Auxiliar Administrativo

Objetivo del puesto:

El Auxiliar Administrativo tiene la responsabilidad de gestionar el control de las finanzas diarias de la empresa, asegurando el seguimiento de las entradas y salidas de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y generación de reportes financieros. Esta persona será el punto clave para conocer el estatus financiero de la empresa en tiempo real y garantizar una coordinación eficiente con el equipo de contabilidad.

Responsabilidades Específicas:

1. Gestión de Cuentas por Cobrar y Pagar:

• Cuentas por Cobrar: Realizar el seguimiento diario de los pagos pendientes por clientes (efectivo, transferencia, tarjeta). Asegurar que los cobros se realicen dentro de los plazos establecidos y hacer los reportes correspondientes.
• Cuentas por Pagar: Supervisar las deudas pendientes con proveedores, organizar los pagos, y asegurar que se realicen a tiempo para evitar cargos adicionales. Mantener un control actualizado de todas las cuentas por pagar.

2. Control de Flujos de Efectivo y Transferencias:

• Monitorear el flujo de efectivo (entradas y salidas) tanto en efectivo como en transferencias bancarias.
• Gestionar los pagos y cobros a través de las diferentes plataformas, asegurando que los registros sean precisos y estén bien documentados.

3. Control de Inventarios:

• Mantener el registro actualizado de los materiales y equipos comprados y almacenados.
• Coordinar con el área de operaciones para conocer lo que falta por comprar, las compras ya realizadas y los productos disponibles en inventario.
• Supervisar la rotación de inventarios para evitar faltantes o exceso de productos.

4. Generación de Reportes Financieros:

• Elaborar reportes mensuales sobre las entradas y salidas de dinero, detallando las transacciones por tipo de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).
• Preparar los estados financieros mensuales, mostrando el balance entre las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y la situación actual del flujo de caja.
• Proveer reportes sobre el estado actual de las deudas de la empresa, incluyendo proveedores, y realizar el seguimiento adecuado a estos pagos.

5. Coordinación con el equipo de Contabilidad:

• Colaborar estrechamente con el equipo de contabilidad para asegurar que las estrategias y las altas habilidades contables se reflejen correctamente en los informes.
• Asegurar la precisión de los registros contables y financieros, verificando que todos los movimientos estén bien documentados y alineados con los procedimientos internos de la empresa.
• Apoyar en la preparación de reportes contables para el cierre mensual y otros informes solicitados por la dirección.

6. Control de Deudas y Proveedores:

• Llevar el control del total de las deudas a proveedores, anticipando pagos y negociando plazos de acuerdo con las políticas de la empresa.
• Realizar un seguimiento detallado de las facturas y pagos pendientes, asegurando que no haya retrasos.

7. Gestión de Otros Proyectos Administrativos:

• Coordinar con los departamentos operativos para asegurar que las compras y pagos se realicen de manera efectiva y sin contratiempos.
• Administrar las herramientas y plataformas internas de gestión financiera y contable.

Requisitos:

• Experiencia: Al menos 2 años en funciones similares dentro de un puesto administrativo o financiero.
• Conocimiento: Manejo de herramientas de contabilidad y software administrativo (Excel avanzado, QuickBooks, Zoho Books, entre otros).
• Habilidades:
• Organización y capacidad para manejar múltiples tareas de manera eficiente.
• Capacidad analítica para gestionar cuentas y realizar cálculos financieros.
• Proactividad en la toma de decisiones relacionadas con la gestión de deudas y pagos.
• Habilidad para gestionar el inventario de manera ordenada.
• Comunicación efectiva con el equipo de contabilidad, operaciones y proveedores.

Cualidades que buscamos:

• Organización: Capacidad para manejar múltiples aspectos administrativos simultáneamente (entradas, salidas, pagos, cobros, inventarios).
• Responsabilidad: Tomar control sobre las cuentas, asegurando que todo esté al día y bien documentado, con un alto nivel de detalle.
• Proactividad: No solo ejecutar tareas, sino también anticiparse a los posibles problemas en el flujo de caja y las deudas.
• Capacidad de coordinación: Trabajar estrechamente con los equipos de operaciones y contabilidad, facilitando la toma de decisiones.
• Confianza: Ser el punto de referencia para la dirección de la empresa en términos financieros, proporcionando información clara y precisa sobre el estado de las finanzas y las operaciones.
• Atención al detalle: Precisar cada entrada y salida de dinero, y asegurarse de que todo esté correctamente registrado.