Staff Coordinators /Coordinateurs(trices) du personnel d'accueil Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canada's proud tradition of engaging in Japan-hosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canada's unique identity. Through welcoming spaces, captivating public presentation, vibrant cultural activities, dynamic partner collaborations, and approachable staff, Canada's participation will showcase our creativity, openness and dedication to shaping a better future for all.

About the Role

The Hosting Staff Coordinator is responsible for managing Hosting and Protocol Staff and ensuring the efficient day-to-day operation of the Canada Pavilion at Expo 2025 Osaka. This role requires supervisory skills, excellent organizational skills, excellent client-service orientation, attention to detail, and the ability to handle various responsibilities in a fast-paced environment. The Hosting Staff Coordinator will perform these duties on a rotational basis.

We are looking for individuals who will proudly represent Canada in Japan and who will contribute to and lead a diverse and inclusive front-line team that conveys Canada's warmth, openness and optimism. The Hosting Staff Coordinators will be based in Osaka. The assignment is expected to commence on March 25th, 2025 and run until October 31st, 2025.

Responsibilities:

• Arriving at the Pavilion before the hosting staff prior to the start of each shift to ensure all operations are ready for the day and overseeing the appropriate closing of the Pavilion;
• Ensuring that the Pavilion, Public Presentation, and VIP areas are clean and prepared for visitors and guests;
• Verifying that audio-visual systems are operational (ensuring readiness should be coordinated with IT or A/V staff);
• Discussing with Manager, Pavilion Operations regarding days special events, visitors, changes as necessary;
• Briefing hosting staff about any special activities or guests scheduled for the day;
• Ensuring that hosting staff members are in position 30 minutes prior to opening time;
• Supervising Personnel during daily shifts and attending to emergencies;
• Ensuring that hosting staff deliver high-quality visitor experiences and convey accurate information about Canada;
• Monitoring visitor experiences in the Canada Pavilion and recommending changes to improve operations;
• Logging all pertinent information in the daily operational report (computer database);
• Assisting with special or protocol events as required;
• Tracking hours of work of hosting staff and reporting any abnormalities to the Manager, Pavilion Operations (or designate);
• Participating in training development and delivery;
• Reporting any abnormalities to the Manager, Pavilion Operations, or their representative on site;
• Trouble-shooting and reporting any lost and found items, malfunctions, or the need for intervention by the cleaning or technical personnel;
• Completing all assigned tasks in a professional manner with an eye towards Canadas image;
• Helping with Pavilion emergency situations, if necessary and on the orders of Security Personnel/Pavilion Management;
• Adhering to a shift schedule established for the Pavilion (precise shift to be determined);
• Working closely with Pavilion leadership and BLR WORLDs central operations team to align on goals, priorities, and challenges;
• Staying updated on any changes to the pavilion content, exhibitions, or programming, ensuring smooth communication to staff and visitors;
• Conducting inspections on all accommodations after the departure of contracted personnel.

Requirements:

• Language Requirements: Proficient in English, French and Japanese N3/N4;
• Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as communications, public relations, tourism and hotel management;
• Must be a Canadian citizen with a valid Canadian passport;
• Strong organizational and multitasking skills;
• Excellent leadership and interpersonal skills with the ability to inspire and motivate;
• Strong problem-solving abilities and conflict resolution skills;
• Strong client-service orientation, including ability to troubleshoot or problem-solve in a professional and solution-oriented manner;
• Excellent oral communication skills;
• Knowledge of additional languages like Mandarin and Korean is an asset.

Experience:

• Extensive experience working in a field similar to expositions in events, hospitality or at a visitor attraction (museums, theme parks, etc.);
• Experience supervising staff;
• Extensive experience in dealing with the public;
• Experience in conducting administrative procedures and working with computers;
• Experience in interacting with officials or VIPs.

Skills:

• Friendly, approachable, and service-oriented attitude;

• Ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;

• Creating a positive and collaborative work environment;

• Ability to convey instructions, expectations, and updates clearly to team members;
• Mediating disputes and resolving misunderstandings in a professional manner;

• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions of Work:

• Fixed term contract;

• Accommodation will be provided in apartments shared with other Canada Pavilion staff;
• Must be available to work from March 25th, 2025 to October 31st, 2025;
• Must wear a uniform when on duty;
• There will be no vacation leave granted during this period;

• Working hours: between 9am to 9pm, based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern. (Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.);

• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week. 

Coordinateurs(trices) du personnel d'accueil, Osaka-Japon

À propos de l'Expo

L'Expo 2025 Osaka poursuit la fière tradition de participation du Canada aux expositions organisées par le Japon en présentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent l'identité unique du Canada. Grâce à des espaces accueillants, une présentation publique captivante, des activités culturelles dynamiques, des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible, la participation du Canada mettra en évidence notre créativité, notre ouverture d'esprit et notre engagement à façonner un avenir meilleur pour tous.

À propos du poste

Le(la) coordinateur(trice) du personnel d'accueil est chargé(e) de gérer le personnel d'accueil et de protocole et d'assurer le bon fonctionnement quotidien du Pavillon du Canada à l'Expo 2025 Osaka. Ce poste exige des compétences en matière de supervision, un excellent sens de l'organisation et du service à la clientèle, un grand souci du détail et la capacité de s'acquitter de diverses responsabilités dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide. Le(la) coordinateur(trice) du personnel d'accueil assumera ces fonctions à tour de rôle.

Nous recherchons des candidats qui représenteront fièrement le Canada au Japon et qui contribueront et dirigeront une équipe de première ligne diversifiée et inclusive qui transmettra la chaleur, l'ouverture et l'optimisme du Canada. Les coordinateurs(trices) du personnel d'accueil seront basés à Osaka. L'affectation devrait débuter le 25 mars 2025 et se terminer le 31 octobre 2025.

Responsabilités:

• Arriver au pavillon avant le personnel d'accueil avant le début de chaque quart de travail pour s'assurer que toutes les opérations sont prêtes pour la journée et superviser la fermeture appropriée du pavillon;
• S'assurer que le pavillon, les zones de présentation publique et les zones VIP sont propres et préparées pour les visiteurs et les invités;
• Vérifier que les systèmes audiovisuels sont opérationnels (l'état de préparation doit être coordonné avec le personnel informatique ou audiovisuel);
• Discuter avec le(la) directeur(trice) des opérations du pavillon au sujet des événements spéciaux de la journée, des visiteurs et des changements si nécessaire;
• Informer le personnel d'accueil des activités spéciales ou des invités prévus pour la journée;
• S'assurer que les membres du personnel d'accueil sont en place 30 minutes avant l'heure d'ouverture;
• Superviser le personnel pendant les quarts de travail quotidiens et intervenir en cas d'urgence;
• S'assurer que le personnel d'accueil offre des expériences de grande qualité aux visiteurs et transmet des informations exactes sur le Canada;
• Surveiller les expériences des visiteurs dans le Pavillon du Canada et recommander des changements pour améliorer les opérations;
• Enregistrer toutes les informations pertinentes dans le rapport opérationnel quotidien (base de données informatique);
• Participer à des événements spéciaux ou protocolaires selon les besoins;
• Suivre les heures de travail du personnel d'accueil et signaler toute anomalie au gestionnaire des opérations du pavillon ou à son(sa) représentant(e);
• Participer à l'élaboration et à la prestation de la formation;
• Signaler toute anomalie au gestionnaire des opérations du pavillon ou à son représentant sur place;
• Résoudre les problèmes et signaler tout objet perdu ou trouvé, tout dysfonctionnement ou tout besoin d'intervention de la part du personnel de nettoyage ou du personnel technique;
• Accomplir toutes les tâches assignées de manière professionnelle en tenant compte de l'image du Canada;
• Participer aux situations d'urgence du pavillon, si nécessaire et sur ordre du personnel de sécurité/de la direction du pavillon;
• Respecter un horaire de travail établi pour le pavillon (horaire précis à déterminer);
• Travailler en étroite collaboration avec la direction du pavillon et l'équipe centrale des opérations de BLR WORLD afin de s'aligner sur les objectifs, les priorités et les défis;
• Se tenir au courant de tout changement apporté au contenu du pavillon, aux expositions ou à la programmation, afin d'assurer une communication harmonieuse avec le personnel et les visiteurs;
• Effectuer des inspections de tous les logements après le départ du personnel sous contrat.

Exigences:

• Exigences linguistiques : Maîtrise de l'anglais, du français et du japonais N3/N4;
• Trois années d'études post-secondaires ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience dans des domaines tels que la communication, les relations publiques, le tourisme et la gestion hôtelière;
• Être un citoyen(ne) canadien(ne) avec un passeport canadien valide;
• Solides compétences organisationnelles et multitâches;
• Excellentes compétences en matière de leadership et de relations interpersonnelles, avec la capacité d'inspirer et de motiver;
• Solides capacités de résolution des problèmes et des conflits;
• Forte orientation vers le service à la clientèle, y compris la capacité de résoudre les problèmes de manière professionnelle et orientée vers les solutions;
• Excellentes compétences en matière de communication orale; 
• La connaissance d'autres langues comme le mandarin et le coréen est un atout.

Expérience:

• Expérience approfondie dans un domaine similaire à celui des expositions, dans l'événementiel, l'hôtellerie ou dans une attraction touristique (musées, parcs à thème, etc.);
• Expérience dans la supervision du personnel;
• Expérience approfondie des relations avec le public;
• Expérience dans la conduite de procédures administratives et de l'utilisation d'ordinateurs;
• Expérience dans l'interaction avec des fonctionnaires ou des personnalités de marque.

Compétences:

• Attitude amicale, accessible et orientée vers le service;

• Capacité à travailler dans un environnement rapide et multitâche;

• Capacité à créer un environnement de travail positif et collaboratif;

• Capacité à transmettre des instructions, des attentes et des mises à jour clairement aux membres de l'équipe;
• Médiation des conflits et résolution des malentendus de manière professionnelle;

• La capacité à administrer les premiers soins est un atout.

Conditions de travail:

• Contrat à durée déterminée;

• Le logement sera fourni dans des appartements partagés avec d'autres membres du personnel du Pavillon du Canada;

• Doit être disponible pour travailler du 25 mars 2025 au 31 octobre 2025;

• Doit porter un uniforme lorsqu'il(elle) est en service;

• Aucun congé annuel ne sera accordé pendant cette période;

• Horaires de travail: entre 9h00 et 21h00, sur la base d'un fonctionnement 7 jours sur 7 et d'une rotation des équipes. (Le personnel doit être présent trente minutes avant et trente minutes après les heures d'ouverture);
• Heures supplémentaires: Les heures supplémentaires seront payées pour le travail au-delà de 40 heures par semaine.