Receptionists / Réceptionnistes - Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canada's proud tradition of engaging in Japan-hosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canada's unique identity. Through welcoming spaces, captivating public presentation, vibrant cultural activities, dynamic partner collaborations, and approachable staff, Canada's participation will showcase our creativity, openness and dedication to shaping a better future for all.

About the role

The Pavilion Receptionists will be the first point of contact for guests. They will play a vital role in providing exemplary services tailored to visitors, dignitaries, and guests at the Canada Pavilion. Additionally, they will provide administrative support to the Canada Pavilion Team. The Receptionists will work alongside security personnel and be located at the Pavilion entrance (Staff and Guests) and by the Senior Management Offices.

We are looking for individuals who will proudly represent Canada in Japan and who will contribute to and lead a diverse and inclusive front-line team that conveys Canada's warmth, openness and optimism. The Receptionists will be based in Osaka. The assignment is expected to commence April 1st, 2025 and run until October 15th, 2025.

Responsibilities:

• Welcoming visitors/guests as they arrive at the main reception of the Canada Pavilion;
• Answering the telephone, redirecting calls, taking messages, and ensuring that messages are delivered to the appropriate person promptly;
• Answering general inquiries;
• Providing basic administrative services to managers, such as photocopying, receiving mail deliveries, maintaining data base systems using various software applications;
• Keeping informed of daily schedule of special visits (easy access) by VIP visitors, entering information on VIP visitors into the Reservation Log;
• Assisting other staff in the organization of special events;
• Assisting guests to gain easy access to another Pavilion when feasible;
• Tracking and relaying visitor and guest comments, questions and participating in daily debrief sessions to provide feedback and recommendations to ensure continually positive experience;
• Reporting any lost and found items, malfunctions, or the need for intervention by the cleaning staff;
• Completing all assigned tasks in a professional manner with an eye towards Canada's image;
• Helping in emergency situations, if necessary and on the orders of Security Supervisor / Pavilion Management.

Requirements:

• Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as administration, communications, public relations, tourism and hotel management;
• Must be a Canadian citizen with a valid Canadian passport or Japanese citizen;
• Receptionists must be fluent in English, French and Japanese N1/N2;
• Knowledge of additional languages like Mandarin and Korean is an asset.

Experience:

• Experience working as a receptionist or a similar role;

• Extensive experience working in a field similar to expositions in events, hospitality or at a visitor attraction (Museums, theme parks, etc.);
• Extensive experience in dealing with the public. Experience interacting with senior officials and dignitaries is an asset;
• Experience in office management and procedures and working with computers and various software;
• General knowledge of Canadian history, geography, culture and political environment;
• General knowledge of Japan and its culture and Canadian-Japanese relations.

Skills:

• Strong verbal and written communications skills;

• Organized and detail-oriented;

• Friendly, approachable, and service-oriented attitude;

• Ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;

• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions Of Work:

• Fixed term contract;

• Accommodation in apartments shared with Canada Pavilion staff will be available to candidates who do not live in Osaka;

• Must be available to work from April 1st, 2025 to October 15th, 2025;

• There will be no vacation leave granted during this period;

• Must wear a uniform when on duty;

• Working hours:  between 9am to 9pm, based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern. (Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.);

• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week. 

• There will be a certain amount of interchangeability between Hosting, Protocol and Receptionist personnel duties.

Réceptionnistes, Osaka-Japon

À propos de l'Expo

L'Expo 2025 Osaka poursuit la fière tradition de participation du Canada aux expositions organisées par le Japon en présentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent l'identité unique du Canada. Grâce à des espaces accueillants, une présentation publique captivante, des activités culturelles dynamiques, des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible, la participation du Canada mettra en évidence notre créativité, notre ouverture d'esprit et notre engagement à façonner un avenir meilleur pour tous.

À propos du poste

Les réceptionnistes du pavillon seront le premier point de contact avec les visiteurs. Ils jouent un rôle essentiel en fournissant des services exemplaires adaptés aux visiteurs, aux dignitaires et aux invités du Pavillon du Canada. De plus, ils apporteront un soutien administratif à l'équipe du Pavillon du Canada. Les réceptionnistes travaillent aux côtés du personnel de sécurité et se trouvent à l'entrée du Pavillon (personnel et invités) et près des bureaux de la haute direction.

Nous recherchons des personnes qui représenteront fièrement le Canada au Japon et qui contribueront et dirigeront une équipe de première ligne diversifiée et inclusive qui transmettra la chaleur, l'ouverture et l'optimisme du Canada. Les réceptionnistes seront basés à Osaka. L'affectation devrait débuter le 1er avril 2025 et se terminer le 15 octobre 2025.

Responsabilités:

• Accueillir les visiteurs et les invités à leur arrivée à la réception principale du Pavillon du Canada;
• Répondre au téléphone, rediriger les appels, prendre les messages et s'assurer qu'ils sont transmis rapidement à la personne appropriée;
• Répondre aux demandes de renseignements généraux;
• Fournir des services administratifs de base aux gestionnaires, tels que la photocopie, la réception du courrier, la mise à jour des systèmes de base de données à l'aide de logiciels de gestion de l'information;
• Se tenir informé(e) du programme quotidien des visites spéciales (accès facile) des visiteurs VIP, saisir les informations sur les visiteurs VIP dans le système de réservation;
• Aider les autres membres du personnel à organiser des événements spéciaux;
• Aider les invités à accéder facilement à un autre pavillon lorsque cela est possible;
• Suivre et transmettre les commentaires et les questions des visiteurs et des invités et participer aux séances quotidiennes de débriefing afin de fournir un retour d'information et des recommandations pour s'assurer que les visiteurs sont satisfaits de leur visite;
• Signaler les objets perdus et trouvés, les dysfonctionnements ou la nécessité d'une intervention de l'équipe de nettoyage;
• Accomplir toutes les tâches assignées de manière professionnelle en tenant compte de l'image du Canada;
• Aider dans les situations d'urgence, si nécessaire et sur les ordres du superviseur de la sécurité / de la direction du pavillon.

Exigences:

• Diplôme de trois années d'études post-secondaires ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience dans des domaines tels que l'administration, la communication, les relations publiques, le tourisme et la gestion hôtelière;
• Doit être citoyen(ne) canadien(ne) avec un passeport canadien valide ou citoyen(ne) japonais;
• Doit parler couramment l'anglais, le français et le japonais N1/N2;
• La connaissance d'autres langues comme le mandarin et le coréen est un atout.

Expérience:

• Expérience de travail en tant que réceptionniste ou dans un rôle similaire;
• Expérience approfondie dans un domaine similaire à celui des expositions, dans l'événementiel, l'hôtellerie ou dans une attraction touristique (musées, parcs à thème, etc.);
• Vaste expérience des relations avec le public. Une expérience des relations avec des hauts fonctionnaires et des dignitaires est un atout;
• Expérience de la gestion et des procédures de bureau et de l'utilisation d'ordinateurs et de divers logiciels;
• Connaissance générale de l'histoire, de la géographie, de la culture et de l'environnement politique du Canada;
• Connaissance générale du Japon et de sa culture, ainsi que des relations canado-japonaises.

Compétences:

• Solides compétences en communication orale et écrite;

• Organisé(e) et soucieux(euse) du détail;

• Attitude amicale, accessible et orientée vers le service;

• Capacité à travailler dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme rapide;

• La capacité à administrer les premiers soins est un atout.

Conditions de travail:

• Contrat à durée déterminée;

• Les candidats qui ne vivent pas à Osaka pourront être logés dans des appartements partagés avec le personnel du Pavillon du Canada;
• Les candidats doivent être disponibles pour travailler du 1er avril 2025 au 15 octobre 2025;

• Aucun congé annuel ne sera accordé pendant cette période;

• Les candidats doivent porter un uniforme lorsqu'ils(elles) sont en service;

• Horaires de travail: entre 9h00 et 21h00, sur la base d'un fonctionnement 7 jours sur 7 et d'une rotation des équipes. (Le personnel doit être présent trente minutes avant et trente minutes après les heures d'ouverture);
• Heures supplémentaires: Les heures supplémentaires seront payées pour le travail au-delà de 40 heures par semaine.
• Il y aura une certaine interchangeabilité entre les fonctions du personnel d'accueil, du protocole et de la réception.