Acerca del puesto ASISTENTE DE GERENCIA Y TESORERÍA | CLÍNICA PRIVADA | BOGOTÁ
Descripción
ASISTENTE DE GERENCIA Y TESORERÍA | CLÍNICA PRIVADA | BOGOTÁ
En ACIERTA HEADHUNTER lideramos esta búsqueda para una clínica privada especializada en servicios de salud, que busca fortalecer el apoyo directo a Gerencia General y la operación administrativa de Tesorería.
¿Tienes experiencia apoyando a gerencias, organizando agendas y compromisos, y además cuentas con experiencia preparando pagos, verificando soportes y haciendo seguimiento a obligaciones?
Buscamos un/a Asistente de Gerencia y Tesorería con alto nivel de organización, discreción, autonomía y sentido de urgencia, capaz de anticipar pendientes, mantener información bajo control y brindar soporte confiable a la dirección.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La posición tendrá una doble responsabilidad.
Por una parte, brindará apoyo ejecutivo directo a Gerencia General, organizando agenda, reuniones, documentación, compromisos y solicitudes prioritarias.
Por otra, apoyará operativamente el proceso de Tesorería, preparando programaciones de pago, verificando documentación y soportes, haciendo seguimiento a obligaciones y manteniendo actualizados los controles correspondientes.
El cargo requiere una persona altamente confiable, organizada y cuidadosa con la información, capaz de trabajar con autonomía y mantener una comunicación constante con Gerencia, Finanzas, Contabilidad y demás áreas de la organización.
Requisitos
FORMACIÓN ACADÉMICA
Técnico/a en Asistencia Administrativa, Gestión Administrativa, Contabilidad o áreas afines.
Se valorará formación tecnológica en Gestión Administrativa, Gestión Empresarial, Finanzas o áreas relacionadas.
También podrán considerarse profesionales en Administración, Contaduría, Finanzas o carreras afines.
Deseable formación complementaria en Excel, herramientas ofimáticas, gestión documental, servicio al cliente o fundamentos de tesorería.
Manejo de Excel y herramientas de Office.
EXPERIENCIA Y CONOCIMIENTOS
Entre 2 y 4 años de experiencia en asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, gestión documental, apoyo financiero o tesorería.
Experiencia apoyando directamente a gerencias, direcciones o cargos ejecutivos será especialmente valorada.
Manejo de agenda ejecutiva y coordinación de reuniones.
Seguimiento a compromisos, responsables y fechas.
Elaboración de actas, minutas, presentaciones, comunicaciones y resúmenes ejecutivos.
Experiencia en gestión documental y manejo de información confidencial.
Conocimientos básicos de Tesorería.
Experiencia preparando solicitudes u órdenes de pago.
Verificación de facturas, soportes y aprobaciones.
Seguimiento a obligaciones y pagos pendientes.
Manejo de portales bancarios dentro de los niveles de autorización asignados.
Deseable conocimiento básico de conciliaciones bancarias.
Se valorará experiencia en clínicas, IPS u organizaciones de servicios.
RESPONSABILIDADES CLAVE
Organizar y administrar la agenda de Gerencia General.
Coordinar reuniones, citas y compromisos prioritarios.
Hacer seguimiento a instrucciones, tareas delegadas y solicitudes dirigidas a otras áreas.
Preparar documentos, presentaciones, actas y comunicaciones ejecutivas.
Mantener organizada y protegida la documentación confidencial de Gerencia.
Recibir y verificar solicitudes de pago, facturas y soportes.
Preparar la programación de pagos de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Mantener actualizado el control de obligaciones próximas a vencer.
Coordinar con el Líder Financiero, Contabilidad, Facturación y Cartera los soportes requeridos.
Alertar oportunamente sobre retrasos, faltantes documentales o situaciones que requieran decisión.
FUNCIONES PRINCIPALES
Gestionar la agenda diaria y prioridades de Gerencia General.
Coordinar reuniones internas y externas.
Preparar documentos y materiales requeridos antes de reuniones.
Elaborar actas, minutas y resúmenes ejecutivos.
Mantener matrices de seguimiento de compromisos.
Solicitar información pendiente a las áreas responsables.
Organizar y custodiar archivos ejecutivos, financieros y contractuales.
Verificar que las solicitudes de pago cuenten con sus respectivos soportes y aprobaciones.
Preparar órdenes, archivos o programación de pagos.
Actualizar el estado de pagos pendientes y ejecutados.
Hacer seguimiento a obligaciones próximas a vencer.
Coordinar la entrega de soportes a Contabilidad.
Mantener trazabilidad de la documentación financiera.
Reportar diferencias, faltantes o novedades al Líder Financiero y a Gerencia cuando corresponda.
COMPETENCIAS CLAVE
Organización y atención al detalle: para administrar agenda, documentos, pagos y compromisos sin perder trazabilidad.
Autonomía: para anticipar pendientes y actuar sin requerir supervisión permanente.
Comunicación profesional: necesaria para interactuar con Gerencia y diferentes áreas.
Discreción y confidencialidad: fundamentales por el acceso a información ejecutiva y financiera.
Sentido de urgencia: para priorizar múltiples solicitudes y fechas de cumplimiento.
Seguimiento: indispensable para asegurar que instrucciones y compromisos lleguen a cierre.
Criterio: para identificar cuándo una situación requiere alerta o escalamiento.
Autocontrol: importante para manejar cambios de prioridad y situaciones sensibles.
Resolución de problemas: para responder de manera práctica a novedades administrativas.
Integridad: esencial por el manejo de información y soportes financieros.
INDICADORES DE GESTIÓN
Actualización oportuna de agenda ejecutiva.
Cumplimiento de seguimiento a compromisos de Gerencia.
Calidad y oportunidad de documentos, actas y comunicaciones.
Programación de pagos dentro de los tiempos establecidos.
Porcentaje de solicitudes de pago con documentación completa.
Actualización de obligaciones próximas a vencer.
Trazabilidad de soportes de pago.
Oportunidad en el reporte de diferencias o faltantes.
Cumplimiento de políticas de confidencialidad.
Calidad de la coordinación con Finanzas y demás áreas.
Beneficios
OPORTUNIDAD Y BENEFICIOS
Salario mensual competitivo sujeto a experiencia y ajuste al perfil.
Contrato a término indefinido.
Posición con interacción directa con Gerencia General.
Exposición a procesos administrativos y financieros de la clínica.
Oportunidad de fortalecer experiencia en asistencia ejecutiva y tesorería.
Participación en una operación donde la organización, confiabilidad y seguimiento tienen impacto directo en la gestión.
CONDICIONES DEL CARGO
Ubicación: Bogotá.
Modalidad: 100 % presencial.
Jornada: lunes a sábado, según el horario definido por la clínica.
Reporta directamente a Gerencia General en los asuntos ejecutivos.
Para las actividades de Tesorería tendrá reporte funcional al Líder Financiero.
No requiere disponibilidad habitual para viajar.
Cargo de confianza, con acceso a información reservada y documentación financiera.
La preparación de pagos deberá respetar estrictamente los controles internos y niveles de autorización; el cargo no concentrará preparación, aprobación y ejecución de una misma transacción.
Si tienes experiencia apoyando a gerencias, eres una persona organizada y confiable, y además cuentas con conocimientos de tesorería, programación de pagos y manejo documental, queremos conocer tu perfil.
Ubicación
Colombia | CO,Bogotá, D.C. - Bogotá, D. C. | 11001
IMPORTANTE: Aplicar directamente en esta oferta es la mejor forma de hacernos llegar su hoja de vida y tenerla en cuenta para este proceso.
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