aux invités en cas de besoin et de l'aide apportée lors d'événements et d'activités spéciales au pavillon (et parfois, dans d'autres pavillons).

Nous recherchons une équipe diversifiée et inclusive pour agir en tant qu'ambassadeurs du Canada et représenter notre chaleur, notre ouverture et notre optimisme. Le personnel d'accueil sera basé à Osaka. L'affectation devrait commencer le 1er avril 2025 et se terminer le 15 octobre 2025.

Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs, les groupes scolaires, les dignitaires, les délégations d'affaires et les invités de marque au Pavillon du Canada;
• Assurer la circulation efficace des visiteurs conformément au plan opérationnel, en veillant à ce que les transitions entre les différentes zones publiques du Pavillon se fassent sans heurts;
• Donner des instructions, effectuer des visites guidées et répondre aux questions sur le Canada, le contenu du Pavillon, le programme culturel du Canada et les événements spéciaux;
• Aider les visiteurs et les invités à utiliser tout équipement utilisé dans le cadre de l'expérience du visiteur ex. tablette électronique (iPad ou autre)
• Exécuter les procédures d'urgence et effectuer d'autres tâches selon les besoins;
• Noter et transmettre les commentaires et les questions des visiteurs et des invités, participer aux séances de compte rendu quotidiennes pour fournir des commentaires et des recommandations, et assurer une expérience toujours positive;
• Signaler toute anomalie au coordonnateur du personnel ou au gestionnaire de service sur place;
• Guider les groupes spéciaux, y compris les groupes scolaires, à travers les expositions et la programmation connexe;
• Aider à la circulation des visiteurs et à l'animation/contrôle des foules pour une expérience agréable;
• Accomplir toutes les tâches assignées de manière professionnelle en gardant à l'esprit l'image du Canada;
• Aider dans les situations d'urgence du pavillon, le cas échéant;
• Respecter les horaires de travail établis pour le pavillon (horaires précis à déterminer).

Exigences:

• Diplôme de trois ans d'études postsecondaires ou combinaison équivalente d'études et d'expérience dans des domaines tels que la communication, les relations publiques, le tourisme et la gestion hôtelière;
• Être citoyen(ne) canadien(ne) et posséder un passeport canadien valide;
• Exigences linguistiques : Maîtrise de l'anglais et/ou du français et du japonais N3/N4;
• La connaissance d'autres langues comme le mandarin et le coréen est un atout.

Expérience:

• Expérience dans le domaine de l'accueil ou des attractions pour les visiteurs (musées, parcs d'attractions, etc.);
• Vaste expérience des relations avec le public;
• Bonne connaissance de l'histoire, de la géographie, de la culture et de l'environnement politique du Canada;
• Connaissance générale du Japon et de sa culture, ainsi que des relations canado-japonaises;
• Une expérience de la présentation, de l'organisation de visites ou de l'enseignement sont des atouts.

Compétences:

• Capacité à interpréter (informations sur le contenu du Pavillon) et à transmettre des informations aux visiteurs du Pavillon du Canada;
• Attitude amicale, accessible et axée sur le service;
• Capacité à travailler dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme rapide;
• Capacité à rester debout pendant de longues périodes;
• La capacité à administrer les premiers soins est un atout.

Conditions de travail:

• Contrat à durée déterminée;

• Le logement sera fourni dans des appartements partagés avec d'autres membres de l'équipe;
• Doit être disponible pour travailler du 1er avril 2025 au 15 octobre 2025;

• Aucun congé annuel ne sera accordé pendant cette période;

• Doit porter l'uniforme du Pavillon du Canada lorsqu'il(elle) est en service;

• Horaires de travail: entre 9h00 et 21h00, sur la base d'un fonctionnement 7 jours sur 7 et d'une rotation des équipes. (Le personnel doit être présent trente minutes avant et trente minutes après les heures d'ouverture);

• Heures supplémentaires: Les heures supplémentaires seront payées pour le travail au-delà de 40 heures par semaine.

• Il y aura une certaine interchangeabilité entre les fonctions du personnel d'accueil, du protocole et de la réception.