Operation Support Staff / Personnel de Soutien Opérationnel - Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canada's proud tradition of engaging in Japan-hosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canada's unique identity. Through welcoming spaces, captivating public presentation, vibrant cultural activities, dynamic partner collaborations, and approachable staff, Canada's participation will showcase our creativity, openness and dedication to shaping a better future for all.

About the role

The Operational Support Staff will assist with general office tasks and assignments, providing support to senior management and Pavilion staff, ensuring smooth operations, and maintaining the high standards of the Canada Pavilion.

We are looking for a diverse and inclusive team to act as ambassadors for Canada and represent our warmth, openness and optimism. The Operational Staff will be based in Osaka. The assignment is expected to commence March 1st/March 15th, and April 1st, 2025 (TBD) and run until October 13th, 2025.

Responsibilities:

• Assisting with general office tasks and assignments as directed;

• Providing Japanese administrative support to senior management and Pavilion staff;
• Handling correspondence, scheduling meetings, and managing office supplies.
• Assisting with the preparation and organization of events and activities;
• Maintaining records and filing systems in an organized manner;
• Coordinating communication between different operational departments at the pavilion and external parties;
• One operational support staff will support the Culinary team with administrative support like scheduling and purchasing of food and supplies from Canadian and Japanese sources, inventory control, and by taking on serving duties as required;
• Helping with emergency situations, if necessary and on the orders of Security Personnel / Pavilion Management;
• Completing all assigned tasks in a professional manner with an eye towards Canadas image;
• May be required to assist with service.

Requirements:

• Linguistic Requirements: Excellent English and/or French proficiency. Excellent Japanese language skills;
• Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as tourism and hotel management;
• Must be a Japanese citizen living in Osaka;
• Strong organizational and multitasking skills;
• Maintaining accurate records of schedules, attendance;
• Drafting reports, memos, and communication materials;
• Familiarity with office productivity tools (e.g., MS Office, Google Workspace) and specialized scheduling or HR software;
• Awareness of organizational policies, safety regulations, and quality standards;
• Maintaining confidentiality and ethical practices;
• Understanding operational workflows and tools.

Experience:

• Extensive experience in having worked in a field similar to expositions;

• Experience in office management and procedures and working with computers and various software;
• Demonstrated experience in the fields of hospitality event coordination and dealing with VIPs, i.e. high ranking government officials and corporate personnel.

Skills:

• Friendly, approachable, and service-oriented attitude;

• Ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;

• Ability to stand for long periods;

• Clear verbal and written communication for coordinating with teams, clients, and management;

• Active listening to understand and respond to needs effectively;

• Strong time management to prioritize and meet deadlines;

• Multitasking ability to handle multiple responsibilities concurrently;

• Quick thinking to address logistical and operational challenges;

• Analytical skills for identifying inefficiencies and proposing improvements;
• Ability to work cohesively with various departments and support team dynamics;

• Building positive relationships with colleagues and clients;

• Flexibility to adapt to changing priorities and unexpected situations;

• Willingness to learn and use new tools or technologies;
• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions Of Work:

• Fixed term contract;

• Must be available to work from March 1st, 2025 to October 13th, 2025;
• There will be no vacation leave granted during this period;
• Working hours: between 9am to 9pm, based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern. (Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.)
• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week.

Personnel de Soutien Opérationnel, Osaka-Japon

À propos de l'Expo

L'Expo 2025 Osaka poursuit la fière tradition de participation du Canada aux expositions organisées par le Japon en présentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent l'identité unique du Canada. Grâce à des espaces accueillants, une présentation publique captivante, des activités culturelles dynamiques, des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible, la participation du Canada mettra en évidence notre créativité, notre ouverture d'esprit et notre engagement à façonner un avenir meilleur pour tous.

À propos du Poste

Le personnel de soutien opérationnel participera aux tâches et missions générales de bureau, fournir un soutien à la haute direction et au personnel du Pavillon, assurer le bon déroulement des opérations et maintenir les normes élevées du Pavillon du Canada.

Nous recherchons une équipe diversifiée et inclusive pour agir en tant qu'ambassadeurs du Canada et représenter notre chaleur, notre ouverture et notre optimisme. Le personnel opérationnel sera basé à Osaka. Laffectation devrait débuter le 1er Mars / 15 Mars / 1er Avr 2025 (TBD) et se terminer le 13 octobre 2025.

Responsabilités:

• Participer aux tâches générales de bureau et aux missions qui lui sont confiées;
• Fournir un soutien administratif japonais à la direction générale et au personnel du pavillon;
• Traiter la correspondance, planifier les réunions et gérer les fournitures de bureau;
• Aider à la préparation et à l'organisation d'événements et d'activités;
• Tenir à jour les dossiers et les systèmes d'archivage de manière organisée;
• Coordonner la communication entre les différents services opérationnels du pavillon et les parties extérieures;
• Un membre du personnel d'appui opérationnel apportera son soutien à l'équipe culinaire sur le plan administratif, notamment en ce qui concerne la programmation et l'achat de nourriture et de fournitures auprès de sources canadiennes et japonaises, le contrôle des stocks, et la prise en charge des tâches de service;
• Aider dans les situations d'urgence, si nécessaire et sur ordre du personnel de sécurité/de la direction du pavillon;
• Accomplir toutes les tâches qui lui sont confiées de manière professionnelle et dans le respect de l'image du Canada;
• Il peut être nécessaire d'aider au service.

Exigences:

• Exigences linguistiques: Excellente maîtrise de l'anglais et/ou du français. Excellentes compétences en japonais;
• Diplôme de trois ans d'études postsecondaires ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience dans des domaines tels que le tourisme et la gestion hôtelière;
• Les candidats doivent être des citoyens japonais vivant à Osaka;
• Solides compétences organisationnelles et multitâches;
• Tenue d'un registre précis des horaires et des présences;
• Rédiger des rapports, des mémos et des documents de communication;
• Familiarité avec les outils de productivité bureautique (par exemple, MS Office, Google Workspace) et les logiciels spécialisés de planification ou de ressources humaines;
• Connaissance des politiques de l'organisation, des règles de sécurité et des normes de qualité;
• Respect de la confidentialité et des pratiques éthiques;
• Compréhension des flux de travail et des outils opérationnels.

Expérience:

• Vaste expérience dans un domaine similaire à celui des expositions;

• Expérience de la gestion et des procédures de bureau et de l'utilisation d'ordinateurs et de divers logiciels;
• Expérience avérée dans les domaines de la coordination d'événements d'accueil et des relations avec les VIP, c'est-à-dire les hauts fonctionnaires et le personnel d'entreprise.

Compétences:

• Attitude amicale, accessible et orientée vers le service;

• Capacité à travailler dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme soutenu;

• Capacité à rester debout pendant de longues périodes;

• Communication verbale et écrite claire pour la coordination avec les équipes, les clients et la direction;

• Écoute active pour comprendre les besoins et y répondre efficacement;

• Solide gestion du temps pour établir des priorités et respecter les délais;

• Capacité à gérer plusieurs responsabilités en même temps;

• Capacité de réflexion rapide pour relever les défis logistiques et opérationnels;
• Compétences analytiques pour identifier les inefficacités et proposer des améliorations;
• Capacité à travailler de manière cohérente avec différents services et à soutenir la dynamique d'équipe;

• Établir des relations positives avec les collègues et les clients;

• Flexibilité pour s'adapter à des priorités changeantes et à des situations inattendues;
• Volonté d'apprendre et d'utiliser de nouveaux outils ou de nouvelles technologies;

• La capacité à administrer les premiers soins est un atout.

Conditions de travail:

• Contrat à durée déterminée;

• Doit être disponible pour travailler du 1 mars au 13 octobre 2025;

• Aucun congé annuel ne sera accordé pendant cette période;

• Horaires de travail: entre 9h00 et 21h00, sur la base d'un fonctionnement 7 jours sur 7 et d'une rotation des équipes. (Le personnel doit être présent trente minutes avant et trente minutes après les heures d'ouverture);
• Heures supplémentaires: Les heures supplémentaires seront payées pour le travail au-delà de 40 heures par semaine.