Protocol Officers / Agent de Protocole - Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canada's proud tradition of engaging in Japan-hosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canada's unique identity. Through welcoming spaces, captivating public presentation, vibrant cultural activities, dynamic partner collaborations, and approachable staff, Canada's participation will showcase our creativity, openness and dedication to shaping a better future for all.

About the role

The Protocol Officers are responsible for organising events and providing exemplary services tailored to visitors, dignitaries, and guests at the Canada Pavilion. They will demonstrate professionalism, cultural awareness, and attention to detail in order to contribute to the success of business, diplomatic, cultural, official and VIP interactions and the efficient operations of the activities specific to Canada Pavilion guests.

We are looking for a diverse and inclusive team who will act as ambassadors for Canada and represent its warmth, openness and optimism. The Protocol Officers will be based in Osaka. The assignment is expected to commence April 1st, 2025 and run until October 15th, 2025.

Responsibilities:

• Welcoming visitors/dignitaries/business delegations and other VIP guests to the Canada Pavilion with warmth and courtesy;
• Delivering presentations and answering questions about Canada, the contents of the Pavilion, Canadas programming at Expo and special events;
• Organizing events and special activities including planning logistics, overseeing guest lists and managing events;
• Verifying that audio-visual systems are operational (ensuring readiness should be coordinated with IT or A/V staff);
• Preparing visits for Canadian VIPs to other participants pavilions;
• Facilitating VIP easy access of Canadian guests to other pavilions on the site and to foreign VIPs at the Canada Pavilion;
• Escorting VIP visitors and guests on tours of the Canada Pavilion and other pavilions; responding to their requests for information;
• Tracking and relaying any visitor or guest comments, questions and participating in daily debrief sessions to provide feedback and recommendations to ensure continually positive experience;
• Tracking of event bookings for Canadian businesses and partner organizations at the Canada Pavilion VIP and Business Areas, and other venues on the Expo site;
• Ensure that VIP visitors are aware and make use of the range of services available in the various meeting and conferencing facilities such as communications equipment, hospitality (food and beverage services);
• Liaising with the Executive Chef and kitchen team to ensure a well planned/timed and executed catering experience for guests;
• Contributing to the maintenance of a database on all VIP visitors and guests, as well as hospitality activities and special events.

Requirements:

• Completion of three years post-secondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as communications, public relations, tourism and hotel management;
• Must be a Canadian citizen with a valid Canadian passport;
• Good Knowledge of Canadas history, geography, culture and political environment;
• Good knowledge of Canada-Japan relations;
• Good knowledge of etiquette and protocol;
• VIP protocol officers must be fluent in English, French and Japanese N1/N2;
• Knowledge of additional languages like Mandarin and Korean is an asset.

Experience:

• Extensive experience in working in a field similar to expositions such as events, hospitality or visitor attractions.
• Extensive experience in dealing with the public;
• Experience in office management and procedures and working with computers and various software;
• Experience in event planning and management;
• Experience in dealing with senior officials or corporate personnel.
• Previous experience in liaising with international officials is an asset.

Skills:

• Ability to interpret (Pavilion content information) and transmit information to Canada Pavilion visitors;
• Friendly, approachable, and service-oriented attitude;
• Professional and courteous at all times;
• Ability to work in a fast-paced, multi-tasking environment;
• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions Of Work:

• Fixed term contract;

• Accommodation will be provided in apartments shared with other team members;
• Must be available to work from April 1st, 2025 to October 15th, 2025;
• There will be no vacation leave granted during this period;
• Must wear a uniform when on duty;
• Working hours: between 9am to 9pm, based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern. (Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.);
• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week. 
• There will be a certain amount of interchangeability between Hosting, Protocol and Receptionist personnel duties.

Agent(e)s de protocole, Osaka-Japon

À propos de l'Expo

L'Expo 2025 Osaka poursuit la fière tradition de participation du Canada aux expositions organisées par le Japon en présentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent l'identité unique du Canada. Grâce à des espaces accueillants, une présentation publique captivante, des activités culturelles dynamiques, des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible, la participation du Canada mettra en évidence notre créativité, notre ouverture d'esprit et notre engagement à façonner un avenir meilleur pour tous.

À propos du poste

L'Agent(e)s de protocole est chargé d'organiser des événements et de fournir des services exemplaires adaptés aux visiteurs, aux dignitaires et aux invités du Pavillon du Canada. Ils feront preuve de professionnalisme, de sensibilité culturelle et d'attention aux détails afin de contribuer au succès des interactions commerciales, diplomatiques, culturelles, officielles et VIP, ainsi qu'à l'efficacité des activités destinées aux invités du Pavillon du Canada.

Nous recherchons une équipe diversifiée et inclusive qui agira en tant qu'ambassadeur du Canada et représentera sa chaleur, son ouverture et son optimisme. Les chargé(e)s du protocole seront basés à Osaka. L'affectation devrait débuter le 1er avril 2025 et se terminer le 15 octobre 2025.

Responsibilities:

• Accueillir les visiteurs, les dignitaires, les délégations d'affaires et les autres invités de marque au Pavillon du Canada avec chaleur et courtoisie;
• Faire des présentations et répondre aux questions sur le Canada, le contenu du Pavillon, la programmation du Canada à l'Expo et les événements spéciaux;
• Organiser des événements et des activités spéciales, y compris planifier la logistique, superviser les listes d'invités et gérer les événements;
• Vérifier que les systèmes audiovisuels sont opérationnels (l'état de préparation doit être coordonné avec le personnel informatique ou audiovisuel);
• Préparer les visites des VIP canadiens dans les pavillons des autres participants;
• Faciliter l'accès des VIP canadiens aux autres pavillons du site et des VIP étrangers au Pavillon du Canada;
• Accompagner les visiteurs et les invités VIP lors des visites du Pavillon du Canada et des autres pavillons; répondre à leurs demandes d'information;
• Suivre et transmettre les commentaires et les questions des visiteurs ou des invités et participer aux séances quotidiennes de débriefing pour fournir un retour d'information et des recommandations afin d'assurer une expérience toujours positive;
• Suivre les réservations d'événements pour les entreprises canadiennes et les organisations partenaires dans les zones VIP et d'affaires du Pavillon du Canada et dans d'autres lieux sur le site de l'Expo;
• Veiller à ce que les visiteurs VIP connaissent et utilisent la gamme de services disponibles dans les diverses installations de réunion et de conférence, telles que l'équipement de communication, l'hospitalité (services de restauration et de boissons);
• Assurer la liaison avec le chef exécutif et l'équipe de cuisine afin de garantir une expérience de restauration bien planifiée, chronométrée et exécutée pour les clients;
• Contribuer à la mise à jour d'une base de données sur tous les visiteurs et invités VIP, ainsi que sur les activités d'accueil et les événements spéciaux.

Exigences:

• Diplôme de trois ans d'études supérieures ou combinaison équivalente d'études et d'expérience dans des domaines tels que la communication, les relations publiques, le tourisme et la gestion hôtelière;
• Les chargé(e)s du protocole VIP doivent parler couramment l'anglais, le français et le japonais N1/N2;
• Être citoyen(ne) canadien(ne) et posséder un passeport canadien valide;
• Bonne connaissance de l'histoire, de la géographie, de la culture et de l'environnement politique du Canada;
• Bonne connaissance des relations entre le Canada et le Japon;
• Bonne connaissance de l'étiquette et du protocole;
• La connaissance d'autres langues comme le mandarin et le coréen est un atout.

Expérience:

• Vaste expérience dans un domaine similaire à celui des expositions, tel que l'événementiel, l'hôtellerie ou les attractions pour les visiteurs;
• Expérience approfondie des relations avec le public;
• Expérience dans la gestion et les procédures bureautiques et dans l'utilisation d'ordinateurs et de divers logiciels;
• Expérience dans la planification et la gestion d'événements;

• Expérience des relations avec des hauts fonctionnaires ou du personnel d'entreprise. Une expérience préalable de la liaison avec des fonctionnaires internationaux est un atout.

Capacités:

• Capacité à interpréter (informations sur le contenu du Pavillon) et à transmettre des informations aux visiteurs du Pavillon du Canada;
• Attitude amicale, accessible et axée sur le service;
• Professionnalisme et courtoisie en tout temps;
• Capacité à travailler dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme rapide;
• La capacité à administrer les premiers soins est un atout.