Office Management Executive (Office Support) - สัญญาจ้าง 6 เดือน

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)

• บริหารจัดการภาพรวมงานธุรการและปฏิบัติการภายในสำนักงานอย่างครบวงจร เพื่อสนับสนุนการทำงานของทุกภาคส่วนให้เป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร โดยเน้นความคล่องตัวและการบริหารจัดการทรัพยากรอย่างคุ้มค่า

หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

1. การบริหารงานจัดซื้อและคลังอุปกรณ์สำนักงาน (Procurement & Inventory)

• วางแผนและดำเนินการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน เครื่องเขียน และเวชภัณฑ์ ให้เพียงพอต่อการใช้งาน
• บริหารจัดการระบบการเบิก-จ่าย และควบคุมสต็อกสินค้า (Inventory Control) อย่างเป็นระบบ
• ตรวจสอบและจัดทำเอกสารเบิกจ่าย (PR/PO) และประสานงานกับฝ่ายบัญชีเพื่อเคลียร์ค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามกำหนดเวลา

2. การจัดการสินทรัพย์และสิ่งอำนวยความสะดวก (Asset & Facility Management)

• ควบคุมดูแลระบบทะเบียนทรัพย์สิน (Asset Register) เช่น บัตรเข้าตึก, อุปกรณ์ไอที และ SIM Card ให้เป็นปัจจุบัน
• บริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก (Vendor Management) เช่น แม่บ้าน, งานล้างแอร์, ระบบกรองน้ำ และงานบิ๊กคลีนนิ่ง
• ประสานงานกับนิติบุคคลอาคารสำนักงานในการแจ้งซ่อมแซมหรือบำรุงรักษาอุปกรณ์ที่ชำรุด

3. การสนับสนุนงานทรัพยากรบุคคลและเทคโนโลยี (People & System Support)

• ดูแลสวัสดิการพนักงาน เช่น ยูนิฟอร์ม, ป้ายชื่อ และการอัปเดตสิทธิ์ส่วนลดพนักงานประจำสัปดาห์
• บริหารจัดการระบบบริหารจัดการภายใน (LARK, Smart Locker) ให้ข้อมูลพนักงานสอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร
• ดูแลงานเอกสาร Admin Request อื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นระบบ

4. การอำนวยความสะดวกผู้บริหาร (Executive Support)

• จัดการสวัสดิการและการอำนวยความสะดวกแก่ผู้บริหาร เช่น บัตรจอดรถ, Easy Pass และ Fleet Card

คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualifications)

• สัญชาติ : ไทย เท่านั้น
• ประสบการณ์: 3-5 ปีขึ้นไปในงานธุรการ (Admin) หรือการบริหารสำนักงาน (Office Management)
• ทักษะสำคัญ: มีทักษะการเจรจาต่อรองกับ Vendor, มีความละเอียดรอบคอบสูง และสามารถบริหารจัดการหลายงานพร้อมกันได้ (Multi-tasking)
• เทคโนโลยี: สามารถใช้ Microsoft Office ได้ดี และหากมีประสบการณ์การใช้เครื่องมือบริหารจัดการทีม (เช่น LARK, Slack หรือ SAP) จะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
• ทัศนคติ: มีใจรักบริการ (Service Mind), มีความรับผิดชอบสูง (Ownership) เนื่องจากต้องดูแลงานคนเดียว และมีความคล่องตัวในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า