Office Coordinator

Persoana va avea un rol-cheie în buna funcționare administrativă a companiei, asigurând gestiunea eficientă a facturilor, relației cu furnizorii, contractelor B2B, echipamentelor IT, logisticii de călătorie și a resurselor necesare desfășurării activității în birou.

Responsabilități principale

1. Gestiunea facturilor administrative

• Colectarea, verificarea și transmiterea facturilor către departamentul de contabilitate
• Monitorizarea statusului de aprobare și plată

2. Administrarea conturilor și platformelor furnizorilor

• Gestionarea conturilor și utilizatorilor în platformele furnizorilor (ex: curierat, consumabile, servicii digitale)
• Comunicarea cu furnizorii și acordarea suportului administrativ

3. Redactarea și evidența contractelor de colaborare (B2B)

• Redactarea, actualizarea și arhivarea contractelor pentru colaboratori externi
• Colaborarea cu echipa de administrare B2B și menținerea unei baze de date actualizate

4. Gestiunea echipamentelor IT

• Achizitia echipamentelor IT necesare desfasurarii activitatii
• Coordonarea livrării și mentenanței cu furnizorul extern IT
• Monitorizarea inventarului și raportarea necesarului

5. Coordonarea relației cu agenția de turism

• Transmiterea cererilor de rezervări și urmărirea confirmărilor pentru cazare/transport
• Asigurarea suportului logistic în cazul deplasărilor

6. Relația cu firmele de curierat și gestiunea coletelor

• Coordonarea expedierilor și recepțiilor de colete
• Menținerea unei comunicări eficiente cu firmele partenere

7. Aprovizionarea biroului

• Gestiunea necesarului de papetărie, cafea, apă și alte consumabile
• Plasarea comenzilor și menținerea unui stoc optim

8. Raportări administrative (Excel)

• Realizarea de raportări periodice și ad-hoc (ex: facturi, echipamente, contracte)
• Utilizarea funcțiilor de bază și avansate în Excel (tabele pivot, formule, filtre)

Profilul căutat

• Experiență relevantă într-un rol administrative/comercial (minim 2 ani)
• Cunoștințe bune de Microsoft Excel (funcții, formule, tabele pivot)
• Abilități excelente de organizare și atenție la detalii
• Comunicare clară și orientare spre soluții
• Capacitatea de a lucra autonom și de a respecta termene-limită
• Limba engleză nivel mediu/avansat

Modalitate lucru: full time, on-site

Aplică sau trimite-ne recomandarea ta la: recruitment.ro[at]be-tse.com